發(fā)現(xiàn)分公司小金庫
幾天前，一位原材料供應(yīng)商托老同學(xué)的關(guān)系找到倪景風(fēng)，希望能與倪景風(fēng)建立業(yè)務(wù)往來。由于地方采購權(quán)早已下放給各分公司，倪景風(fēng)一向不主張自己對地方經(jīng)營橫加干涉。不過礙與老同學(xué)的面子，倪景風(fēng)還是答應(yīng)考慮考慮。為此，他找來在總公司備案的采購合同和相關(guān)的采購憑證，打算自己先行比對一下各自條件以后，再決定是否有必要向各分公司推薦。哪知，這一番比對，卻讓他意外地發(fā)現(xiàn)了杭州分公司在采購原材料中可能存在的舞弊行為。
這份原材料采購合同發(fā)生于2003年6月5日，采購總額為100萬元人民幣，交貨日為6月13日，合同中的付款條件為：3/15、1/30、N/40，也就是說，在15天之內(nèi)付款，折扣為3%；30天內(nèi)付款折扣1%；如果40天內(nèi)付款，則沒有折扣。
根據(jù)憑證記載，貨款是在交付貨物的第六天，也即6月19日支付的，支付總額為100萬元。這讓倪景風(fēng)心生疑慮：公司既然是在15日內(nèi)付清的全部款項(xiàng)，那么理應(yīng)享受折扣3%的付款條件，為什么支付了100萬，而不是97萬元的貨款呢？
倪景風(fēng)仔仔細(xì)細(xì)地又審核了一遍合同，發(fā)現(xiàn)合同上的條款清清楚楚。于是，他直接撥通對方單位的電話。因?yàn)槭谴箢~交易，一般公司都有交易記錄，在說明身份和來意后，對方單位十分重視，立即調(diào)出當(dāng)日的記錄證實(shí)只收到97萬元的貨款，并沒有因?yàn)槭韬龃笠舛嗍肇浛睢?br>
在證據(jù)與倪景風(fēng)施加的壓力之下，杭州分公司經(jīng)理終于承認(rèn)，他將3萬元差額截留，做了杭州分公司的自有小金庫資金，用于對分公司優(yōu)秀員工的激勵獎金發(fā)放了。
雖然這3萬元現(xiàn)金，馮坤并沒有私吞，但由此而暴露的小金庫，卻讓倪景風(fēng)起了警惕之心。他很想就此一查到底，不光對杭州分公司，而是所有的分公司�？墒牵麑Υ擞中拇骖檻]：一方面會搞得分公司上下人心惶惶，另一方面七個(gè)分公司如果同時(shí)調(diào)查，既沒有那么多人手，賬務(wù)外來紛繁復(fù)雜，也不知該從何下手……
分公司賬外賬的存在形式
企業(yè)現(xiàn)實(shí)經(jīng)營中，類似分公司或者子公司的管理者為了小團(tuán)體的利益截留或騙取母公司的資金，形成小金庫的現(xiàn)象并不在少數(shù)。這些分公司通常都有它自己的一本賬，而不是母公司老板看到的那本賬，這就是所謂的賬外賬。
賬外賬的形成來源及存在形式通常主要有以下幾種情況，企業(yè)老板可以在此方面多加留心予以監(jiān)督：
一、為了支用更多的資金，形成賬外賬
因其用途非法或者不符合總公司的經(jīng)營意圖，所以舞弊，其主要目的在于逃避對資金的監(jiān)督。這類問題在會計(jì)處理的特點(diǎn)是以領(lǐng)據(jù)、借據(jù)作為
報(bào)銷憑證，借記各種資金、費(fèi)用、營業(yè)外支出等賬戶。
二、用各種形式讓利于附屬單位形成賬外資金
這樣的舞弊目的，是將截留收入變成小集體的利潤形式，用于不正當(dāng)?shù)拈_支。
比如，有的分公司將自己公司生產(chǎn)的產(chǎn)品大幅度減價(jià)，銷售給其他公司或個(gè)人，由這個(gè)公司或者個(gè)人轉(zhuǎn)手高價(jià)銷售，謀取非法所得；有的銷售副產(chǎn)品、廢次品、不需用設(shè)備時(shí)，由其他公司或個(gè)人給予20%或更多的代銷費(fèi)等等。
這些行為的共同特點(diǎn)是：一部份利潤以不合規(guī)定或者不合法的形式留在了下屬企業(yè)。這類舞弊留在會計(jì)資料中的蹤跡是：發(fā)票所列價(jià)格異常，或公司的價(jià)格低于規(guī)定，或分公司賣價(jià)高于規(guī)定，以及對附屬的公司有開支無收入，所得手續(xù)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)異常等。
三、直接截留收入于賬外
這是非常大膽而惡劣的舞弊手法，需要引起企業(yè)老板的足夠警惕。直接截留收入的舞弊手法很多：
