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支出循環(huán)致力于為公司的經(jīng)營購買商品(主要是存貨),不管是簡單地以批發(fā)價格購買再以零售價格轉售,還是用于產(chǎn)品制造,它是與商品和服務的購買和付款相關的一組周期性的業(yè)務活動和相關的信息處理操作,其他支出包括日常商業(yè)經(jīng)營活動,比如臨時工、咨詢費、云服務、差旅費等。
在支出循環(huán)中,主要的外部信息交換是與供應商進行的。在組織內(nèi)部,有關購買商品和材料的需求信息從收入和生產(chǎn)循環(huán)、庫存控制以及各個部門流入支出循環(huán)。貨物和物料到達后,其收貨通知會從支出循環(huán)流回這些來源。支出數(shù)據(jù)也從支出循環(huán)流向總賬和報告程序,以包含在財務報表和各種管理報告中。
支出循環(huán)的主要目標是限度地減少獲取和維護庫存、供應品以及組織運行所需要的各種服務的總成本。
為了實現(xiàn)此目標,管理層必須做出以下關鍵決策:
1. 庫存和供應量是多少?
2.組織如何合并各個部門的采購以獲得 價格?
3.如何使用信息技術來提高入庫物流功能的效率和準確性?
4.組織如何保持足夠的現(xiàn)金來利用供應商提供的折扣?
5.如何管理對供應商的付款以使現(xiàn)金流化?(延長付款浮差,縮短收款浮差)
這些問題的答案指導組織如何執(zhí)行支出循環(huán)活動。
典型的支出過程是從存貨控制確定需求(庫存不足)并準備采購申請以滿足需求開始的。請購單是基于采購需求所準備的,請購單發(fā)送到采購部門。采購訂單發(fā)送給接受訂單并把貨物運到公司的供應商。供應商通常會在發(fā)貨后不久開具發(fā)票。供應商所發(fā)的貨物在接收部門接收,接收部門對收到的貨物進行清點、檢查、接收。
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