【論文關(guān)鍵詞】中小企業(yè) 人力資源管理 信息化

　　【論文摘要】隨著企業(yè)管理實(shí)踐操作的不斷完善和理論研究的不斷深入，信息化日趨成為企業(yè)人力資源管理發(fā)展的現(xiàn)實(shí)趨勢，本文分析了人力資源管理信息化對中小企業(yè)的影響，并闡述和探求了此形勢下的中小企業(yè)發(fā)展困境以及 中小企業(yè)發(fā)展的進(jìn)路選擇。

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)的發(fā)展，越來越多的計(jì)算機(jī)產(chǎn)品、電子技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理中來。人力資源管理信息化正是基于這一技術(shù)，它以先進(jìn)的人力資源管理理念為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為平臺，通過對人力資源數(shù)據(jù)的收集、處理、集成，最終輸出能滿足企業(yè)人力資源管理要求的有效信息。人力資源管理的信息化能積極提高工作效率，降低運(yùn)營成本，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，從而被認(rèn)為是21世紀(jì)人力資源管理的發(fā)展趨勢之一。中小企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

　　在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢下，中小企業(yè)健康發(fā)展對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長、增加財(cái)政收入、擴(kuò)大城鄉(xiāng)就業(yè)、維護(hù)社會穩(wěn)定都具有十分重要的意義。然而，中小企業(yè)的發(fā)展受到諸多條件和現(xiàn)實(shí)形勢的制約和影響。需要指出的是，廣大的中小企業(yè)在日益激烈的市場競爭中深刻意識到人力資源管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，在探索人力資源管理的過程中，他們逐步認(rèn)識到人力資源管理信息化這一發(fā)展趨勢。

　　一、 人力資源管理信息化對中小企業(yè)的影響

　　(一)對中小企業(yè)人力資源管理部門人員。人力資源管理信息化最明顯的優(yōu)勢就是把人力資源管理人員從繁雜的行政事務(wù)中解放出來。中小企業(yè)人力資源管理人員的工作時(shí)間大都被簡單繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、整理、計(jì)算工作占據(jù)，很少能進(jìn)行優(yōu)化人事管理、改進(jìn)工作流程的工作，而人力資源管理信息化能整合數(shù)據(jù)庫中的信息，生成所需要的各類統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，而且只要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)正確，系統(tǒng)的報(bào)表絕對高效準(zhǔn)確，不會出現(xiàn)人工統(tǒng)計(jì)時(shí)的人為誤差。人力資源管理信息化除了能簡化工作量外，還能輔助人力資源管理人員進(jìn)行人事管理，如系統(tǒng)定期進(jìn)行崗位梳理，若內(nèi)部人才庫沒有可匹配人員時(shí)，它能自動提醒人力資源管理人員進(jìn)行外部招聘；進(jìn)行員工細(xì)分，發(fā)現(xiàn)高價(jià)值的員工；滿意度的分析，發(fā)現(xiàn)激勵(lì)員工的關(guān)鍵因素；人事預(yù)警，人員退休、員工合同到期能提前報(bào)警等等。

　　(二)對中小企業(yè)普通員工。人力資源管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)員工自我管理，滿足個(gè)性化需求。人力資源管理信息化的自助終端能夠查詢員工的個(gè)人信息、工資績效、組織構(gòu)架、以及最新的企業(yè)動態(tài)；員工可以根據(jù)權(quán)限及時(shí)修改個(gè)人信息；遞交個(gè)人報(bào)告申請；根據(jù)職業(yè)發(fā)展模塊，結(jié)合自身興趣，提出 培訓(xùn)需求，或者利用內(nèi)部在線資源自我培訓(xùn)；員工還可以與公司任何一名員工包括最高管理者直接溝通交流。

　　(三)對中小企業(yè)管理者。人力資源管理信息化為管理者在更高層面上的決策提供條件。企業(yè)人力資源資料隨時(shí)可以調(diào)閱，各類綜合分析報(bào)表隨時(shí)可供領(lǐng)導(dǎo)者決策參考；相關(guān)人事信息的遞交和審批，管理者能夠在線處理 ，意見批示可以第一時(shí)間下達(dá)。人力資源管理信息化能幫助管理者隨時(shí)掌握員工動態(tài)，提高工作效率，將更多的精力投入企業(yè)的戰(zhàn)略管理。

