試述會計電算化軟件開發(fā)的思維轉(zhuǎn)變

    隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的來臨，計算機等信息技術(shù)在世界各國經(jīng)濟管理領(lǐng)域的應(yīng)用正向縱深方向發(fā)展，會計電算化就是其中一個有力的例證。但我國的會計電算化軟件開發(fā)的思維模式，還在很大程度上停留在計算機代替手工會計核算的工具上，即會計原理在計算機上的再現(xiàn)，會計電算化軟件仍以“核算”型會計軟件為主，缺乏相應(yīng)的管理職能。由于受該思維的影響，軟件開發(fā)主要考慮如何接近會計準則和會計制度，較少考慮計算機固有特點和優(yōu)勢，還有設(shè)計出來的會計電算化軟件追求通用性高，而忽視了具體行業(yè)或特殊業(yè)務(wù)的應(yīng)用。這一問題離我國的會計電算化事業(yè)發(fā)展要求差距較大。筆者認為我國的會計電算化軟件開發(fā)思維要在許多方面及時轉(zhuǎn)變。

　　一、電算化軟件開發(fā)要從以會計準則、會計制度為準型，向以會計準則、會計制度和計算機核算特點相結(jié)合型轉(zhuǎn)變

　　1、會計平衡驗證方面的轉(zhuǎn)變。在手工會計下會計準則、會計制度規(guī)定在登帳時，對總帳和明細帳，分別由兩個或兩個以上的會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或記帳憑證、科目匯總表等進行平衡登記，目的是對于發(fā)生的錯誤可以利用這種平衡登記方式檢查差錯。但會計電算化后，由于總帳和明細帳的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記帳憑證，計算機按照登錄總帳和明細帳的程序命令將數(shù)據(jù)從憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總帳數(shù)據(jù)庫和明細帳數(shù)據(jù)庫，只要記帳憑證審核無誤，計算機的內(nèi)部運算不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤。所以，總帳金額一定衡等于各所屬明細帳余額之和。那種在會計實務(wù)檢驗中占據(jù)重要地位的、用來檢驗實務(wù)工作是否正確的最基本“平衡驗證”，仍出現(xiàn)在會計電算化軟件中，就成為畫蛇添足。

　　2、日記帳和明細帳功用的轉(zhuǎn)變。手工會計通過對現(xiàn)金、銀行存款設(shè)置日記帳，主要是現(xiàn)金、銀行存款的流動性強，業(yè)務(wù)頻度較大，比較容易出現(xiàn)差錯和舞弊。通過日記帳達到日清月結(jié)，從而增強了對貨幣資金的管理。設(shè)置明細帳主要是為了歸類信息，便于查詢。當實行會計電算化后，利用計算機較強的運算速度和可靠運算能力，對各種記帳憑證進行統(tǒng)計和求和，并對記帳憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號、摘要、科目代碼、單位名稱、金額、憑證類型等，若要了解貨幣資金的收支結(jié)余以及各明細帳的情況，只需敲入幾個指令，其結(jié)果便躍入屏上。針對貨幣資金管理的獨特性，我認為改每日登記為每隔5天（或10天）登記一次，而對于明細帳除了年終存檔外，平時就沒有再設(shè)一個模塊每月都去登記日記帳的必要了。

