【摘要】文章闡述了電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響，分析了會計電算化內(nèi)部控制中存在的問題，同時提出了完善會計電算化內(nèi)部控制的相關(guān)建議。

　　【關(guān)鍵詞】會計 電算化系統(tǒng) 內(nèi)部控制

　　會計電算化是以計算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用于會計工作的簡稱，是用電子計算機(jī)代替人工實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、查賬以及對會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供預(yù)測、決策等過程。發(fā)展會計電算化有利于促進(jìn)會計工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量與工作效率，更好地發(fā)揮會計職能作用。但是企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，一些非法操作可能不留痕跡，難以發(fā)現(xiàn)，稍不注意就會給單位和國家造成重大損失，如果會計電算化管理系統(tǒng)遭到破壞，將會嚴(yán)重影響單位的正常業(yè)務(wù)活動。因此，對會計電算化的內(nèi)部防范和控制制度的建設(shè)顯得尤為重要。

　　一、電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響

　　會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)、會計核算及內(nèi)部控制制度發(fā)生了很大的變化，其中對內(nèi)部控制制度的影響尤為明顯。

　　1.電算化會計信息系統(tǒng)的控制內(nèi)容及形式與手工會計系統(tǒng)存在差異。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下，控制的內(nèi)容主要針對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易，對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，控制的方式主要是通過人員的職務(wù)相分離，職權(quán)不相容的內(nèi)部牽制制度來實(shí)現(xiàn)的。而在電算化系統(tǒng)下，業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主，出現(xiàn)了計算機(jī)的安全及維護(hù)、系統(tǒng)管理及操作員的制度職責(zé)、計算機(jī)病毒防治等新內(nèi)容。另外，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失。

　　2.內(nèi)部控制的對象發(fā)生了變化。在電算化系統(tǒng)下，由于會計信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，控制的對象也發(fā)生了變化?？刂茖ο笤瓉頌闀嬏幚沓绦蚣皶嫻ぷ鞯南嗳菪缘?，會計資料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗(yàn)，是以對人的控制為主；而在電算化系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)一般集中由計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理，而財務(wù)人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，并對計算機(jī)輸出的各種會計報表進(jìn)行分析。這樣，內(nèi)控對象轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ伺c計算機(jī)二者為主。

　　3.控制的實(shí)現(xiàn)方式發(fā)生了變化。手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制以人工控制實(shí)現(xiàn)。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制則具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序。如程序發(fā)生差錯，由于人們對程序的依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性，增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性加大。

　　4.電算化會計信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。手工會計系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度，在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少或消失，憑證所起到的控制功能弱化，使部分交易幾乎沒有“痕跡”，給控制帶來一定的難度。

　　5.電算化會計信息系統(tǒng)中會計信息存儲電磁化。電算化系統(tǒng)下，原先會計業(yè)務(wù)處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計算機(jī)自動生成的會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中（如光盤、硬盤等），是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡；另外，電磁介質(zhì)易受損壞，加大了會計信息丟失或毀壞的危險。

　　6.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財務(wù)中的進(jìn)一步應(yīng)用帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向，電算化會計信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠(yuǎn)的影響，特別是Internet在財務(wù)軟件中的應(yīng)用對電算化會計信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而形成電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。

　　二、會計電算化內(nèi)部控制中存在的問題

　　在目前的許多企業(yè)中，雖然會計電算化系統(tǒng)已投入使用，但其相應(yīng)的內(nèi)部控制還存在著一些不完善之處，主要表現(xiàn)在：

　　1.電算化系統(tǒng)下的會計及電算化崗位的職能權(quán)限問題。操作權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段，在電算化環(huán)境下，會計業(yè)務(wù)處理大部分由計算機(jī)操作，人為控制減少，削弱了會計審核功能。有些單位的各崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實(shí)到位，有的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作,使分工控制名存實(shí)亡。

　　2.會計人員因主觀原因或技術(shù)因素造成非法操作或操作失誤。這是會計電算化內(nèi)部控制中的主要任務(wù)，因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改，而不會留任何痕跡，所以某些人員為了達(dá)到個人目的，利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進(jìn)行非法操作，如通過冒名頂替、盜取密碼等手段來非法改動、銷毀會計資料，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。同時，由于單位的業(yè)務(wù)人員素質(zhì)不高、操作制度不規(guī)范等原因，也會造成很大風(fēng)險，因會計電算化的核算是高效自動的，只要一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就會引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯誤。

