【摘 要】秘書(shū)是辦公室一個(gè)重要的角色，服從、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，起到承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)的作用，因此對(duì)其職業(yè)素養(yǎng)要求很高。文章通過(guò)對(duì)秘書(shū)人員基本素養(yǎng)進(jìn)行分析，提出秘書(shū)人員必須具備十個(gè)現(xiàn)代意識(shí)，才能真正地把秘書(shū)工作做好。

　　【關(guān)鍵詞】辦公室秘書(shū)；職業(yè)素養(yǎng)；業(yè)務(wù)能力

　　參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查，是秘書(shū)工作的幾項(xiàng)基本職能。辦公室是一個(gè)單位的重要部門(mén)，直接服從領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)全局員工，不管在公文處理、會(huì)議服務(wù)、后勤管理、檔案管理還是組織協(xié)調(diào)、服務(wù)接待等方面的工作都需要做得很細(xì)致和周到。因此，秘書(shū)作為辦公室的一個(gè)重要角色，必須具備“通才”、“全才”，具備超強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)就如何加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)做一些探討：

　　一、培養(yǎng)秘書(shū)人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力

　　1.德才兼?zhèn)?，以德為重。一個(gè)合格的秘書(shū)，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無(wú)名英雄：經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi)；經(jīng)常組織會(huì)議，但自己從不上主席臺(tái)；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂(lè)，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種，都說(shuō)明一點(diǎn)，只有“才”沒(méi)有“德”的人，是不可能勝任秘書(shū)工作的；沒(méi)有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個(gè)秘書(shū)的。

　　2.當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。由于秘書(shū)人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償，因而人們常稱秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。然而，秘書(shū)人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見(jiàn)作為自己的重要職責(zé)。注重進(jìn)言技巧，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場(chǎng)合和最佳時(shí)機(jī)，從要害問(wèn)題切入，用委婉、含蓄的語(yǔ)言，巧妙地說(shuō)出自己的見(jiàn)解或不同意見(jiàn)，“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　　3.提高專業(yè)技能。何謂秘書(shū)？古書(shū)云：“常管文書(shū)并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員。”可見(jiàn)秘書(shū)當(dāng)“書(shū)”（即辦理文書(shū)），以“書(shū)”為主，寄情于“書(shū)”。擅長(zhǎng)書(shū)寫(xiě)文稿，是秘書(shū)人員最起碼的專業(yè)技能和素質(zhì)要求。因此，秘書(shū)人員要提高撰寫(xiě)文稿的質(zhì)量，平日應(yīng)注重學(xué)習(xí)，練內(nèi)功，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高；還要盡可能深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫(kù)”，博采來(lái)自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫(xiě)的文稿血肉俱全，還能解放思想，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)、才干。

　　二、增強(qiáng)“十種意識(shí)”，適應(yīng)發(fā)展需要

　　隨著改革開(kāi)放的不斷深入和發(fā)展，人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化?，F(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段，在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。因此，必須加強(qiáng)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，使秘書(shū)人員具備如下幾種現(xiàn)代意識(shí)，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和國(guó)內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展的需要：

　　1.自我意識(shí)。秘書(shū)的自我意識(shí)是指秘書(shū)人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識(shí)和感受，它是秘書(shū)人員現(xiàn)代意識(shí)的內(nèi)容之一。秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn)，因此，作為一個(gè)秘書(shū)人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。

　　2.信息意識(shí)。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)信息意識(shí)是秘書(shū)人員提高工作效率的重要保證。秘書(shū)人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息，秘書(shū)人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過(guò)程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。

　　3.超前意識(shí)。超前意識(shí)是秘書(shū)人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動(dòng)和心理感受，它受秘書(shū)人員自身素質(zhì)、思維方式和對(duì)情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書(shū)人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識(shí)，可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動(dòng)作用；反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。

　　4.競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。當(dāng)前，秘書(shū)人員高學(xué)歷者越來(lái)越多。但高學(xué)歷并不一定就有高水平，高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)鍛煉，使理論和實(shí)際相結(jié)合，以便增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。有的秘書(shū)雖然工作時(shí)間較長(zhǎng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，但知識(shí)老化，必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的需要。所以，秘書(shū)人員無(wú)論文化層次高低、經(jīng)驗(yàn)豐富與否，都要具備競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，只有在競(jìng)爭(zhēng)中，才能加快工作節(jié)奏，提高工作效率。

　　5.責(zé)任意識(shí)。秘書(shū)人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，秘書(shū)人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和水平。

　　6.大局意識(shí)。辦公室能夠起到承上啟下的作用，具有自上而下的傳遞機(jī)制。單位領(lǐng)導(dǎo)特別是“一把手”處于整個(gè)指令傳遞系統(tǒng)的頂端，他制定的決策或發(fā)出的指令一般具有政治性、全局性和戰(zhàn)略性，在各項(xiàng)工作中至關(guān)重要。因此，作為秘書(shū)，對(duì)自己所處的指令系統(tǒng)都應(yīng)該有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，對(duì)哪些工作是“一把手”重視和要求的、哪些工作是分管領(lǐng)導(dǎo)命令和要求的，哪些工作是自己組織和開(kāi)展的，都要加以區(qū)分對(duì)待。在工作中，辦公室秘書(shū)經(jīng)常會(huì)同時(shí)碰到好幾項(xiàng)工作，特別是經(jīng)常面對(duì)突發(fā)性、臨時(shí)性而又帶有政治性的工作，一不冷靜就會(huì)忙得手忙腳亂，如同熱鍋上的螞蟻。為了避免自己陷入被動(dòng)，這就要求秘書(shū)在工作中強(qiáng)化“大局意識(shí)”，善于分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，調(diào)配和統(tǒng)籌好精力、時(shí)間、財(cái)力等資源，對(duì)突發(fā)性、臨時(shí)性的工作保持積極態(tài)度，想方設(shè)法去完成的同時(shí)把其他工作做好。