　　3、會計信息傳輸形式的轉(zhuǎn)變。在手工條件下，信息載體是紙張，不僅成本高，而且使大容量的信息處理和大范圍的信息交流極受限制；同時運算速度慢。因此，對外提供信息時不得不將信息予以綜合，并且主要采用定期（每月或每年）發(fā)布通用財務(wù)報告的方式輸出會計信息，然后輸入到使用者那里，使用者再將其進行解集。
　　
　　現(xiàn)行的不少會計電算化軟件為了緊扣會計準則和會計制度這個軸心，使手工會計在計算機上再現(xiàn)，導(dǎo)致軟件開發(fā)思維停留在現(xiàn)行傳輸模式下。這種模式的主要局限是現(xiàn)行傳輸?shù)臅r空固定化、格式化和高度集中化。在經(jīng)濟內(nèi)容紛繁復(fù)雜、經(jīng)濟業(yè)務(wù)與市場瞬息萬變的時代，已滿足不了管理者的需要了。因此會計電算化軟件開發(fā)應(yīng)充分利用計算機資源，除了定時、按規(guī)定格式提供信息外，更多的精力應(yīng)花在設(shè)計出適時提供各種現(xiàn)行使用者所需的各種信息，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使得各信息使用者能及時、有效地選取，分析其所需的信息，作出各種決策，不必再等到分期報告出來之后，獲取那些經(jīng)綜合的歷史信息。這種合計信息傳輸模式如下：

　　二、電算化軟件開發(fā)從“核算型”向“核算與管理相結(jié)合型”會計電算化軟件轉(zhuǎn)變

　　1、會計電算化軟件開發(fā)除了服務(wù)于會計核算，還應(yīng)服務(wù)于管理需要。會計的基本職能是核算，但是由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，原來需要較長時間才能加工處理完成的會計信息，現(xiàn)在即刻便可完成，因而會計的基本職能也延伸至以核算與管理并存。這不僅是計算機在會計應(yīng)用中產(chǎn)生作用的必然結(jié)果，同時也是市場競爭給會計電算化軟件開發(fā)提出的客觀要求。在競爭激烈的市場環(huán)境下，企業(yè)愈來愈重視管理和效益。瞬息萬變的市場競爭，單純的核算型財務(wù)軟件，已明顯不能滿足企業(yè)經(jīng)營管理各部門的要求。企業(yè)要求從采購管理、庫存管理、銷售管理，到會計核算應(yīng)收、應(yīng)付帳款管理、成本管理、財務(wù)分析預(yù)測實現(xiàn)一體化。比如供應(yīng)部門要求隨時可以提供原材料的供應(yīng)、生產(chǎn)和余額情況。還要提供每個供應(yīng)商的姓名、地址以及商品價格及距離等信息，以便及時作出向誰來購、采購多少、以什么方式采購等決策。又如銷售部門要求隨時全面提供企業(yè)應(yīng)收帳款的帳齡分析表、客戶歷史付款情況、產(chǎn)品銷售結(jié)構(gòu)、以及庫存情況，以便簽訂銷售合同，組織貨源等。因而在會計電算化軟件設(shè)計，除了考慮核算上的方便之外，還應(yīng)考慮能與管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)實現(xiàn)資源共享。

　　2、會計電算化軟件開發(fā)應(yīng)突破現(xiàn)行核算時空跨度上的局限性，將事前預(yù)測、事中控制、事后分析3個環(huán)節(jié)有機聯(lián)系起來，構(gòu)成一個無縫連接的良性循環(huán)整體，為企業(yè)的管理提供更有效的信息支持。

　　3、通過逐步完善，使電算會計發(fā)展成為以會計為核心的信息管理系統(tǒng)，形成融會計分析、會計決策、會計專家為一體的系統(tǒng)，會計職能轉(zhuǎn)變。

　　三、電算化軟件從通用型向通用與市場細分相結(jié)合型轉(zhuǎn)變

　　近年來不少財務(wù)軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶，對行業(yè)特征和單位的核算特點考慮不夠，導(dǎo)致不少施行電算會計的單位，仍要會計人員做大部分輔助工作，由各種經(jīng)濟組織形式組成的混合經(jīng)營型企業(yè)，更是如此，致使更多的中小企業(yè)對會計電算化處于觀望之中。其原因主要是軟件開發(fā)商缺乏既熟悉會計，又精通計算機的復(fù)合型人才。由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)存在許多共性，開發(fā)通用型的會計電算化軟件是必要的，但是通用型軟件適用性差、范圍窄。因此，開發(fā)軟件應(yīng)注意以下幾方面的問題：

