電費會計核算軟件功能需求

    電費核算存在許多問題，主要有：科目匯總不平衡，上下級往來核對不一致，應收帳款長期未核對，價內、價外電費沒有分開核算，甚至對部分用戶的應收款項沒建帳，收多少算多少等。造成這種狀況的原因有諸多方面。主觀上是電費核算人員業(yè)務素質較低、責任心不強，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，也不愿主動解決問題，這是其一；其二用電營業(yè)的財務核算一般由財務部門和用電管理部門交叉管理，財務部門負責業(yè)務指導而無人事管理權，用電部門負責具體運作，大多又不懂財務，所以對這塊工作有些措施很難落實，出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，結果是雙方都疏于管理�？陀^上是工作量大，核算內容復雜，人員少，而且大部分單位沿用手工核算，即使運用計算機核算，到目前為止，還沒有一套針對電費核算特點的軟件，使用起來非常勉強。對這些問題上級主管部門非常重視，各供電單位也進行過清理。但由于涉及的時間長、工作量大，大部分單位沒有結果；少數(shù)單位進行了徹底清理，也經常出現(xiàn)反復，或前清后亂。因此，要完全解決電費核算問題，提高用電管理水平，除了加強管理、配備得力人員外，開發(fā)統(tǒng)一的、適用的電費會計核算程序刻不容緩。本文就電費會計核算程序所必備的功能以及應考慮的問題作一些討論。
　　
　　一般的功能要求：第一，滿足財政部規(guī)定的核算規(guī)則；第二，網(wǎng)絡共享，多用戶并發(fā)操作；第三，自動化：各種初始信息及各種設置可通過程序引導實現(xiàn)；第四，實時匯總、跨月計賬、結賬、自動轉帳等。
　　
　　除了具備以上一般會計軟件都應具有的功能外，還必須滿足電費會計核算的特殊要求。

　　一、自動取數(shù)

　　用電部門經過抄表、計算、審核到電費清單的最后出臺，時間已到月底，遇到特殊情況，甚至推到次月。電費會計要等到清單出來才能制作憑證、記帳、匯總。眾所周知，一個供電單位面對的用戶數(shù)量少則幾百，多則上千上萬。隨著電網(wǎng)改造的進行以及裝表到戶、計量到戶的逐步推行，需要單獨核算的用戶數(shù)量將不斷增加。面對這樣多的用戶，在很短的時間內，要保證核算質量確實存在很多困難�，F(xiàn)在各單位一般都有自己的電費計算軟件，為了避免繁重的重復勞動，提高效率，減少差錯，新開發(fā)的電費會計核算軟件應有這樣一個接口，能將已有的電費數(shù)據(jù)資源直接地自動地轉化為本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。由于各單位情況有一定差異，管理模式不一，電費計算程序也五花八門，而且在未來的時間還可能變換，因此，需要尋找一個通用的轉換平臺。最好的辦法是能有一套集電費計算、會計核算于一體的軟件，這樣就可實現(xiàn)無障礙的數(shù)據(jù)轉換。筆者認為這是可行的�，F(xiàn)時各單位的電費計算軟件之所以未能統(tǒng)一，一方面是由于沒有統(tǒng)一組織開發(fā)；另一方面是過分強調各單位的特殊情況，日常操作的隨意性大，而忽視了最基本的共同點：電價的規(guī)定是統(tǒng)一的，電度的計量方法是統(tǒng)一的，電費的計算方法也無不同。只要抓住這些共同點，同時使軟件的功能盡量靈活通用，這樣既滿足了使用者的要求，又反過來規(guī)范了操作行為，克服隨意性。

　　二、特殊的帳本格式和輸入模式

　　電費會計核算的主要內容是應收用戶電費的核算，具體的核算科目就是“應收帳款”。它有兩個特點：一是用戶特別多，少則幾百，多則成千上萬；二是代收款項多。既包括形成企業(yè)收入的營業(yè)收入的價內電費，也包括為政府代收的三峽建設資金、電力建設資金、重點建設資金、價格調節(jié)基金等。
　　
　　上述這些電費項目作為用戶都毫無區(qū)別地當作電費支出，應付款項一般都在“應付帳款”科目中核算，而供電單位則要求區(qū)分開來分別核算。在手工核算方式下，要解決這個矛盾非常困難：第一，如果將各電費項目分開核算，就要對每個用戶設立多個明細帳，它的科目體系將會十分龐大；第二，將原來一筆分錄、一個數(shù)字就能反映的內容生硬地分為多個分錄、多個數(shù)字來反映，記帳過程也要重復幾次，使工作量增加了幾倍；第三，把電費分項目核算，極不利于查帳、統(tǒng)計和與用戶對帳。比如說某用戶交來10萬元電費，我們分別計入價內電費4萬，三峽資金3萬，電建資金3萬，如果要通過帳本查找這10萬元電費就要分別翻出這個用戶的所有明細帳，確定憑證編號找出計入各明細帳的4萬、3萬、3萬，再經過計算才能確認用戶交來的10萬元。電費統(tǒng)計、與用戶對帳的過程也大致如此。各供電單位沒分開核算，原因就在于此。如果不分開核算，則每個用戶各電費項目應收、實收、欠收是多少，需付給政府各種代收款是多少等都是一筆糊涂帳。去年核銷重點建設資金時，落實到各用戶的核銷額就是“摸腦殼”確定的，缺少合理性，產生過許多矛盾。
　　
　　要使這套程序適合電費核算，必須解決上述的矛盾。傳統(tǒng)的帳本格式有“三欄式”和“多欄式”兩種，“三欄式”帳本可反映某一對象的借方、貸方發(fā)生額和余額；“多欄式”帳本可在一個帳頁上顯示多個核算對象，但它只能反映某一計帳方向的發(fā)生額。如果結合這兩種格式的特點，對“應收帳款”科目采用一種新的帳本格式，暫且叫作“多欄式”(格式如圖1)。它的特點是在一個帳頁上可反映多個核算對象，每個核算對象都有借方、貸方發(fā)生額和余額，“總額”欄的各項分別等于后面各欄相應各項之和。這樣無需擴大科目體系，既可滿足分電費項目核算的需要，查帳、對帳也極為方便。