有的分公司另設(shè)立公司，并不經(jīng)營業(yè)務(wù)，專門截留各種收入；有的分公司截留一部分資金后直接在賬上以剩余金額記賬，例如實(shí)際銷售100萬，而分公司只記錄80萬。在統(tǒng)一售價(jià)的情況下，分公司可以申請一部分產(chǎn)品“報(bào)廢”處理，但仍然銷售；還有的多報(bào)成本，使利潤減少等等。
如何查帳外帳
對于賬外賬，企業(yè)老板較難直接在會計(jì)資料中找到線索或疑點(diǎn)，因此，應(yīng)注意從會計(jì)資料意外查尋或捕捉線索，以便尋根究底。企業(yè)老板可以從以下幾個(gè)案例中獲得查找分公司的賬外賬的靈感或線索。
由有違常規(guī)的現(xiàn)象入手
某公司老板在例行審查分公司去年現(xiàn)金收入憑證時(shí)，沒有發(fā)現(xiàn)出售廢舊物資的原始單據(jù)。按照常規(guī)，該分公司每年6月底和年底，都會出售廢舊物資。為什么該分公司去年沒有發(fā)生這類業(yè)務(wù)，這引起總公司老板的懷疑：如果該分公司應(yīng)該出售而沒有出售，那么廢舊物資到哪兒去了呢？如果廢舊物資出售了，為什么沒有現(xiàn)金收入的原始單據(jù)？
如果分公司設(shè)有賬外小金庫，多數(shù)情況就會在售出廢舊物資后，不將現(xiàn)金收入入賬。如果是這樣，單純地從賬面上去查找便很難查清楚，必須依靠其他途經(jīng)。比如從外圍廢舊物資公司著手調(diào)查，得到相關(guān)證據(jù)后再回本單位查證。
由有關(guān)人員提供的信息著手
某分公司新近剛剛重新裝修過，老板到分公司視察時(shí)，其分公司員工在與老板閑聊時(shí)，無意中說，分公司經(jīng)理最近喬遷新居，裝修非常漂亮。這引起老板的邏輯猜想。回總部后，調(diào)出有關(guān)分公司裝修的單據(jù)和賬簿，經(jīng)過檢查，采購原材料分類很不清楚，只是簡單地列了幾種原材料的名稱，合計(jì)價(jià)格，沒有單價(jià)也沒有產(chǎn)地、數(shù)量，很難判斷材料的實(shí)際價(jià)格和到底采購了多少材料。
該老板找來裝修方面的專家和
預(yù)算師，并與他們一同前往分公司對裝修費(fèi)用做以重新估算。結(jié)果是，重新估算的費(fèi)用與實(shí)際列支費(fèi)用相去甚遠(yuǎn)。該分公司經(jīng)理不得不在專家面前承認(rèn)自己中飽私囊。
從數(shù)值的變化規(guī)律來判斷
某分公司的管理費(fèi)用每月在3.5萬-4萬之間，突然這個(gè)月達(dá)到6.1萬元。這6.1萬引起經(jīng)營者的注意，他覺得就這個(gè)分公司一個(gè)月的管理費(fèi)用來說，不太符合管理費(fèi)用的正常變化規(guī)律，于是對該分公司財(cái)務(wù)賬簿進(jìn)行了全面細(xì)致的
審計(jì)。審計(jì)結(jié)果發(fā)現(xiàn)，該分公司核心人員利用職務(wù)之便，將一些不應(yīng)由公司負(fù)責(zé)的費(fèi)用記入公司的“管理費(fèi)用”。
會計(jì)資料是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的載體，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生有一定的規(guī)律，如果會計(jì)資料中的數(shù)字不符合變化規(guī)律，則稱之為“奇異數(shù)字”。在分公司會計(jì)資料中一旦出現(xiàn)奇異數(shù)字，則需要警惕并查證是否存在著賬外賬現(xiàn)象。
另外，企業(yè)老板必須意識到的是，企業(yè)內(nèi)部如果管理制度健全且執(zhí)行認(rèn)真，錯(cuò)誤與舞弊就發(fā)生地少。內(nèi)部管理制度不健全，或是雖健全但未嚴(yán)格執(zhí)行，錯(cuò)誤與舞弊發(fā)生的可能性就大，甚至性質(zhì)及后果都將很嚴(yán)重。根據(jù)內(nèi)部管理的健全程度與執(zhí)行情況，企業(yè)老板可發(fā)現(xiàn)錯(cuò)弊出現(xiàn)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或直接證據(jù)。