　　1、合理選定通用會計軟件的適用范圍。如設(shè)計適用于一切企事業(yè)單位的通用會計軟件，由于要求適用范圍大，開發(fā)難度大，沒有實際意義。建議按農(nóng)業(yè)、工業(yè)、商業(yè)、外貿(mào)、金融、行政機關(guān)、科研事業(yè)單位的特點，分別開發(fā)設(shè)計出適用這些行業(yè)的不同通用會計電算化軟件。

　　2、找出各單位的共同業(yè)務(wù)，設(shè)計出通用化的功能模塊，如工資、固定資產(chǎn)、貨幣資金等核算，可設(shè)計通用化模塊。對于不同行業(yè)、規(guī)模等具體單位的核算特點等�？煞謩e設(shè)計不同的模塊，如銀行的流動資產(chǎn)、施工企業(yè)的產(chǎn)成品。成本核算、存貸計價等，分別根據(jù)不同行業(yè)或客戶需求設(shè)計不同的模塊。用友公司推出了面向不同企業(yè)、不同管理模式的系列產(chǎn)品（UFERPG，UFERP－M和UFERPS），安易公司的Anyi2000也將其產(chǎn)品劃分為高端產(chǎn)品（適用于大型企業(yè)和特大型企業(yè)），中端產(chǎn)品（適用于中型企業(yè)和行政事業(yè)單位）和低端產(chǎn)品（適用于小型企業(yè)）。同時對于特殊用戶的要求，必要時可作少量的二次開發(fā)。

　　3、提高營銷人員的編程能力，強化售后服務(wù)功能。由于我國廣大會計人員的計算機水平比較低，對會計電算化了解不夠，在使用初期操作經(jīng)常會出現(xiàn)差錯，導(dǎo)致計算機不能正常運行，離不開營銷人員的系統(tǒng)維護；同時，軟件二次開發(fā)的大部分工作需要營銷人員完成。這些都要求提高營銷人員編程能力。

　　四、電算化軟件開發(fā)在選擇會計核算方法上應(yīng)由簡便性向會計決策有用性轉(zhuǎn)變

　　在會計核算中，對于同樣的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，可能存在著不同的備選方法。這些方法各有優(yōu)缺制點。在手工會計條件下，會計方法的選擇依據(jù)有二：一是會計信息的決策有用性；二是簡便性。一些能夠使會計信息更加有用、更加科學(xué)的會計方法，由于操作上的難度而不得不被忍痛割愛，如輔助生產(chǎn)費用分配中的代數(shù)分配法、計提壞賬準備金的帳齡分析法、債券攤銷的實際利率法等。在會計電算化條件下，無論多難的會計核算方法，計算機都能在瞬間完成。因此，簡便性不再是會計方法選擇的依據(jù)，而代之的則是會計決策的有用性。

　　五、會計信息由單調(diào)的輸出方式向融視聽、圖型為一體的多形式輸出方式轉(zhuǎn)變

　　由于會計工作的枯燥無味，以及計算機屏幕強光刺激，時間長了會計人員容易疲勞。因此，充分利用多媒體技術(shù)，使得提供的信息不僅有傳統(tǒng)的表格；同時，在一些必要的情況下還可以提供圖像化，以及音訊的信息。如在登錄記帳憑證時，若出現(xiàn)借貸不平衡，計算機會出現(xiàn)鳴笛或語言預(yù)警提示；帳齡分析表背景顏色可以采用由淺到深的顏色來提示哪些款項可能會出現(xiàn)壞帳？哪些款項已到收帳期等。這些無論對于信息輸出和管理都是有益的，同時還能滿足使用者對信息在視覺美感和動態(tài)方面的要求，這些對提高會計人員的工作效率和會計軟件的宣傳推廣都是有很大幫助的。