怎樣保證機(jī)內(nèi)記帳憑證正確無(wú)誤

    一、把住憑證輸入關(guān) 
　　
　　(一)把住原始憑證輸入關(guān)。有些帳務(wù)處理軟件只要求輸入原始憑證，而由計(jì)算機(jī)的帳務(wù)處理軟件根據(jù)輸入的原始憑證自動(dòng)生成記帳憑證；而大多數(shù)帳務(wù)處理軟件則要求輸入記帳憑證。對(duì)于第一種情況，只能適應(yīng)生成一借一貸的記帳憑證。而當(dāng)輸入的原始憑證，對(duì)應(yīng)生成的記帳憑證為多借一貸或一借多貸或幾張憑證時(shí)，就要求操作人員考慮如何選擇有關(guān)科目或記帳憑證。因此，需要操作人員至少懂得基礎(chǔ)會(huì)計(jì)及企業(yè)會(huì)計(jì)的基本常識(shí)，熟悉本行業(yè)的會(huì)計(jì)制度與財(cái)務(wù)制度，同時(shí)還需要高度的責(zé)任心，以避免機(jī)內(nèi)記帳憑證錯(cuò)誤百出，確保機(jī)內(nèi)記帳憑證的正確無(wú)誤。 
　　
　　(二)把住記帳憑證輸入關(guān)。對(duì)于要求輸入記帳憑證的帳務(wù)處理軟件，實(shí)際工作中通常采用的有兩種方法。一是先由會(huì)計(jì)人員填好紙質(zhì)的記帳憑證，然后再由操作人員將其輸入計(jì)算機(jī)形成機(jī)內(nèi)記帳憑證。機(jī)內(nèi)記帳憑證與紙質(zhì)記帳憑證的內(nèi)容可能不同，甚至?xí)�有很大出入�？赡苁悄承┎僮魅藛T對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)太生疏，或是責(zé)任心不強(qiáng)，或是沒有好的職業(yè)道德等所致，因此，要想把住輸入關(guān)，一方面可以由填制記帳憑證的會(huì)計(jì)校對(duì)；另一方面可以加大記帳憑證的審核力量，以確保機(jī)內(nèi)記帳憑證的正確無(wú)誤、二是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上輸入記帳憑證，或先由會(huì)計(jì)人員填好紙質(zhì)的記帳憑證，然后再由本會(huì)計(jì)人員將其輸入計(jì)算機(jī)形成機(jī)內(nèi)記帳憑證。為了減少機(jī)內(nèi)記帳憑證的錯(cuò)誤，除要求輸入記帳憑證的人員(簡(jiǎn)稱制證人)具有有關(guān)會(huì)計(jì)知識(shí)外，還要求其具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德。 

　　二、把住記帳憑證的審核關(guān) 
　　
　　手工編制的記帳憑證需經(jīng)指定人員審核簽字或蓋章后傳給記帳人員記帳，審核憑證是手工核算內(nèi)部牽制的重要手段。會(huì)計(jì)電算化后，記帳工作由帳務(wù)處理軟件完成，通過(guò)記帳憑證的審核可以檢查制證人是否正確地輸入了憑證，防止有意或無(wú)意的輸入錯(cuò)誤發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)讓制證人修改后再審核。會(huì)計(jì)電算化后的記帳憑證審核，不僅包括手工審核的內(nèi)容，而且更強(qiáng)調(diào)機(jī)內(nèi)記帳憑證與紙質(zhì)記帳憑證的一致性檢查。 
　　
　　按會(huì)計(jì)制度有關(guān)規(guī)定，對(duì)同一張記帳憑證制證與審核不允許是同一人。憑證填制完畢，應(yīng)由非制證人且具有審核權(quán)限的人進(jìn)行審核。經(jīng)過(guò)審核簽字的記帳憑證就可以記帳了。因此，記帳憑證的審核是作為保證機(jī)內(nèi)記帳憑證正確無(wú)誤的最關(guān)鍵一環(huán)，也是最后一關(guān)，要求審核人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)，才能保證輸入及修改后的機(jī)內(nèi)記帳憑證的正確無(wú)誤。 

　　三、把住記帳憑證的修改關(guān) 
　　
　　為了保證記帳憑證的正確無(wú)誤，任何時(shí)候發(fā)現(xiàn)記帳憑證有錯(cuò)誤，都必須修改，直到正確為止。 
　　
　　(一)在填制該張憑證時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的修改。無(wú)論專用帳務(wù)處理軟件還是通用帳務(wù)處理軟件，其填制憑證功能幾乎都是采用的全屏幕操作方式。在填制該張憑證時(shí)發(fā)現(xiàn)的大部分錯(cuò)誤，如日期、附單據(jù)、摘要、會(huì)計(jì)科目和金額的錯(cuò)誤，都可以將光標(biāo)移到錯(cuò)誤處直接修改；如有少數(shù)內(nèi)容不能修改，可放棄該張憑證。 
　　
　　(二)未經(jīng)審核簽字發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的修改。記帳憑證填制完畢，無(wú)論是制證人發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤還是審核人發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，只要審核人未簽字，最簡(jiǎn)單的修改方法是進(jìn)入填制憑證功能，找到錯(cuò)誤的那張憑證，將光標(biāo)移到錯(cuò)誤處便可以直接修改。如果只是憑證類別等不影響會(huì)計(jì)帳簿最終結(jié)果的錯(cuò)誤，便可不修改。 
　　
　　(三)模擬記帳或試算平衡時(shí)發(fā)現(xiàn)記帳憑證錯(cuò)誤的修改。如果未經(jīng)審核簽字，可以采用上列(二)的方法修改；如果已經(jīng)審核并簽字，可以先由審核人取消簽字，然后再修改。 
　　
　　(四)記帳后發(fā)現(xiàn)記帳憑證錯(cuò)誤的修改。記帳后如果發(fā)現(xiàn)大量的記帳憑證有錯(cuò)誤，當(dāng)軟件提供有“恢復(fù)到記帳前狀態(tài)”功能的，先使用該功能將帳務(wù)處理恢復(fù)到記帳前狀態(tài)，然后再采用上列(三)的方法修改；假如軟件沒有“恢復(fù)到記帳前狀態(tài)”的功能，還可以先利用硬盤備份或軟盤備份(記帳前的備份)將其恢復(fù)到記帳前狀態(tài)，然后再修改。 
　　
　　記帳后如果發(fā)現(xiàn)少量的記帳憑證有錯(cuò)誤，或雖發(fā)現(xiàn)大量的記帳憑證有錯(cuò)誤，但無(wú)法恢復(fù)到記帳前狀態(tài)，則應(yīng)區(qū)別不同情況采用類似于手工做帳中的補(bǔ)充登記法、紅字更正法(會(huì)計(jì)電算化稱為“負(fù)數(shù)更正法”)，予以修改，然后審核簽字、記帳。 
　　
　　(五)結(jié)帳后發(fā)現(xiàn)記帳憑證錯(cuò)誤的修改。結(jié)帳后發(fā)現(xiàn)記帳憑證錯(cuò)誤，可以像手工一樣留待下月修改；也可以先利用軟件功能或結(jié)帳前備份將帳務(wù)處理恢復(fù)到結(jié)帳前狀態(tài)，然后再采用上述(四)的有關(guān)方法修改。