　　7.服務(wù)意識(shí)。秘書(shū)的第一職責(zé)就是服務(wù)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，其業(yè)績(jī)最終是體現(xiàn)在服務(wù)質(zhì)量上，體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)和基層的滿意度上。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問(wèn)題，既要“參之有道”，能提出有價(jià)值的意見(jiàn)和建議，又要“謀之有方”，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，還要“言之及時(shí)”，增強(qiáng)建言獻(xiàn)策的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性，將被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，把服務(wù)貫穿于辦文、辦會(huì)、辦事的日常工作中。服務(wù)基層時(shí)要加強(qiáng)對(duì)基層員工的溝通與聯(lián)系，增進(jìn)與基層員工的感情，把工作出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)放到為基層員工服務(wù)上來(lái)，主動(dòng)深入到基層，真正把基層員工的所想、所思、所盼列入工作重點(diǎn)，扎實(shí)為基層員工辦實(shí)事、辦好事，用服務(wù)的理念和發(fā)展的成果回報(bào)基層。

　　8.創(chuàng)新意識(shí)。辦公室既是綜合服務(wù)部門(mén)，同時(shí)也是承擔(dān)具體工作的辦公部門(mén)，工作量大，要求標(biāo)準(zhǔn)高，而且不能出現(xiàn)差錯(cuò)。所以，辦公室秘書(shū)要在處理具體工作上要求新、求實(shí)，在工作方式、方法、思維等各項(xiàng)工作上有所創(chuàng)新。在做任何事情時(shí)，秘書(shū)都要有自己的態(tài)度和想法，不一定表達(dá)出來(lái)，但是要儲(chǔ)備好。在對(duì)待諸多事情、事務(wù)上，秘書(shū)要有自己的主見(jiàn)，提煉形成自己的觀點(diǎn)，謹(jǐn)防渾渾噩噩地“隨大溜”，人云亦云。在看問(wèn)題時(shí)，秘書(shū)要有深度，要理性、創(chuàng)新地分析問(wèn)題。別人就事論事，秘書(shū)卻能從系統(tǒng)的角度看待問(wèn)題；別人只看到問(wèn)題的兩個(gè)層次，秘書(shū)卻能看到問(wèn)題的三個(gè)層次，這樣就可以了。人們看待問(wèn)題，都受自身利益的左右，如果秘書(shū)能夠克服掉自己的私利來(lái)考慮一些問(wèn)題，就可以高人一籌。

　　9.宣傳意識(shí)。有些事先做后說(shuō)，有些事邊做邊說(shuō)，有些事只做不說(shuō)，有些事只說(shuō)不做。因此，在工作上，要強(qiáng)調(diào)有“宣傳意識(shí)”，而且要講求火候，具體情況具體分析。對(duì)具有探索性質(zhì)的工作，就必須把它完成取得成效后，才能宣傳；對(duì)涉及發(fā)動(dòng)群眾、需要?jiǎng)e人配合的工作，就要一邊做，一邊宣傳鼓動(dòng)，以便更好地利于工作開(kāi)展的輿論氛圍和支持體系；對(duì)涉及到集體福利或者內(nèi)部建設(shè)的工作，就沒(méi)必要把它說(shuō)出去，以防止引來(lái)不必要的非議；對(duì)看上去就是表面文章又要有必要的形式點(diǎn)工作，就應(yīng)該表表態(tài)就可以。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，幾乎沒(méi)有任何一項(xiàng)正常的工作和正常的事情，是在大家觀點(diǎn)和態(tài)度完全一致的情況下展開(kāi)的，這個(gè)時(shí)候，秘書(shū)對(duì)一件事情進(jìn)行宣傳時(shí)就要更加值得警惕了。

　　10.保密意識(shí)。無(wú)論在機(jī)關(guān)，還是在企業(yè)，秘書(shū)是離領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人。可以說(shuō)，秘書(shū)不僅充分熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作作風(fēng)，還在一定程度上懂得領(lǐng)導(dǎo)許多私事。這就要求秘書(shū)要有保密意識(shí)，懂得什么事情該說(shuō)，什么話該說(shuō)，什么事情和什么話不該說(shuō)。一般情況下，對(duì)那些領(lǐng)導(dǎo)在醞釀，尚未作出最終決策或決定的事情，秘書(shū)一定要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎，不能隨意下結(jié)論，逢人就說(shuō)，到處宣揚(yáng)。同樣，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的一些私事和外出行徑，除領(lǐng)導(dǎo)交代可以告訴其他人外，秘書(shū)也不能隨便告訴別人，要注意保密。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的工資和待遇，秘書(shū)更加不能把它透露給別人。

　　三、結(jié)語(yǔ)

　　總之，辦公室的工作任務(wù)重，要求高，對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)更是一種考驗(yàn)。這就要辦公室秘書(shū)要具備以上“五種意識(shí)”，才能真正適應(yīng)辦公室工作，才能在秘書(shū)崗位上游刃有余。

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