往來(lái)賬款的管理常常令不少企業(yè)的財(cái)務(wù)人員頭疼不已。這些陳年舊賬如何處理，企業(yè)往往要通過(guò)向?qū)Ψ桨l(fā)函證來(lái)進(jìn)行核實(shí)。然而，函證究竟該怎么編制，未回函該如何處理，不少人卻不甚了解。
函證的安排和組織
函證的對(duì)象是應(yīng)收（應(yīng)付）賬款、預(yù)收（預(yù)付）賬款、其他應(yīng)收（應(yīng)付）款。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于那些掛賬金額小、時(shí)間長(zhǎng)、不經(jīng)常發(fā)生往來(lái)的應(yīng)付款項(xiàng)單位，或會(huì)計(jì)師事務(wù)所年度審計(jì)已發(fā)函又得到回函的單位，企業(yè)可不發(fā)詢證函。函證的對(duì)象通常是數(shù)額較大、掛賬時(shí)間較長(zhǎng)的往來(lái)款項(xiàng)。如果通過(guò)業(yè)務(wù)部門、網(wǎng)絡(luò)、114查詢等無(wú)對(duì)方聯(lián)系方式無(wú)法進(jìn)行函證的單位，還要責(zé)成專人專項(xiàng)辦理。
財(cái)務(wù)部門取得被函證單位的聯(lián)系方式后，編制詢證函。一般規(guī)模較大的企業(yè)，利用企業(yè)信用或因?yàn)榻Y(jié)算的時(shí)間差，導(dǎo)致財(cái)務(wù)往來(lái)有余額的單位成千上萬(wàn)，用手工在電子表格或ＷＯＲＤ文檔中填制，工作量大、效率低、容易出錯(cuò)。當(dāng)前，可利用電子表格編程功能，將電子表格自動(dòng)生成格式標(biāo)準(zhǔn)、樣式統(tǒng)一、自動(dòng)編號(hào)的詢證函。初次發(fā)詢證函，一般要由財(cái)務(wù)人員發(fā)送，未回函再次發(fā)函時(shí)，可視情況由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方交流溝通后發(fā)送，以提高回函率。
大多數(shù)單位安排在年度資產(chǎn)清查階段函證，這時(shí)期財(cái)務(wù)工作繁忙，回函的幾率小。初次發(fā)函時(shí)，大概要經(jīng)歷15天，回函率一般只在30％左右，難以滿足往來(lái)款項(xiàng)管理全面核查的要求。有效的做法是，借助于年度資產(chǎn)清查的氛圍，安排函證工作，并根據(jù)初次回函情況安排下步函證工作，下次函證時(shí)間大致在次年的2月份。一次函證要有一次分析、一次總結(jié)，并繼續(xù)安排下次函證，如果回函質(zhì)量依舊較差，就要一直進(jìn)行函證，時(shí)間涵蓋半年也很必要。
未回函或回函不符為哪般
函證發(fā)送后，10天內(nèi)仍然得不到對(duì)方回函的，企業(yè)往往需要繼續(xù)發(fā)函或派專人到對(duì)方核對(duì)賬簿。而對(duì)于已收到的回函，要重點(diǎn)分析回函不符的原因，回函不符屬被詢證方的原因有：詢證方款項(xiàng)已付，對(duì)方尚未收到。對(duì)于時(shí)間較長(zhǎng)的往來(lái)款項(xiàng)，可能對(duì)方銀行出納丟失票據(jù)，財(cái)務(wù)人員沒有掛賬。這種情況較少，主要在于對(duì)方財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)薄弱，未能及時(shí)與銀行對(duì)賬。
詢證方開具發(fā)票，對(duì)方未收到，或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)員收到但未轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員，對(duì)方不能掛賬；或者對(duì)方已開具發(fā)票，但對(duì)方業(yè)務(wù)員或其他人員未轉(zhuǎn)移到詢證方。
函證方銷售產(chǎn)品時(shí)為對(duì)方代墊的費(fèi)用，代墊的原始憑證對(duì)方未收到，或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)員收到，未轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員，對(duì)方?jīng)]有掛賬；被詢證方往來(lái)記賬串戶，如將詢證方股份公司開具的發(fā)票掛在集團(tuán)公司的名頭下；詢證方記賬金額有誤；被詢證方更名或重組，沒有將更名函或重組的確認(rèn)文件轉(zhuǎn)交給詢證方，詢證方不能夠做往來(lái)賬戶調(diào)整。
經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)因質(zhì)量等產(chǎn)生扣罰事宜，雙方協(xié)商后，只需函證方出具內(nèi)部扣罰決議，并相應(yīng)扣減被詢證方的往來(lái)金額。但被詢證方未有扣罰決議，財(cái)務(wù)部門不知情，不能進(jìn)行賬務(wù)處理�；螂p方簽訂了處罰協(xié)議，雙方簽字蓋章，但被詢證方業(yè)務(wù)員未將處罰協(xié)議轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門不能作賬務(wù)處理。
值得關(guān)注的是，被詢證方更名，更名函已傳遞到財(cái)務(wù)往來(lái)人員手中，但因詢證方應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)付款分設(shè)不同崗位，往往會(huì)出現(xiàn)一個(gè)崗位調(diào)整賬戶，而其他崗位未能調(diào)整的情況。
函證透露出的額外信息
函證不只是簡(jiǎn)單地用來(lái)核對(duì)雙方賬務(wù)往來(lái)的準(zhǔn)確性，通過(guò)函證，企業(yè)還可以及時(shí)了解對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，并及時(shí)給予適當(dāng)?shù)奶幚硪庖�。一是該單位已�?jīng)撤銷，應(yīng)付對(duì)方款項(xiàng)可以做營(yíng)業(yè)外收入及時(shí)處理。對(duì)于更名的單位，要索取企業(yè)更名書，在賬務(wù)上作調(diào)戶處理。另外，有的單位已經(jīng)將更名函送交函證單位，單位在兩個(gè)名頭上掛賬的，要按新戶予以統(tǒng)一。對(duì)于欠款金額較小、時(shí)間較長(zhǎng)、找不到具體的辦公地點(diǎn)和辦公人員，又不知對(duì)方具體情況的單位，也可以作明核案被處理，或?qū)⒍鄠�(gè)這樣的賬戶在一個(gè)專用賬戶里掛賬。對(duì)于長(zhǎng)期掛賬無(wú)人催要、掛賬金額經(jīng)常出錯(cuò)，發(fā)票不及時(shí)開具或其他有悖于合同的，評(píng)價(jià)其誠(chéng)信度和管理水平，將誠(chéng)信度差、管理水平低的單位傳遞給招標(biāo)部門，招標(biāo)部門向?qū)Ψ搅咙S、紅牌，減少或杜絕與這樣單位的往來(lái)。
此外，對(duì)于長(zhǎng)期掛賬的未付款項(xiàng)，在函證期間停止支付，待全部函證完畢，確認(rèn)對(duì)方款項(xiàng)無(wú)異，方可支付。依此防止函證方錯(cuò)誤記錄，對(duì)方以錯(cuò)就錯(cuò)，借函證之機(jī)騙取款項(xiàng)，造成不該有的損失。同時(shí)，對(duì)于收到的詢證函，要按單位和往來(lái)科目裝訂成冊(cè)，作為檔案保存，以便日后查閱。