論電算化下的會(huì)計(jì)控制

　　反映和控制是會(huì)計(jì)的兩大基本職能。由于種種原因，現(xiàn)代會(huì)計(jì)的反映職能發(fā)揮得比較好，控制職能則處于“講的不多、做的更少”的狀態(tài)。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域快速滲透的今天，會(huì)計(jì)的反映職能即將或已經(jīng)為計(jì)算機(jī)取代的情況下，如何更加重視、發(fā)揮會(huì)計(jì)的控制職能就顯得特別重要。本文試圖談?wù)勗趶V泛使用計(jì)算機(jī)的條件下，如何更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)控制職能的有關(guān)問題。

　　一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)控制的要求自從50年代會(huì)計(jì)工作中開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)，直到70年代后數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算工作已經(jīng)絕大部分被電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所代替，人們利用計(jì)算機(jī)的記憶功能、數(shù)值計(jì)算和邏輯運(yùn)算功能，以及龐大而且先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫，基本代替了會(huì)計(jì)的手工操作。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，改變了會(huì)計(jì)工作的面貌，為會(huì)計(jì)人員參與管理提供了更大的空間。手工會(huì)計(jì)是通過原始憑證到記帳憑證、到帳簿、再到報(bào)表這樣的流程來開展核算工作的，其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計(jì)算工作，尤其是記帳過程避免不了許多重復(fù)轉(zhuǎn)抄工作。而電算化會(huì)計(jì)僅需將數(shù)據(jù)（原始憑證）一次錄入，其他的過程均可由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理且瞬間即可完成。這樣，在手工會(huì)計(jì)中非常費(fèi)時(shí)、費(fèi)力和繁瑣的工作，變成了電算化會(huì)計(jì)下一個(gè)簡(jiǎn)單的指令或動(dòng)作。過去需要眾多人員從事的填證、記帳、編表的工作，現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進(jìn)行操作就可以了。因此可以說，電算化會(huì)計(jì)不僅徹底解放了會(huì)計(jì)人員的雙手，同時(shí)也為激活會(huì)計(jì)人員的頭腦創(chuàng)造了條件，使他們有精力、有條件去關(guān)注履行會(huì)計(jì)原本就有的職能，即會(huì)計(jì)控制。另外，90年代以后，實(shí)踐中不斷開發(fā)出的許多先進(jìn)適用的軟件項(xiàng)目，使電算化會(huì)計(jì)可以完成大量在手工會(huì)計(jì)條件下難以完成的信息處理工作，如各種輔助核算和管理會(huì)計(jì)核算工作。而這些核算正是實(shí)施會(huì)計(jì)控制所必須的，或者說是會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容之一，例如，在進(jìn)行費(fèi)用控制時(shí)，人們甚至需要追蹤到某個(gè)人的費(fèi)用明細(xì)信息，這對(duì)于一個(gè)較大規(guī)模的企業(yè)來說，在手工會(huì)計(jì)條件下可以說是無法做到的。而在電算化會(huì)計(jì)下，只需在程序中設(shè)置某種輔助核算功能，就可按照需要獲取所需的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和報(bào)告。

　　會(huì)計(jì)電算化不僅為實(shí)施會(huì)計(jì)控制提供了眾多機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)會(huì)計(jì)控制提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。一方面，是電算化會(huì)計(jì)的實(shí)施給會(huì)計(jì)控制帶來了新的難題。實(shí)施電算化會(huì)計(jì)以后，為一些人利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊提供了條件。由于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會(huì)計(jì)程序中增加會(huì)計(jì)控制功能，并按此思路來進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，從而使會(huì)計(jì)反映和控制兩大職能平衡發(fā)展。多年來，由于會(huì)計(jì)以反映為主，電算化會(huì)計(jì)的控制功能實(shí)際上處于“先天不足、后天失調(diào)”的境地。為此，需要大力開發(fā)會(huì)計(jì)控制的功能，擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫，建立以多種數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型為主的方法庫和模型庫。在進(jìn)行會(huì)計(jì)控制功能的開發(fā)時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，對(duì)市場(chǎng)和國家政策了如指掌，清楚控制點(diǎn)，系統(tǒng)掌握以數(shù)學(xué)為主的管理會(huì)計(jì)方法。此外，還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會(huì)計(jì)方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認(rèn)為，就企業(yè)會(huì)計(jì)而言，會(huì)計(jì)控制具有兩方面的內(nèi)容，一方面是對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量和會(huì)計(jì)工作本身的控制；另一方面是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制。