　　(四)對中小企業(yè)。人力資源管理信息化有助于改變管理理念 ，形成良性、互動、高效的企業(yè)文化。信息化的 自助管理不但降低了管理成本，而且還改變了員工被動接受命令的狀況；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將信息和資料共享，不但提高了企業(yè)的資源配置效率，還增強(qiáng)了工作的透明度、提高了員工的滿意度。

　　二、中小企業(yè)面對人力資源信息化趨勢的現(xiàn)實(shí)阻隔

　　企業(yè)人力資源管理的信息化在企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)勢日趨明顯，而目前我國中小企業(yè)主要由鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、民營企業(yè)、城鎮(zhèn)集體企業(yè)和三資企業(yè)等組成，組織結(jié)構(gòu)較低 ，管理水平不高，人力資源管理信息化水平還處在初級階段。一些中小企業(yè)希望能充分利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的成果，提高 自身的管理水平、提升企業(yè)形象、增強(qiáng)核心競爭力，但在運(yùn)作時(shí)，中小企業(yè)卻面臨著很多困境。

　　(一)資金缺乏。毫無疑問，人力資源管理信息化無疑要投入大量的資金 ，開發(fā)初期要有大量的硬件、軟件、培訓(xùn)的投入，開發(fā)成功后，后續(xù)的維護(hù)也要有相當(dāng)?shù)馁Y金支持。另外，無論外部購買還是自主開發(fā)都需要資金，而絕大多數(shù)中小企業(yè)都面臨著資金不足的困難，這也是困擾著企業(yè)信息化建設(shè)的最主要的問題之一。

　　(二)管理不規(guī)范。人力資源管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)是基于企業(yè)人力資源管理目標(biāo)、企業(yè) 自身人力資源管理特點(diǎn)而設(shè)計(jì)的，是以企業(yè)管理流程為基礎(chǔ)，為企業(yè)人力資源管理服務(wù)的，沒有哪一款人力資源管理信息化系統(tǒng)能適應(yīng)各個(gè)企業(yè)。在目前我們的很多中小企業(yè)，缺乏一套穩(wěn)定的人力資源基礎(chǔ)管理體系?？记诠芾?、培訓(xùn)管理、績效管理等基礎(chǔ)管理模塊不完善，或是各個(gè)模塊自身一體，不兼容甚至 自相矛盾。一些中小企業(yè)的各部門各自為政，人力資源部門的管理流程與其他部門的工作不能很好的接口，工作不能閉環(huán)。另外，中小企業(yè)往往由于管理粗放，人員的流動性大，工作的連續(xù)性差，一些原始記錄、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失或者不規(guī)范，而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是人力資源管理信息化過程的最基本要求。由于中小企業(yè)的基礎(chǔ)管理不到位，使得人力資源信息化建設(shè)缺乏基礎(chǔ)的平臺。

　　(三)從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。中小企業(yè)往往由于自身機(jī)制和發(fā)展的局限性，很難培養(yǎng)和留住優(yōu)秀人才，在人力資源管理信息化過程中需要大量專業(yè)人才的支撐，而 目前 中小企業(yè)尤其缺乏專業(yè)技術(shù)人才，缺少既精通人力資源管理技能，具有專業(yè)化的工作態(tài)度和人際溝通能力，又精通信息技術(shù)，具有運(yùn)用信息技術(shù)解決人力資源管理問題的人才，更談不上具有結(jié)合企業(yè)自身人力資源管理特點(diǎn) 自主開發(fā)軟件的復(fù)合型人才了。另外，一些中小企業(yè)人員對信息化認(rèn)識模糊，他們把人力資源管理信息化單純地理解為計(jì)算機(jī)操作，沒有意識到人力資源管理信息化建設(shè)除了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立和軟件的開發(fā)還包括新型管理制度的建立以及業(yè)務(wù)流程的重組、人力資源管理體系的完善。大多數(shù)中小企業(yè)員工并沒有意識到人力資源管理信息化能給他們的工作及企業(yè)帶來深刻的變化。

