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ERP系統(tǒng)下會計檔案管理
傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。ERP系統(tǒng)實行后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質的數(shù)據(jù)與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，因此為會計檔案賦予了許多新的特點。
在傳統(tǒng)會計實務理念下，會計記賬憑證必須連續(xù)編號，《會計基礎工作規(guī)范》中規(guī)定，“填制記賬憑證時，應當對記賬憑證進行連續(xù)編號”。一般將記賬憑證與原始憑證一起管理，即記賬憑證從系統(tǒng)中打印出來后與原始憑證裝訂在一起，稱為“統(tǒng)一管理”模式。而ERP系統(tǒng)下則產生了與之對應的“分類管理”模式，包含了縱向分類管理和橫向分類管理兩個方面。首先，由于ERP系統(tǒng)下所有業(yè)務按流程管理，因此，一些主要的業(yè)務模塊產生的記賬憑證編號就可以單獨分類別連續(xù)編號，即縱向分類管理?？v向分類管理為ERP下的復核和審計提供了一個極好的管理平臺，使相關人員可以按業(yè)務類別對相關憑證進行快速追溯。其次，ERP系統(tǒng)下會計憑證的概念與傳統(tǒng)會計實務下會計憑證的概念已有所區(qū)別。ERP系統(tǒng)下的會計憑證一般應分為手工原始憑證、電子基礎憑證和會計記賬憑證，會計記賬憑證在計算機中存在的狀態(tài)也與傳統(tǒng)會計實務不太一致。以x廠為例，其現(xiàn)階段的會計憑證分為集成憑證（計劃部門、天然氣銷售等）、超級用戶憑證、財務中心日常業(yè)務生成憑證等。ERP系統(tǒng)下的會計記賬憑證在計算機中一般不可能僅僅以會計分錄的數(shù)據(jù)形式存在，還包含大量鏈接信息和集成數(shù)據(jù)信息，通過這些信息與電子基礎憑證進行關聯(lián)，其中包含大量的企業(yè)采購、生產銷售等其他經濟活動信息。會計記賬憑證實際上是企業(yè)的經濟活動信息在財務上體現(xiàn)的一個鏈接和集成平臺，而這個平臺無法打印在紙介上與相關原始憑證一同管理，因此必須將原始憑證從打印的記賬憑證下分離出來，單獨編號，并通過記賬憑證屬性項下的編號信息與手工原始憑證進行鏈接，形成橫向分類管理。這種橫向分類管理使會計記賬憑證的電子存儲成為可能。
傳統(tǒng)會計實務下的會計賬簿和會計報表是一種獨立的數(shù)據(jù)的概念，并不是實時數(shù)據(jù)，僅僅是對財務數(shù)據(jù)在一定時點或時期的反映形式，這些數(shù)據(jù)一旦形成，就不再需要其他數(shù)據(jù)的支持。即當一定時期的賬簿或報表形成后，即使憑證數(shù)據(jù)轉移或丟失，賬簿和報表數(shù)據(jù)依舊存在，而且不會發(fā)生任何變動。在這種情況下，會計賬簿和報表不但會占用大量的存儲空間，而且不利于數(shù)據(jù)信息的實時更新。而ERP系統(tǒng)下，會計賬簿與報表已經與其他各種查詢一樣成為由基礎數(shù)據(jù)支持的表格輸出形式。這種形式下，數(shù)據(jù)能夠實時更新，查詢數(shù)據(jù)及時準確，不存在因缺少個別系統(tǒng)管理步驟而引起查詢數(shù)據(jù)不及時的情況，因此，傳統(tǒng)“記賬”這一過程也就不復存在。當然，在這種情況下，系統(tǒng)也對數(shù)據(jù)安全性提出了更高的要求，因為一旦基礎數(shù)據(jù)存在差錯或丟失，就會使后續(xù)的查詢產生連續(xù)性差錯，從而造成會計信息的失真，并給企業(yè)生產經營帶來不可估量的損失。
ERP系統(tǒng)下的會計檔案有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門決策者提供可靠的決策依據(jù)；可以分析出本單位、本部門甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經營管理，提高經濟效益；還可以利用EKP系統(tǒng)下的會計檔案的數(shù)據(jù)設計出有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套完善的決策支持系統(tǒng)；以實現(xiàn)會計檔案的再利用。
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