　　3.會計軟件的安全性及保密性問題?，F(xiàn)有的軟件系統(tǒng)在設(shè)計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以至軟件投入運(yùn)行后存在著安全隱患,如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險，而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能,出現(xiàn)問題后不便于追究責(zé)任。

　　4.會計資料的備份和保管不及時、不規(guī)范，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)丟失。在會計電算化法規(guī)中明確規(guī)定，單位應(yīng)堅(jiān)持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實(shí)際工作中，有的單位并沒有真正落實(shí)，也沒有及時打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時，部分會計資料就會丟失，造成無法挽回的后果。

　　5.缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員。目前,許多會計人員對會計業(yè)務(wù)熟悉,但對計算機(jī)知識缺乏;而系統(tǒng)的維護(hù)人員對計算機(jī)知識熟悉,但對會計業(yè)務(wù)不夠了解,使得在系統(tǒng)運(yùn)行中的故障不能及時分析、排除。

　　三、完善會計電算化內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議

　　1.建立全面規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理工作。管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。

　　2.加強(qiáng)組織和人員職能控制。由于電算化會計功能的相對集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。

　　所謂組織控制就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，通過相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來減少錯誤和舞弊的可能，保證會計信息真實(shí)、可靠。企業(yè)實(shí)行電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)計算機(jī)系統(tǒng)要求。會計工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位與原手工系統(tǒng)基本保持不變。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護(hù)等，這些崗位也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任，但必須對職權(quán)不相容的崗位進(jìn)行明確分工，不得兼任，同時各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。如專職系統(tǒng)操作員不能接觸系統(tǒng)設(shè)計文件，不能兼任會計及審核工作；系統(tǒng)維護(hù)員不得擔(dān)任系統(tǒng)操作和會計工作等。

　　3.加強(qiáng)系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會計數(shù)據(jù)不被隨意操作，要加強(qiáng)系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項(xiàng)：設(shè)置操作權(quán)限、制定上機(jī)守則，禁止非操作人員操作；制定內(nèi)部操作規(guī)程，嚴(yán)禁違規(guī)操作，如預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施，預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；建立必要的上機(jī)操作記錄制度，形成上機(jī)日志；健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度等。另外，系統(tǒng)文件由專人負(fù)責(zé)保管，使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，與系統(tǒng)無關(guān)人員不得接觸系統(tǒng)文件，從源頭上控制會計數(shù)據(jù)信息的被操作。在系統(tǒng)開發(fā)階段，要設(shè)置對系統(tǒng)操作痕跡留有記錄的功能，特別是對已入賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能，對已結(jié)賬的憑證與賬簿以及機(jī)內(nèi)賬簿生成的報表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不能提供更改功能等。

　　4.做好電算化會計檔案的管理工作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會計檔案的特點(diǎn)，做好會計資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財務(wù)部門對于已輸出的磁性介質(zhì)上的會計資料應(yīng)及時加貼外部標(biāo)簽，指定專人妥善保管、存檔，并定期檢查、復(fù)制，對會計檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外，企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　5.加強(qiáng)培訓(xùn)工作，不斷提高財務(wù)人員素質(zhì)。會計電算化對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求比較高，它涉及到財務(wù)會計知識、計算機(jī)運(yùn)用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等方面知識。因此，要經(jīng)常對財務(wù)人員開展會計電算化內(nèi)部控制風(fēng)險的防范教育和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，增強(qiáng)風(fēng)險防范意識，不斷提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，更加有效地防范會計電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險。

　　6.加強(qiáng)內(nèi)部審計制度。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中，審計人員對會計業(yè)務(wù)處理等工作的評價和檢驗(yàn)，有利于檢測財務(wù)軟件的可靠性，發(fā)現(xiàn)各種內(nèi)控制度在執(zhí)行中存在的問題，提出解決問題的建議，有利于提高會計核算質(zhì)量和管理水平。同時企業(yè)也可以考慮定期聘請中介機(jī)構(gòu)，進(jìn)行內(nèi)部會計控制制度的專項(xiàng)審計，借助外部中介機(jī)構(gòu)的力量以更好地查漏補(bǔ)缺。

　　會計電算化的實(shí)踐證明，計算機(jī)本身處理出錯幾乎為零，但人為造成的出錯和舞弊現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度非常必要。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子商務(wù)的迅速興起，對會計電算化系統(tǒng)提出了更高的要求，我們應(yīng)從實(shí)際工作出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的電算化內(nèi)部控制制度，不斷提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量，更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。