　　(四)外部服務(wù)支持 不成熟。中小企業(yè)的人力資源管理信息化工作大都要依靠外部支持，或從開發(fā)商處直接購買或通過外部咨詢自主開發(fā)，而目前市場上針對中小企業(yè)的人力資源軟件開發(fā)商尚處于不成熟的階段 ，一些軟件開發(fā)商并不了解中小型企業(yè)的人力資源管理方式及特點(diǎn)，一些適合大型企業(yè)的軟件并不一定適應(yīng)中小型企業(yè)，所以開發(fā)出來的產(chǎn)品或是提供的咨詢服務(wù)并不能滿足中小企業(yè)的要求。

　　三、中小企業(yè)面對人力資源信息化趨勢的進(jìn)路選擇

　　面對中小企業(yè)在人力資源管理信息化建設(shè)中的種種不利因素，我國中小企業(yè)該如何應(yīng)對才能趨利避害，在市場競爭中占得一席之地，本文有以下幾點(diǎn)建議：

　　(一)明確目標(biāo)，統(tǒng)籌安排。中小企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理信息化建設(shè)中要明確目標(biāo)，明確企業(yè)是否需要、為何需要、何時(shí)需要、需要怎樣的人力資源管理信息化。中小企業(yè)要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、當(dāng)前的人力資源發(fā)展水平，進(jìn)行詳細(xì)全面的需求分析。一是中小企業(yè)要做好人力資源管理信息化發(fā)展的整體規(guī)劃。不同性質(zhì)、不同類型的企業(yè)以及企業(yè)的不同發(fā)展階段對人力資源管理信息化建設(shè)的要求也不相同，中小企業(yè)要結(jié)合自身特點(diǎn)制定一個(gè)符合本企業(yè)發(fā)展實(shí)際的規(guī)劃，并在整體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，確定階段性目標(biāo)，分步實(shí)施。中小企業(yè)要樹立循序漸進(jìn)的思想，人力資源管理信息化是個(gè)邊建設(shè)、邊完善的過程，即使已經(jīng)建立了人力資源管理信息化，在運(yùn)行的過程中仍要不斷維護(hù)，持續(xù)改進(jìn)。二是人力資源管理信息化建設(shè)要統(tǒng)籌安排。其一，中小企業(yè)要有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)信息化建設(shè)，因?yàn)槿肆Y源管理信息化不僅僅是人力資源管理部 門的事，它涉及到企業(yè)的各部門、各階層人員，業(yè)務(wù)的接口、信息的采集、處理、共享要求全員參與、各部門協(xié)調(diào)合作。其二，要分工明確、責(zé)任到人。正因?yàn)閱T工的相關(guān)行為尤其是系統(tǒng)操作人員的操作會直接影響著系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確性，所以要建立起問責(zé)機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制，全力推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。第三，中小企業(yè)信息化建設(shè)要強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)適用原則。要選擇符合中小企業(yè)自身實(shí)際的開發(fā)方法和策略，事前要做好收益一成本分析、資金預(yù)算，中小企業(yè)的人力資源管理信息化建設(shè)要講究實(shí)效，不能好高騖遠(yuǎn)、不切實(shí)際。

　　(二)全員參與，重點(diǎn)培養(yǎng)。一是要糾正思想誤區(qū)，提高員工對人力資源管理信息化建設(shè)的認(rèn)識。首先，人力資源管理信息化建設(shè)要求全員參與，中小企業(yè)可以通過企業(yè)內(nèi)刊、宣傳欄、板報(bào)、專題講座、組織討論、知識競賽等形式普及基本理論；可以在企業(yè)中引入“變革管理”、“創(chuàng)新管理”等思想，使員工在感情上接受變化，為企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)奠定一個(gè) 良好的理論基礎(chǔ)。其次，人力資源管理信息化建設(shè)對員工提出了更高的工作要求。中小企業(yè)在著手策劃信息化工作時(shí)就應(yīng)有意識地培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，重視細(xì)節(jié)，強(qiáng)調(diào)工作的時(shí)效性和操作的規(guī)范性等，使企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)有一個(gè)良好的實(shí)踐基礎(chǔ)。二是要形成一個(gè)相對完善的復(fù)合型信息化人才的選拔任用、激勵(lì)約束機(jī)制。中小企業(yè)可以通過外訓(xùn)、輪崗、自學(xué)等方式重點(diǎn)培養(yǎng)一批既有一定人事管理經(jīng)驗(yàn)且具有一定計(jì)算機(jī)知識的人才，并且把培養(yǎng)、吸引和用好人才作為中小企業(yè)一項(xiàng)重大的戰(zhàn)略任務(wù)，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的要求。

