利用電子表做輔助審計工具的探索

    我是1993年應(yīng)聘到秦皇島會計師事務(wù)所搞電算應(yīng)用工作的，開始利用電子表軟件處理會計報表，當(dāng)時是在286PC機，DOS平臺上用SUPERCALC3電子表軟件進行的。1995年以后在586機型，WINDOWS平臺上利用EXCEL電子表軟件處理會計報表。通過五年多的實踐和探索，對利用電子表軟件做輔助審計工具的問題，談點體會和意見。

　　一、利用電子表軟件做輔助審計工具是當(dāng)前較好的選擇

　　電子表軟件現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為辦公自動化軟件當(dāng)中比較突出一類組件，應(yīng)用非常廣泛，很多“三資”企業(yè)招聘時，把應(yīng)用EX—CEL電子表軟件定為必會技能之一。80年代初期我國移植和漢化開發(fā)的有：LOTUS1—2—3、SUPERCALC3、 0FFICE； CCED等電子表軟件，這種軟件的最大優(yōu)點是根據(jù)人們處理數(shù)據(jù)或事務(wù)時運用表格形式的習(xí)慣，直接把表格顯示在屏幕上，通過設(shè)置項目和公式，輸入原始數(shù)據(jù)，不用編程，就能自動計算和生成表格以至顯示分析圖表。90年代電腦硬軟件快速發(fā)展，特別是WIN—DOWS平臺上的EXCEL電子表軟件經(jīng)過深化和漢化，其功能大大提高。例如EXCEL97還在新建選項當(dāng)中設(shè)計有處理中國國家統(tǒng)一規(guī)定的財務(wù)報表和建設(shè)項目表格的模板。應(yīng)用時既快又方便。稍加修改就可應(yīng)用。再者近幾年我國注冊會計師隊伍質(zhì)量提高了，但是電算應(yīng)用水平還很不平衡，特別是能自行編制輔助審計軟件的人還很少， 自編軟件推廣應(yīng)用也很不容易。然而學(xué)會利用電子表軟件做輔助審計工具就比較容易了。目前還沒有看到比較成熟和適用的輔助審計商品軟件。所以說利用電子表軟件做輔助審計工具是當(dāng)前比較符合實際和比較好的選擇。

　　二、利用EXCEL做輔助審計工具的探索

　　所謂輔助審計工具， 當(dāng)然不能只是指利用計算機將會計報表照樣打印一遍。應(yīng)該通過電腦應(yīng)用具備審核計算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯性，自動計算，自動生成所需樣式的表格；幾個會計表之間數(shù)據(jù)能夠按勻稽關(guān)系自動傳輸，還能對該客戶單位所審期限經(jīng)營管理狀況自動提供分析數(shù)據(jù)等等。甚至還應(yīng)考慮到老客戶后續(xù)服務(wù)的數(shù)據(jù)自動提取以及便于查詢的需要。上述作為輔助審計工具的初步要求條件，利用EXCEL軟件，基本上能做到。

　　1，一類會計報表的多表文件都建立在一個工作簿當(dāng)中，利用其可以設(shè)計多個工作表的功能，分別設(shè)計資產(chǎn)負(fù)債表、財務(wù)狀況變動表(1998年后已改用現(xiàn)金流量表)、損益表、利潤分配表以及計算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯性審核顯示。還可以設(shè)計所審單位該期經(jīng)營狀況的指標(biāo)分析圖表顯示，后續(xù)服務(wù)數(shù)據(jù)提供報表顯示等等。

　　2．在各個工作表當(dāng)中，所有合計數(shù)或可以從報表中計算出來的數(shù)，都輸入公式，讓軟件自動計算提取，實際上每一個輸入公式的單元格，都是所涉及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的檢驗窗口。

　　3．利用一個工作表顯示審核計算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯性窗口。凡是具有相等平衡關(guān)系的，都可以利用減法公式。這樣顯示“0”，就是準(zhǔn)確；顯示差數(shù)，就是不平衡，也就是錯誤，有這一具體差數(shù)，尋找錯誤點，就方便多了。

　　4．以一個完整的會計報表系統(tǒng)作為模板，如：在調(diào)試之后的工業(yè)企業(yè)會計報表上，再修改成其他類別會計報表系統(tǒng)，用復(fù)制方法，非常方便。

　　在實際應(yīng)用時，一般有兩種情況：一種是制表人親自上機處理；另一種是制表人與上機者分別負(fù)責(zé)。應(yīng)該提倡注冊會計師親自動手。采用的辦法是： (1)只輸入原始數(shù)據(jù)，凡是有公式的，讓計算機去計算。輸入后與底稿核對，這就可以反映出錯誤的地方了。底稿數(shù)凡是與計算機公式計算數(shù)不同的地方，不是輸入時數(shù)據(jù)輸錯了，就是原始表中某項“被用數(shù)”錯了，具體錯誤點很容易找到。(2)將會計報表中必須保持的平衡關(guān)系和勾稽關(guān)系的相關(guān)數(shù)組成判斷公式，從而保證報表的計算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯合理性。

　　三、輔助審計工具軟件的開發(fā)和展望

　　作為完全滿意的輔助審計工具來說，利用電子表軟件還有很多不足之處。特別是審計工作中的很多具體需要，例如需要隨時參閱的經(jīng)濟參數(shù)和計算公式，審計工作底稿和審計報表的保管和查詢等，還有滿足客戶咨詢服務(wù)的具體要求等等，就得利用數(shù)據(jù)庫軟件或其他軟件來編制。 當(dāng)前選用VISUALF0XPR0比較實際。最關(guān)鍵問題是注冊會計師和計算機技術(shù)人員必需密切結(jié)合。計算機應(yīng)用技術(shù)與審計工作專業(yè)技術(shù)密切結(jié)合，才能產(chǎn)生把審計工作水平提高到一個新臺階的優(yōu)良軟件。

　　最后還提一下用SC3軟件編制會計報表軟件的特殊使用價值。SC3軟件雖然已經(jīng)是很落后了。當(dāng)然有條件的單位或個人應(yīng)該利用EXCEL軟件做輔助審計工具。條件困難的單位可用SC3軟件， 它可在DOS平臺上，在沒有硬盤低檔機上，都可以運行。因為SC3電子表軟件，工作簿只是一張二維表，最大利用橫63列，豎254行。我們把資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、財務(wù)狀況變動表都建立在這一張表上，左右分域。并又設(shè)計好公式，就可以達(dá)到了上述作為輔助審計工具的應(yīng)有功能，現(xiàn)在買這類檔次的計算機，幾百元就解決了。