會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱。它主要是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及代替部分由大腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理、分析和判斷的過(guò)程。會(huì)計(jì)電算化已發(fā)展成為一門(mén)融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會(huì)計(jì)科學(xué)為一體的新型科學(xué)和實(shí)用技術(shù)。隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化后，如何做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，以使其發(fā)揮更大、更好的作用，是一個(gè)非常重要的課題。

　　正確界定電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

　　在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，隨著存儲(chǔ)介質(zhì)的改變，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也比較嚴(yán)格；同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的要領(lǐng)也就有所發(fā)展。在會(huì)計(jì)電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)形成的全套檔案資料都屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇；另外，對(duì)存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。因此，電算化會(huì)計(jì)檔案就包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。

　　會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)

　　傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之賦予了會(huì)計(jì)檔案許多新的特點(diǎn)：

　　一是會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　二是會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。

　　三是會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。因此，管理的難度增大了。

　　四是對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響。

　　五是會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案更需要科學(xué)地管理。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，如何進(jìn)行科學(xué)管理就顯得更為重要。

　　因此，做好會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案工作，首先應(yīng)正確界定電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，并充分認(rèn)識(shí)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，尤其是新特點(diǎn)，以便正確處理會(huì)計(jì)檔案工作，這也是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的基石。