　　(三)理順流程，加強(qiáng)管理。一是理順企業(yè)人力資源管理各模塊及相關(guān)業(yè)務(wù)的管理流程。人力資源管理信息化建設(shè)歸根結(jié)底是建立在企業(yè)管理體系基礎(chǔ)之上的，如果沒有一套完善的管理體系，信息化只是個(gè)空架子，沒有實(shí)際作用。中小企業(yè)要根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、管理方式、戰(zhàn)略目標(biāo)等重新設(shè)計(jì)和規(guī)范人力資源管理的各管理模塊、業(yè)務(wù)流程，要有完善的招聘、績效、考勤、職業(yè)生涯發(fā)展管理等職能相對應(yīng)的管理模塊，要明確每個(gè)業(yè)務(wù)模塊的范圍、流程、各個(gè)相關(guān)模塊的接口以及人力資源管理內(nèi)部和其他業(yè)務(wù)部 門的接口，適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。二是建立相應(yīng)的人力資源管理規(guī)章制度、明確責(zé)任。要建立一套相對規(guī)范、穩(wěn)定的人力資源管理制度，如果人力資源管理制度經(jīng)常變動，信息化的調(diào)整跟不上制度的變化，人力資源管理信息化反而會成為發(fā)展的累贅，阻礙企業(yè)的進(jìn)步。另外，人力資源管理信息化要求每個(gè)操作系統(tǒng)的人員有高度的責(zé)任感，一個(gè)數(shù)據(jù)出錯(cuò)會影響整個(gè)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，甚至?xí)?dǎo)致決策性失誤，而為一個(gè)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)付出的檢查成本更加巨大，因此在建設(shè)初期就要有明確的管理權(quán)責(zé)分工，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性。

　　(四)結(jié)合實(shí)際，漸進(jìn)發(fā)展。一是結(jié)合實(shí)際分批分階段實(shí)施人力資源管理信息化。中小企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)先實(shí)施開發(fā)成本低、效益明顯、效用大的模塊，可以從關(guān)鍵點(diǎn)開始，以點(diǎn)帶面，根據(jù)不同的企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)的不同發(fā)展階段，有側(cè)重點(diǎn)地進(jìn)行信息化建設(shè) ，比如學(xué)習(xí)型企業(yè)可能更關(guān)注培訓(xùn)模塊 ，人員流動性大的企業(yè)可能更關(guān)注招聘模塊，各企業(yè)可以分批分步驟地實(shí)行人力資源管理信息化的工作。二是可以逐步優(yōu)化，漸進(jìn)發(fā)展。在實(shí)際的運(yùn)作中，一些中小企業(yè)可能暫時(shí)還不具備購買大批硬件設(shè)施，從系統(tǒng)的角度規(guī)劃開發(fā)人力資源管理信息化建設(shè)，這些企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際，利用現(xiàn)有的資源，從簡單的人力資源管理信息化做起 ，如利用 Excel、F0x_base等辦公軟件先部分優(yōu)化工作 ，從基礎(chǔ)管理、員工素養(yǎng)等著手，逐步規(guī)范中小企業(yè)內(nèi)部發(fā)展，待時(shí)機(jī)成熟再綜合系統(tǒng)地開發(fā)。三是開發(fā)中注重兼容性。在人力資源管理信息化開發(fā)過程中，除了模塊設(shè)計(jì)要符合企業(yè)實(shí)際流程運(yùn)作外，還要有一定的前瞻性，要為企業(yè)將來人力資源管理的發(fā)展留有空間，要注意協(xié)調(diào)各模塊間的兼容以及模塊和外部門的兼容，使人力資源管理信息化有良好的適應(yīng)性，能滿足企業(yè)不斷變革的需求。

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