摘  要：文章認(rèn)為，企事業(yè)單位會計電算化實施后，帶來了會計業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和方式，會計信息載體等方面的變化，大大增加了會計內(nèi)部控制的難度和復(fù)雜性。應(yīng)從組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、會計電算化崗位責(zé)任制度、會計電算化系統(tǒng)操作制度、會計電算化系統(tǒng)軟硬件管理制度及會計資料管理制度等方面入手，建立和完善電算化會計內(nèi)部控制制度。

　　關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；會計業(yè)務(wù)；會計信息；硬件；軟件

　　企事業(yè)單位會計電算化的實施，就是建立會計電算化的整個過程，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的實施過程中，包括會計電算化工作的規(guī)劃，會計信息的建立與管理，人員的分工與培訓(xùn)，各種制度的建立與實施等諸多內(nèi)容，都必須采用系統(tǒng)工程的方法與原理進(jìn)行安排組織，這樣才能使會計電算化工作順利正確的進(jìn)行。下面僅就會計電算化工作涉及的內(nèi)部控制進(jìn)行探討。

　　控制是指按照一定的條件和預(yù)定的目標(biāo)，對一個過程或一系列事件施加影響，使其達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種有組織的行為。內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部的管理控制系統(tǒng)，即為保證經(jīng)濟(jì)活動正常進(jìn)行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括企業(yè)高層用來授權(quán)與指揮經(jīng)濟(jì)活動的各種方式方法，還包括對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規(guī)章制度。控制的目標(biāo)是保證企業(yè)財產(chǎn)、檢查有關(guān)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性、提高經(jīng)營效率、貫徹既定的管理方針。新《會計法》第27條明確規(guī)定，各單位必須建立本單位的內(nèi)部監(jiān)督制度。內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、關(guān)系到會計核算系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確性和可靠性。所以，企業(yè)為實現(xiàn)其既定的經(jīng)營管理目標(biāo)，提高其經(jīng)濟(jì)效益，必需加強(qiáng)管理，建立一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)穩(wěn)定、健康有序地發(fā)展。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。

　　一、會計電算化帶來的一些變化

　　1.會計業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和方式的變化

　　企業(yè)使用會計電算化軟件處理財會數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算工作的環(huán)境和傳統(tǒng)的工作方式相比有許多不同，財會部門人員的構(gòu)成從原來的財會專業(yè)人員，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶敃I(yè)人員和會計電算化系統(tǒng)管理員、維護(hù)員等構(gòu)成。財會部門能夠高效地完成傳統(tǒng)會計核算工作要求的核算內(nèi)容，還可以應(yīng)用計算機(jī)完成各種企業(yè)經(jīng)營管理方面的其他工作，如財務(wù)預(yù)測、成本控制、銷售預(yù)測、企業(yè)資源規(guī)劃等。隨著電子信息通訊技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)會計工作中需要花費(fèi)很長時間的會計信息的處理，可以在終端機(jī)上瞬間完成，由會計人員處理的有關(guān)財會業(yè)務(wù)，可由其他有關(guān)人員在終端機(jī)上完成；由幾個部門按原規(guī)定的步驟才能完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可以由一個部門甚至一個人完成。因此，需要建立一套新的控制范圍與控制程序符合新形勢的內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)。

　　2.會計信息載體的變化

　　企業(yè)應(yīng)用會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行會計核算后，財會業(yè)務(wù)處理的方法和程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證及報表的生成方式、財會信息的儲存方式及載體也與傳統(tǒng)的方式不同。手工處理時期的反映財會業(yè)務(wù)處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料有所減少。由于電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)交易發(fā)生時，有關(guān)信息由經(jīng)辦人員通過計算機(jī)直接操作、計算機(jī)自動記錄，手工操作財會業(yè)務(wù)時期使用的每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須具備的各種憑證、單據(jù)有些被部分取消，在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等一些工作變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成。原來書面形式的各類會計憑證改為以磁、光介質(zhì)為媒體進(jìn)行存儲，因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比，控制的重點(diǎn)應(yīng)有所不同，控制的重點(diǎn)由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)的控制為主，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計算機(jī)處理程序相一致。

　　3.控制舞弊、犯罪的難度加大

　　隨著計算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大，利用計算機(jī)進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，且發(fā)現(xiàn)的難度與傳統(tǒng)的手工操作相比更大，所以，造成的危害和損失可能更大，因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、而且復(fù)雜，必須要有各種控制的計算機(jī)技術(shù)手段。

　　由于上述原因，會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍更大、控制程序更復(fù)雜的綜合性控制，控制的重點(diǎn)為職能部門尤其是財會部門和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，它要求由人工控制和計算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方面的控制。

　　二、需加強(qiáng)和改進(jìn)的幾個方面

　　會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，包括組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、會計電算化崗位責(zé)任制度、會計電算化系統(tǒng)操作管理制度、會計電算化系統(tǒng)計算機(jī)硬件和軟件管理制度及會計電算化系統(tǒng)會計資料管理制度等。

　　1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

　　企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，相關(guān)的工作人員必須通過會計電算化培訓(xùn)，以適應(yīng)計算機(jī)會計系統(tǒng)的要求。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且，應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。

　　2.會計電算化崗位責(zé)任制度

　　要明確會計電算化系統(tǒng)人員的崗位劃分和各崗位的工作任務(wù)，會計電算化的工作崗位一般分為：會計電算化主管、會計電算化操作員、審核記賬員、會計檔案管理員、電算審查員。同時要明確各崗位的責(zé)任制。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則，如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任，也不得審核自己輸入的憑證。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責(zé)，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

　　3.會計電算化系統(tǒng)操作管理制度

　　會計電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、帳務(wù)處理程序，這些規(guī)定是為了保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行，保證所有進(jìn)入會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實、有效，保證企業(yè)的經(jīng)營效果通過會計電算化系統(tǒng)能夠正確反映出來。

　　4.會計電算化系統(tǒng)會計資料管理制度

　　實現(xiàn)會計電算化后，會計資料包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。該制度應(yīng)包括以下內(nèi)容：會計資料的管理與保密、數(shù)據(jù)備份管理、會計檔案管理。以保證會計資料的安全保管。

　　5.會計電算化系統(tǒng)計算機(jī)硬件及軟件的管理制度

　　會計電算化系統(tǒng)正常、安全的運(yùn)行，除以上制度的建立保證外，還應(yīng)該建立計算機(jī)硬件管理制度、計算機(jī)軟硬件維護(hù)制度。

　　為使會計電算化工作健康發(fā)展，在會計電算化軟件的使用上，必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計等等。目前我國已經(jīng)頒布的有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要由財政部1994年頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等，按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計算機(jī)會計系統(tǒng)可以使企業(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新。同時要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，提高會計電算化工作人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少使用系統(tǒng)運(yùn)行的差錯。在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換及程序修改控制等方面也應(yīng)該建立和完善相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使之制度化。