應(yīng)收賬款函證就是直接發(fā)函給被審計單位的債務(wù)人，要求核實被審計單位應(yīng)收賬款的記錄是否正確的一種審計方法。函證的目的是證實應(yīng)收賬款賬戶余額的真實性、正確性，有關(guān)證明債務(wù)的存在和記錄的可靠性，防止或發(fā)現(xiàn)被審計單位及其有關(guān)人員在銷售業(yè)務(wù)中發(fā)生的差錯或弄虛作假、徇私舞弊行為。在具體運用函證法時應(yīng)注意以下幾個問題：

　　一、要在被審計單位沒有預(yù)防的情況下，由審計人員來自編制、寄發(fā)和回收詢證函。有時，審計人員對應(yīng)收賬款審計擬采用函證法時，在與被審計方接觸過程中，言談舉止無意中會泄漏函證的有關(guān)信息，包括是否要函證、函證的范圍、對象、方式等。假如被審計單位在應(yīng)收賬項中藏有“貓膩”，獲取這些信息后會引起警惕，采取應(yīng)對措施，致使審計方法失效。因此，審計人員應(yīng)保持職業(yè)謹(jǐn)慎，在被審計方?jīng)]有準(zhǔn)備的情況下，利用應(yīng)收賬款明細(xì)賬或銷貨發(fā)票載明的債務(wù)人地址，親自編制、寄發(fā)和回收詢證函。

　　二、函證的范圍和對象應(yīng)根據(jù)職業(yè)判斷做出選擇。審計人員應(yīng)考慮成本效益原則，不需要對被審計單位所有的應(yīng)收賬款進(jìn)行函證。函證數(shù)量的大小、范圍是由諸多因素決定的，審計人員應(yīng)根據(jù)職業(yè)判斷作出選擇，這些因素主要有：（l）應(yīng)收賬款在全部資產(chǎn)中的重要性。如果應(yīng)收賬款在全部資產(chǎn)中所占比重較大，則函證的范圍應(yīng)相應(yīng)大一些。（2）被審計單位內(nèi)部控制的強(qiáng)弱。如果內(nèi)部控制制度較健全，則可以相應(yīng)減少函證量；反之，則應(yīng)相應(yīng)擴(kuò)大函證范圍。（3）如果以前期間函證時發(fā)現(xiàn)過重大差異或欠款糾紛較多，則函證范圍應(yīng)相應(yīng)擴(kuò)大一些。（4）若采用否定式函證，則可相應(yīng)增加函證量；若采用肯定式函證則相應(yīng)減少函證量。一般情況下，審計人員應(yīng)選擇以下項目作為函證對象：大額或賬齡長的項目；與債務(wù)人發(fā)生糾紛的項目；主要客戶項目；余額為零的項目；非正常的項目。

　　三、函證方式的選擇應(yīng)結(jié)合重性原則具體確定。函證方式有兩種：肯定式函證和否定式函證。肯定式函證就是向債務(wù)人發(fā)出詢證函，要求其證實所函證的欠款是否正確，無論對錯都要求復(fù)函；否定式函證，它是向債務(wù)人發(fā)出詢證函。但所函證的款項相符時不必復(fù)函，只有不符時才要求債務(wù)人復(fù)函。這兩種方式各有優(yōu)缺點，前者所獲取的審計證據(jù)較為可靠，但審計成本較高；后者因不可知因素的存在，所獲取的審計證據(jù)較前者來說不可靠，但成本相對較低。這里值得注意的是，對于重要的應(yīng)收賬項不應(yīng)以審計成本的高低作為減少審計程序的理由。具體采用哪種方式應(yīng)根據(jù)不同情況做出選擇：當(dāng)個別賬戶欠款金額較大，或有理由相信欠款可能會存在爭議、差錯等問題時采用肯定式函證。當(dāng)符合以下所有條件時，可采用否定式函證：相關(guān)的內(nèi)部控制是有效的；預(yù)計差錯率較低；欠款余額小的債務(wù)人數(shù)量很多；有理由確信大多數(shù)被函證者能認(rèn)真對待詢證函，并對不正確的情況予以反饋。這里應(yīng)注意，上述函證方式的選擇并不是絕對的，有時候兩種方式結(jié)合起來使用，將其優(yōu)缺點互補，可能會更適宜，例如，按照重要性原則，對于大余額賬項采用肯定式函證，對于小余額賬項則采用否定式函證。

