在財務(wù)軟件的使用中，定義賬套、系統(tǒng)設(shè)置，到憑證轉(zhuǎn)入、審核、記賬、結(jié)賬，每一個環(huán)節(jié)都不能省略，而且必須根據(jù)單位的實際去設(shè)置，因此大凡使用賬務(wù)處理系統(tǒng)的財務(wù)人員都基本上能熟練掌握及運用這些功能模塊。但在實際使用賬務(wù)處理系統(tǒng)時，許多人都忽略或未使用財務(wù)軟件中的一個相當(dāng)便捷的模塊，這就是定義和運用自動轉(zhuǎn)賬分錄。
我們知道在會計業(yè)務(wù)中存在一類轉(zhuǎn)賬憑證，它們每月重復(fù)或年年重復(fù)且有規(guī)律地出現(xiàn)。例如，每月提取折舊費，按月上交稅金，按月發(fā)放工資，月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費用到損益賬戶，年底進行收入、費用的決算等。這些憑證的摘要、借貸方科目，金額的來源或計算方法基本不變，如果我們要編制此類憑證，每月都將做許多這樣的重復(fù)工作，而且所取金額必須從計算機記賬后查閱，記錄后才能錄入，稍有不慎，就會出現(xiàn)遺漏或輸入錯誤。
因此，在財務(wù)軟件的賬務(wù)處理系統(tǒng)中專門設(shè)置了“自動轉(zhuǎn)賬分錄定義”模塊，我們可以把此類憑證的摘要、借貸方科目，金額的來源或計算方法預(yù)先設(shè)置好定義存入計算機，并用不同的“分錄號”標(biāo)記命名。使用時，告訴計算機“自動轉(zhuǎn)賬分錄”的分錄號，由計算機自動調(diào)入該“自動轉(zhuǎn)賬分錄”，并根據(jù)預(yù)先定義的金額來源或計算方法自動取數(shù)，填制相應(yīng)的金額并產(chǎn)生憑證。這樣就不必經(jīng)常重復(fù)輸入此類憑證，可成倍地提高錄入速度。
自動轉(zhuǎn)賬分錄必須先定義后使用。在定義過程中有一定的難度，如熟練掌握了電子報表取數(shù)方法，其定義則難度不大，一旦定義成功，使用起來非常便捷。下面，筆者以安易軟件為例介紹一下自動轉(zhuǎn)賬分錄的定義。
定義自動轉(zhuǎn)賬分錄的三個難點解決了，其他問題也就迎刃而解。
一是“借／貸”符號的錄入。鍵入“J”則為“借”，鍵入“D”則為“貸”，至于方向與正常編制憑證的方向相同。
二是會計科目的輸入。可以輸入助記碼，也可以按F2鍵調(diào)出一張科目代碼，科目名稱對照表，選擇應(yīng)選科目即可；也可以直接輸入科目代碼。
三是金額來源，這是難點之中的難點。它主要指此科目的人民幣金額如何取得。此時按F2鍵可出現(xiàn)表達式復(fù)選框，雙擊所選項后出現(xiàn)金額選項框，雙擊所選項后確定即可。在實際工作中金額來源表達式是不同的，一些是從科目表取數(shù)，一些是從部門表取數(shù)，也有一些是常數(shù)和憑證輸入數(shù)，應(yīng)根據(jù)實際情況逐步摸索使用。像稅率、折舊率、分配系數(shù)等則選“常數(shù)”。此時，出現(xiàn)“轉(zhuǎn)入常數(shù)”窗口，提示輸入一個常數(shù)。如稅率為33％，則常數(shù)輸入0.33，表達式中則乘以0.33作為常數(shù)的來源。為加快定義自動憑證速度，在自動憑證左下方有“公式遞推”框，對于同類科目，如52101（管理費用———工資）、52102（管理費用———辦公費）、52103（管理費用———其他）等，在金額來源設(shè)定中只要設(shè)定一項公式后，點擊“公式遞推”后，521的每一個下級科目都會自動增加，公式也會相應(yīng)擴展。
定義好的自動憑證，為驗證其正確性，便于修改，可單擊“試編”。試編后的數(shù)據(jù)不會存入計算機，也不參與記賬，我們可放心使用。當(dāng)然，不可輕易使用“編制”，否則我們只能用“刪除”鍵刪除。