　　確定了帳本格式，那么對“應收帳款”科目核算內容的輸入模式也基本可以確定。筆者提供一個參考模式如圖2。這種模式的優(yōu)點是：(1)與帳頁格式相對應；(2)輸入直觀、方便，輸入每個用戶的發(fā)生額時，提供各電費項的當期時點的余額，方便電費金額的輸入和在各項目間的分配；(3)可自動統(tǒng)計，減少在憑證輸入過程中的計算量。

　　三、電費違約金的計算

　　《供電營業(yè)規(guī)則》明文規(guī)定：用戶在供電企業(yè)規(guī)定的期限內未交清電費時，應承擔電費滯納的違約責任。電費違約金從逾期之日起計算至交納日止。這為向欠費用戶收取違約金提供了法律依據(jù)。收取違約金是催收電費的經濟手段，也為電力企業(yè)資金被占用提供了一條補償渠道，甚至可能成為企業(yè)的增利因素。
　　
　　利用計算機程序將使違約金的計算快速、準確，但還有以下幾個問題需要明確。

　　(一)是計單息還是計復息

　　《供電營業(yè)規(guī)則》只規(guī)定了收取違約滯納金的范圍和收取的比例，未規(guī)定究竟是按單總計算還是接復息計算。根據(jù)數(shù)學推斷：如果按復息計算，那么在其他因素不變的情況下，無論計算幾次，在什么時候計算都不會影響一年內應收違約金的總額；如果按單息計算，那么計息周期或計算次數(shù)不同，一年內應收的違約金總額也會不同，計算周期短、計算次數(shù)多，一年內應收違約金總額越大（假如每天計算一次，就相當于按復息總計算），反之越小。依據(jù)以上推斷，按單息計算，人為因素會影響違約金的計算；計復息則更公平、更科學、更精確。

　　(二)是按新欠先還的原則還是按老欠先還的原則確認新老欠費

　　《供電營業(yè)規(guī)則》對這個問題未作規(guī)定。除居民用戶之外的用戶新、老欠費計收違約金的比例分別為千分之二、千分之三，如果按新欠先還的原則，計收的違約金會更多，對供電方有利，反之則對欠費用戶方有利。這個問題直接關系到供電方與欠費用戶方的經濟利益，有可能會引起一些經濟爭端。所以要么通過一定的法律形式確定這種確認原則；要么從用戶的利益考慮，按對用戶有利的原則確認。而計算機程序應提供任選這兩種確認原則的可能。

　　(三)是按權責發(fā)生制核算還是按收付實現(xiàn)制核算

　　權責發(fā)生制是會計核算的基本核算方法，凡歸屬本期的收入，無論款項在本期收到與否，都作為本期收入；凡屬本期的費用，無論款項在本期是否支出，都作為本期費用�！镀髽I(yè)會計準則——收入》規(guī)定的收入確認標準比較原則，使企業(yè)在確認收入時具有一定的自主權。而在財政部同時印發(fā)的該準則指南中指出，收取其他企業(yè)的違約金不屬該準則規(guī)范的范疇，這使得企業(yè)在確認違約金的歸屬期時具有更大的選擇權。如果按本期計算的應收違約金確認收入，根據(jù)現(xiàn)行稅法，應計交增值稅以及附征的城建稅、教育附加。假設某企業(yè)不包括這塊收入已有利潤，那么這塊增加的收入還需繳納企業(yè)所得稅。按現(xiàn)時的稅費比例計算總共應交稅費占應計收入的43．7％。企業(yè)為了這些不知何時才能兌現(xiàn)的“空頭支票”，必須實實在在墊付一大筆稅費。這對電力企業(yè)得不償失，也使本已十分緊張的資金狀況雪上加霜。
　　
　　基于以上分析，供電企業(yè)只能毫無選擇地在實際收到款項時確認收入。但同時必需嚴格違約金的管理，強化違約金的催收。因此電費核算程序應有一個完備的電費違約金備查系統(tǒng)，詳細記錄違約金的應收、實收和余額。

　　四、強大的統(tǒng)計查詢系統(tǒng)

　　電費回收困難的現(xiàn)狀促使電力企業(yè)不斷加大電費的催收力度和考核力度，因而對電費數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、查詢以至分析顯得尤為重要。電費核算軟件應提供強大的功能滿足這種需要。根據(jù)不同人員的要求，特別需要按時段、按用戶區(qū)域、按用戶欠費金額、按電價類別等查詢、統(tǒng)計功能以及以上各種口徑的組合查詢統(tǒng)計功能。這樣有利方便地把握電費回收進度、掌握回收動態(tài)、確定催費重點、找出欠費原因、確定催費措施，也有利于上級的考核。
　　
　　當然，一套功能完善強大的電費核算軟件遠不止以上功能，也必然還有更多的問題需要考慮。筆者只希望以上的討論能對軟件的編制有一些幫助，盡快扭轉電費核算的混亂局面，促使整個用電管理水平的提高。