　　四、函證結(jié)果的控制、差異分析應(yīng)實事求是，初步總結(jié)和評價要客觀。審計人員應(yīng)當(dāng)控制詢證函的發(fā)送和收回，并對函證結(jié)果進(jìn)行分析，實施必要的審計程序，尋找差異原因，最后對被審計單位的應(yīng)收賬款做出初步總結(jié)和評價。（l）對于因無法投遞而退回的信函要進(jìn)行分析、研究、處理，查明是由于被函證者地址遷移差錯而致使信函無法投遞，還是這筆應(yīng)收賬款本來就是一筆假賬。對于采用肯定式函證方式而沒有得到復(fù)函的，應(yīng)采用追查程序，一般來說應(yīng)第二次乃至第三次發(fā)送詢證函，如果仍得不到答復(fù)，就應(yīng)考慮采用必要的替代審計程序。例如，檢查與銷貨有關(guān)的文件，包括銷貨合同、銷貨訂單、銷貨發(fā)票副本及發(fā)送憑證等，以證實這些應(yīng)收賬款的真實性。（2）有時收回的函證可能會有差異，產(chǎn)生差異的原因可能是由于購銷雙方登記入賬的時間不同（例如債務(wù)人已付款而被審計單位尚未收到），可能由于一方或雙方記賬錯誤，也可能是其中有弄虛作假或舞弊行為。審計人員應(yīng)對函證結(jié)果差異進(jìn)行分析。追查，看被審計單位有無作弊行為，必要時應(yīng)與債務(wù)人進(jìn)一步聯(lián)系，作進(jìn)一步核實。（3）審計人員應(yīng)將函證的有關(guān)情況在工作底稿中記錄，并據(jù)以初步總結(jié)和評價應(yīng)收賬款情況。如果函證結(jié)果表明沒有審計差異，則可以合理地推論全部應(yīng)收賬款總體是正確的；如果函證結(jié)果表明有差異，應(yīng)當(dāng)估算應(yīng)收賬款的累計差錯是多少，為取得更加準(zhǔn)確的估計，也可以進(jìn)一步擴(kuò)大函證范圍。

　　五、執(zhí)行某地實質(zhì)性測試的審計程序，進(jìn)一步驗證初步結(jié)論的正確性。函證不可能發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款中存在的所有錯誤，即使應(yīng)收賬款得到債務(wù)人的確認(rèn)，也并不意味著債務(wù)人一定會付款。因此，有必要對采用函證法得出的初步結(jié)論作進(jìn)一步驗證。通常，審計人員應(yīng)作以下審查：（1）對于已收回的欠款較大的款項進(jìn)行常規(guī)檢查，如核對收款憑證、銀行對賬單、銷貨發(fā)票等，并注意憑證發(fā)生日期的合理性。（2）對于未函證的應(yīng)收賬款，應(yīng)抽查有關(guān)原始憑據(jù)，如銷貨合同、銷售訂單、銷貨發(fā)票副本及發(fā)運憑證等，以驗證與其相關(guān)的應(yīng)收賬款的真實性。（3）通過調(diào)查了解債務(wù)人的經(jīng)營狀況，對于被審計單位壞賬的計提和確認(rèn)進(jìn)行檢查，看其是否真實正確；檢查壞賬的處理是否經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)。會計處理是否正確。（4）抽查應(yīng)收賬款明細(xì)賬，并追查有關(guān)原始憑證，查證被審計單位有無不屬于結(jié)算業(yè)務(wù)的債權(quán)。（5）如果涉及外幣應(yīng)收賬款的，應(yīng)檢查其核算是否符合會計制度的有關(guān)規(guī)定。（6）對應(yīng)收賬款明細(xì)賬進(jìn)行分析、檢查，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)貸方余額的情形，就應(yīng)查明原因，必要時建議被審計單位重作分類調(diào)整。