摘要：隨著電算化會計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)用，使會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大變化，而企業(yè)的內(nèi)部控制也面臨許多前所未有的新問題。文章以電算化會計(jì)系統(tǒng)下的內(nèi)部控制及制度建設(shè)問題談?wù)勛约旱囊恍┛捶?，以對進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制體系，促進(jìn)會計(jì)電算化工作、完善企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度發(fā)揮一點(diǎn)作用。

　　關(guān)鍵詞：電算化；內(nèi)部控制

　　內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)資產(chǎn)的安全完整、關(guān)系到會計(jì)系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)自己的管理目標(biāo)，必須建立起一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)的有序、健康發(fā)展。企業(yè)在建立了電算化會計(jì)系統(tǒng)后，其會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對原有企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，由于電算化會計(jì)系統(tǒng)的特殊性，建立起一整套適合電算化會計(jì)系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

　　一、電算化會計(jì)系統(tǒng)下內(nèi)部控制的特點(diǎn)

　　1.數(shù)據(jù)處理的集中性使內(nèi)部控制程序化。在手工會計(jì)環(huán)境下，內(nèi)部控制主要采取結(jié)構(gòu)控制法，包括設(shè)置相互牽制和制約的會計(jì)崗位，通過會計(jì)業(yè)務(wù)的相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制，會計(jì)工作通常被分成幾個步驟，按一定的程序完成。任何一個步驟都是對前面工作的審查與復(fù)核，前一個步驟中出現(xiàn)的錯誤往往可以在后一步驟中發(fā)現(xiàn)而得以修改。而使用計(jì)算機(jī)后，大部分的會計(jì)處理工作都有計(jì)算機(jī)完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)的組織控制功能減弱，原有的內(nèi)部控制措施逐步由相應(yīng)的程序功能代替，如操作權(quán)限控制功能、數(shù)據(jù)輸入輸出控制功能等。

　　2.電算化會計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行的復(fù)雜性使內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可以集中在一個部門甚至一個人完成。

　　3.內(nèi)部會計(jì)控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)工作的執(zhí)行涉及到人與電算化軟件兩個因素，且電算化軟件還是主要的影響因素。這使得內(nèi)部控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕C(jī)的控制，如對原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)的控制、人機(jī)交互處理的控制、會計(jì)信息的輸出控制等。

　　4.計(jì)算機(jī)的使用增加了控制舞弊、犯罪的難度。從目前揭露出的一些計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪案件看，計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪所造成的危害和損失往往比手工會計(jì)系統(tǒng)更大，因此，電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段。

　　二、電算化會計(jì)系統(tǒng)下內(nèi)部控制面臨的問題

　?。?）身份識別與權(quán)限控制的問題。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，原來人與人之間的關(guān)系部分轉(zhuǎn)化為人與計(jì)算機(jī)之間的聯(lián)系，許多手工會計(jì)方式下的數(shù)據(jù)處理流程匯集到了電算化會計(jì)程序中，這就涉及到計(jì)算機(jī)如何識別操作者的身份以及如何進(jìn)行權(quán)限控制的問題。（2）電算化的實(shí)施使得會計(jì)資料數(shù)字化，提高了內(nèi)部控制的難度。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，會計(jì)信息被記錄在磁盤等磁性介質(zhì)上，難以實(shí)現(xiàn)向簽字、蓋章那樣證據(jù)化的操作，會計(jì)資料極易被篡改或偽造而不留任何痕跡，這給察覺和防范舞弊行為造成了一定的困難。（3）內(nèi)部控制程序化使會計(jì)信息在處理過程中連續(xù)出現(xiàn)錯誤的風(fēng)險加大。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，只要某一環(huán)節(jié)軟件處理出錯，將會引起其他環(huán)節(jié)的一系列錯誤。尤其是當(dāng)軟件程序出現(xiàn)了錯誤或被惡意篡改時，系統(tǒng)將錯誤處理所有的會計(jì)業(yè)務(wù)，那樣后果可能會十分嚴(yán)重。（4）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性使內(nèi)部控制的難度加大。例如，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息來源多樣化，其他業(yè)務(wù)模塊、外部客戶端的信息都可以進(jìn)入會計(jì)系統(tǒng)；大量的會計(jì)信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，也有可能被攔截、竊取甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)遭受病毒或“黑客”攻擊的可能性大大增加。（5）管理制度不健全引起的管理風(fēng)險。電算化會計(jì)系統(tǒng)在處理方式和內(nèi)部結(jié)構(gòu)上和原來的手工會計(jì)系統(tǒng)存在著較大的差別，原有手工會計(jì)環(huán)境下的管理制度已不能適應(yīng)電算化會計(jì)系統(tǒng)管理的需要。

　　三、電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制管理的內(nèi)容

　　1.系統(tǒng)研發(fā)控制。電算化會計(jì)系統(tǒng)的系統(tǒng)研發(fā)控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評估等工作，研發(fā)過程中的系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施等工作，以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求，系統(tǒng)更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。一是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可和授權(quán)。電算化會計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目一般投資金額都比較大，對企業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，必需得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可和授權(quán)；二是符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展電算化會計(jì)系統(tǒng)可以使企業(yè)電算化會計(jì)系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新，這樣的電算化會計(jì)系統(tǒng)才會有生命力；三是人員培訓(xùn)。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、電算化會計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行后新的憑證流轉(zhuǎn)程序、電算化會計(jì)系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等；四是系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。并行運(yùn)行的時間一般至少為三個月，但也不要多于一年。五是程序修改控制。修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。

　　2.管理控制。管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強(qiáng)和完善對電算化會計(jì)系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。一是組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化后，企業(yè)可以按會計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計(jì)信息分析組等組室；也可以按會計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分為計(jì)算機(jī)會計(jì)主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。二是職責(zé)劃分。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)研發(fā)的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記帳職務(wù)；系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。三是上機(jī)管理。企業(yè)應(yīng)對計(jì)算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。四是檔案管理。電算化會計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。還應(yīng)定期對所有檔案進(jìn)行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。五是設(shè)備管理。應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度以保證設(shè)備的完好，保證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。

　　3.日常控制。日常控制是指企業(yè)電算化會計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中的經(jīng)常性控制。一是業(yè)務(wù)發(fā)生控制。采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。二是數(shù)據(jù)輸入控制。企業(yè)應(yīng)建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。三是數(shù)據(jù)通訊控制。企業(yè)應(yīng)采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。四是數(shù)據(jù)處理控制。五是數(shù)據(jù)輸出控制。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。六是數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號，文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記，電算化會計(jì)系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲?jì)人員查詢或跟蹤檢查。

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