假設(shè)您要建立一個(gè)其中每個(gè)賬戶代碼均可出現(xiàn)多次的月度事務(wù)列表。在月末，您需要按賬戶代碼對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和分類匯總。

　　執(zhí)行此任務(wù)的方法至少有 5 種。以下是這 5 種方法的教程。

　　注釋 示例數(shù)據(jù)集中的賬戶號(hào)碼在列 A 中，金額在列 B 中。數(shù)據(jù)區(qū)域是 A2:B100，數(shù)據(jù)目前未排序。

　　方法 1：使用創(chuàng)造性的 IF 語(yǔ)句和“選擇性粘貼”

　　步驟如下：

　　按賬戶（列A）對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。

　　在列C中創(chuàng)建一個(gè)公式，以持續(xù)對(duì)每個(gè)賬戶進(jìn)行動(dòng)態(tài)匯總。例如，在單元格C2中創(chuàng)建公式：=IF(A2=A1,C1+B2,B2)

　　在列D中創(chuàng)建一個(gè)公式，以標(biāo)識(shí)特定賬戶的最后一個(gè)條目，例如，在單元格D2中創(chuàng)建公式：=IF(A2=A3,FALSE,TRUE)

　　將C2:D2中的公式向下復(fù)制到所有行中。

　　復(fù)制C2:D100。在此區(qū)域仍處于選中狀態(tài)時(shí)，單擊“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”，單擊“數(shù)值”，然后單擊“確定”，將C2:D100中的公式改為數(shù)值。

　　按列D排序，降序排列。

　　對(duì)于在列D中值為TRUE的行，列A中是賬戶號(hào)碼的唯一列表，列C中是賬戶的最終動(dòng)態(tài)匯總。

　　優(yōu)點(diǎn)速度快。只需對(duì)寫(xiě)IF語(yǔ)句感覺(jué)敏銳。

　　缺點(diǎn)還有更好的方法。

　　方法2：使用“高級(jí)篩選”獲得唯一賬戶列表

　　這是一種獲得唯一賬戶號(hào)碼列表的方法：

　　突出顯示區(qū)域A1:A100。

　　在“數(shù)據(jù)”菜單上，指向“篩選”，然后單擊“高級(jí)篩選”。

　　單擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”。

　　選中“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框。

　　選擇要在其中顯示唯一列表的工作表空白部分。將此位置鍵入“復(fù)制到”框中。

　　注釋單擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”之前，“復(fù)制到”框顯示為灰色。

　　單擊“確定”。唯一賬戶號(hào)碼將顯示在輸入的位置。

　　輸入獲得結(jié)果所需的所有進(jìn)一步操作、數(shù)組公式等。

　　優(yōu)點(diǎn)比方法1快。無(wú)需排序。

　　缺點(diǎn)此后所需輸入的數(shù)組公式將使您頭暈。

　　方法3：使用“合并計(jì)算”命令

　　此方法使用“合并計(jì)算”命令，這有幾項(xiàng)要求：賬戶號(hào)碼必須在要匯總的數(shù)值字段的左側(cè)。每列上方必須有標(biāo)題。需要對(duì)其中包括左列中的賬戶號(hào)碼和頂部標(biāo)題的單元格矩形塊指定區(qū)域名稱。在本例中，該區(qū)域?yàn)锳1:B100。

　　突出顯示區(qū)域A1:B100。

　　通過(guò)在名稱框（在編輯欄左側(cè)）中單擊并鍵入TotalMe之類的名稱，對(duì)此區(qū)域指定區(qū)域名稱。（也可以在“插入”菜單上單擊“名稱”。）

　　將單元格指針置于工作表的空白部分。

　　在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“合并計(jì)算”。

　　在“引用位置”框中，鍵入?yún)^(qū)域名稱(TotalMe)。

　　在“標(biāo)志位置”部分，選中“首行”和“最左列”。

　　單擊“確定”。

　　優(yōu)點(diǎn)無(wú)需排序?？捎靡幌盗墟I盤快捷鍵將其實(shí)現(xiàn)：Alt+D+N（區(qū)域名稱）、ALT+T、ALT+L、Enter。易于縮放。如果區(qū)域包括12個(gè)月份列，則結(jié)果將是每月的匯總。

　　缺點(diǎn)如果在同一工作表上再次使用“合并計(jì)算”功能，則需要通過(guò)使用Delete鍵從“所有引用位置”中清除舊區(qū)域名稱。賬戶號(hào)碼必須位于數(shù)值數(shù)據(jù)的左側(cè)。這要比數(shù)據(jù)透視表稍慢，對(duì)于具有超過(guò)10,000個(gè)記錄的數(shù)據(jù)集，這會(huì)變得很明顯。

　　方法4：使用“分類匯總”命令

　　這是一種很棒的功能。但因?yàn)榈贸龅臄?shù)據(jù)處理起來(lái)很陌生，所以與“合并計(jì)算”相比，您可能不常使用此功能。

　　按列A排序，降序排列。

　　選擇數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格。

　　在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“分類匯總”。

　　默認(rèn)情況下，Excel支持對(duì)最后一列數(shù)據(jù)的分類匯總。這在此例中有效，但您往往必須在“選定匯總項(xiàng)”列表中滾動(dòng)才能選擇正確的字段。

　　單擊“確定”。Excel將在每當(dāng)更改賬戶號(hào)碼時(shí)插入一個(gè)新行，并進(jìn)行分類匯總。

　　添加匯總后，您將看到小按鈕“1”、“2”和“3”顯示在名稱框下，單擊“2”只查看每個(gè)賬戶 其中有匯總的一行。單擊“3”查看所有行。

　　優(yōu)點(diǎn)很棒的功能。極適于打印有匯總和每節(jié)后都有匯總的報(bào)告。

　　缺點(diǎn)必須先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。對(duì)于大量數(shù)據(jù)，這可能會(huì)很慢。必須使用“定位”命令（“編輯”菜單），然后單擊“定位條件”才能只選擇可見(jiàn)的單元格，將匯總移動(dòng)到其他位置。必須使用“分類匯總”命令（“數(shù)據(jù)”菜單），然后單擊“全部刪除”才能恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。

　　方法5：使用“數(shù)據(jù)透視表”

　　“數(shù)據(jù)透視表”是所有解決方案中最全面的。不必對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。數(shù)值列可位于賬戶號(hào)碼的左側(cè)或右側(cè)?？奢p易使賬戶號(hào)碼向下或跨頁(yè)排列。

　　選擇數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格。

　　在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”。

　　單擊“下一步”接受步驟1中的默認(rèn)設(shè)置。

　　確保步驟2中的數(shù)據(jù)區(qū)域是正確的（通常是正確的），然后單擊“下一步”。

　　單擊步驟3中的“布局”按鈕。（Excel97用戶會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到“布局”作為步驟3。）

　　在“布局”對(duì)話框中，將“賬戶”按鈕從右側(cè)拖放到“行”區(qū)域。

　　將“金額”按鈕從右側(cè)拖放到“數(shù)據(jù)”區(qū)域。

　　單擊“確定”。（Excel97用戶單擊“下一步”。）

　　指定是要將結(jié)果放在新工作表中還是放在現(xiàn)有工作表的特定部分內(nèi)，然后單擊“完成”。

　　優(yōu)點(diǎn)快速、靈活、強(qiáng)大。即使對(duì)于大量數(shù)據(jù)也很快。

　　缺點(diǎn)有些令人望而卻步。