處理會(huì)計(jì)原始憑證需要注意的要點(diǎn)
一、原始憑證必須具備的內(nèi)容:原始憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證的單位名稱和填制人姓名;經(jīng)辦人員的簽名或蓋章;接受憑證單位的名稱;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容;數(shù)量、單價(jià)和金額。
二、外來(lái)原始憑證(如發(fā)票、收據(jù)等),必須蓋有填制單位的財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章,同時(shí)具有套印的稅務(wù)部門或有權(quán)監(jiān)制部門的專用章以及填制人員的簽名或蓋章;從個(gè)人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章,同時(shí)應(yīng)寫明住址,必要的注明身份證號(hào)碼。
三、自制原始憑證(如入庫(kù)單、領(lǐng)料單等)必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人(或其指定的人員)和經(jīng)辦人簽名或者蓋章。
四、凡需填寫大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購(gòu)買實(shí)物的原始憑證,必須有實(shí)物驗(yàn)收證明;支付款項(xiàng)的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。
五、一式幾聯(lián)的原始憑證,應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途,只能以一聯(lián)作為報(bào)銷憑證,必須用雙面復(fù)寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編號(hào)。作廢時(shí)應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記,連同存根一起保存,不得撕毀。
六、發(fā)生銷貨退回的,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗(yàn)收證明;退款時(shí),必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證以及當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)開(kāi)具的“進(jìn)貨退出或索取折讓證明單”,不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。
七、職工因公借款的借據(jù),必須附在記賬憑證之后。收回借款時(shí),應(yīng)當(dāng)另開(kāi)收據(jù)或者退還借據(jù)副本,不得退還原借款收據(jù)。
八、經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的,應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。
九、原始憑證發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或無(wú)法辨認(rèn)的,不得涂改、挖補(bǔ)。未入賬的原始憑證,應(yīng)退回填制單位或填制人員補(bǔ)填或更正,更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開(kāi)出單位的公章;發(fā)現(xiàn)有違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)會(huì)制度的,應(yīng)拒絕受理,對(duì)弄虛作假、營(yíng)私舞弊、偽造涂改等違法亂紀(jì)的,應(yīng)扣留憑證,報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。已經(jīng)入賬的原始憑證,不能抽出,應(yīng)另外以正確原始憑證進(jìn)行更正。
十、原始憑證不得外借。其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí),經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以復(fù)制,復(fù)制時(shí),須有財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件,應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記,并由提供人員和收取人共同簽名或蓋章。
十一、外來(lái)原始憑證如有遺失,應(yīng)取得原填制單位蓋章證明,并注明原始憑證編號(hào)金額和內(nèi)容等,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,才能作原始憑證。如確實(shí)無(wú)法取得證明的如火車、汽車、輪船、飛機(jī)票等,由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況,由單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,代作原始憑證。
十二、一般情況下,記賬憑證必須附有原始憑證并注明張數(shù)。原始憑證的張數(shù)按自然張數(shù)計(jì)算(原始憑證匯總表應(yīng)計(jì)算在內(nèi),原始憑證粘貼紙不應(yīng)計(jì)算)。
如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號(hào)或者附原始憑證復(fù)印件。
一張?jiān)紤{證所列支出需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的,應(yīng)當(dāng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分,開(kāi)給對(duì)方原始憑證分割單,進(jìn)行結(jié)算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容:憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r等。
更正錯(cuò)誤或結(jié)賬、調(diào)賬的記賬憑證,可以不附原始憑證,但應(yīng)對(duì)調(diào)整事項(xiàng)說(shuō)清楚。
十三、附在辦理收付款項(xiàng)的記賬憑證后的原始憑證,在辦理完收付款項(xiàng)后,必須加蓋“收訖”、“付訖”戳記。
十四、附在記賬憑證之后的原始憑證,應(yīng)折疊、粘貼整齊,對(duì)小于記賬憑證的原始憑證(如:火車、汽車、飛機(jī)、輪船票等),要粘貼在與記賬憑證一樣大小的原始憑證粘貼單上。
對(duì)于數(shù)量較多的原始憑證,如收、發(fā)料單等,可以單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”字樣、原始憑證名稱和編號(hào)。
各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)及涉外文件等重要原始憑證,應(yīng)另行編制目錄,單獨(dú)登記保管,并在有關(guān)記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。
當(dāng)然若企業(yè)在發(fā)生預(yù)付大型設(shè)備款或在建工程款時(shí),管理方面需要提供預(yù)付每戶款的金額,設(shè)三級(jí)、多級(jí)明細(xì)或使用財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)功能滿足需要。
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