　　二、關(guān)于會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的控制控制會(huì)計(jì)信息的輸入、處理和輸出使其符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和各種會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，保證會(huì)計(jì)信息能真實(shí)、全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，保障各方利用會(huì)計(jì)信息所進(jìn)行的判斷和決策不被誤導(dǎo)，即我們所說的“對(duì)會(huì)計(jì)工作本身的控制”。在實(shí)施這一控制時(shí)，所設(shè)計(jì)的控制方法、措施和程序，應(yīng)具有防護(hù)性功能和自動(dòng)補(bǔ)償性功能。即會(huì)計(jì)信息在輸入、處理、輸出過程中，均有相應(yīng)的事先控制予以檢查。同時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)某一處理環(huán)節(jié)有誤，就應(yīng)有相應(yīng)的補(bǔ)救措施予以糾正。

　　手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有很大的不同。手工會(huì)計(jì)主要采用結(jié)構(gòu)控制方法，包括設(shè)置相互牽制和制約的會(huì)計(jì)崗位，通過對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制。比如，總帳、明細(xì)帳、日記帳分別記錄，結(jié)果相互驗(yàn)證；通過對(duì)帳和內(nèi)部審計(jì)進(jìn)行帳證核對(duì)。帳帳核對(duì)，保證記帳的正確；為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發(fā)生，采用多聯(lián)套寫憑證或預(yù)先編碼方式等。而在電算化會(huì)計(jì)中，由于工具、載體、帳務(wù)處理、會(huì)計(jì)組織等發(fā)生了根本的變化，會(huì)計(jì)控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀?jì)算機(jī)共同控制，使得會(huì)計(jì)控制更為復(fù)雜，要求更加嚴(yán)密。但是操作簡(jiǎn)單，控制功能也更加有效。電算化會(huì)計(jì)信息控制除計(jì)算機(jī)本身的一般控制外，主要是指會(huì)計(jì)信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對(duì)數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制，由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與，而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果，因而對(duì)電算化會(huì)計(jì)的輸入控制顯得尤為重要。為此，應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式，建立科目參照文件，設(shè)立科目代碼校驗(yàn)位，有條件的可進(jìn)行二次輸入；每一位參與電算化會(huì)計(jì)的人員都應(yīng)實(shí)施合理授權(quán)控制，通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段，防止差錯(cuò)和舞弊行為；還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應(yīng)無法進(jìn)入下一步會(huì)計(jì)處理。會(huì)計(jì)信息處理和輸出的控制，基本上是通過計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)進(jìn)行的，主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具有識(shí)別信息失誤的能力。同時(shí)，要防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)程序操作。由此可見，電算化會(huì)計(jì)控制的關(guān)鍵，一是研究會(huì)計(jì)控制的要求，即確定會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的控制點(diǎn)；二是確定計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達(dá)到會(huì)計(jì)控制的要求。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)展，會(huì)計(jì)控制自動(dòng)化的程度就會(huì)越高。可以想象，當(dāng)全社會(huì)都用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來以后，就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸，以盡量減少人為因素。會(huì)計(jì)控制功能便將大為增強(qiáng)。

　　三、關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制現(xiàn)代企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過程相互聯(lián)系、相互作用的集合體，是一個(gè)具有特定功能和目標(biāo)的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)、保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要采用一系列會(huì)計(jì)方法，通過計(jì)劃、預(yù)算、內(nèi)部控制、分析、稽核、報(bào)告等手段，利用會(huì)計(jì)信息對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進(jìn)行控制。會(huì)計(jì)電算化為企業(yè)利用會(huì)計(jì)信息進(jìn)行管理創(chuàng)造了條件，這種會(huì)計(jì)控制通常有以下特征：①充分利用電算化會(huì)計(jì)信息。借助計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新分類和整理，通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享，一次輸入，多次使用。②需要進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的再開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算，把以運(yùn)籌學(xué)為主的數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型開發(fā)成方法庫和模型庫，并同會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)先進(jìn)快速的處理和計(jì)算優(yōu)勢(shì)實(shí)施會(huì)計(jì)控制。③會(huì)計(jì)人員可以專注地進(jìn)行會(huì)計(jì)分析、制定控制標(biāo)準(zhǔn)和參與決策。④計(jì)算機(jī)自動(dòng)報(bào)警和實(shí)時(shí)控制。即將控制標(biāo)準(zhǔn)事先輸人會(huì)計(jì)系統(tǒng)作為“控制線”，執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異，就激活計(jì)算機(jī)自動(dòng)報(bào)警，以及時(shí)調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制，包括效益控制、資產(chǎn)控制和風(fēng)險(xiǎn)控制等。

　�。ㄒ唬┬б婵刂�。效益控制的目標(biāo)是以最小的資金占用和耗費(fèi)，最優(yōu)的資金投入組合，獲得最大的產(chǎn)出效益，簡(jiǎn)單地說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計(jì)劃、編制預(yù)算等事前控制和跟蹤計(jì)劃實(shí)施、進(jìn)行成本、費(fèi)用指標(biāo)分解、采用限額開支和責(zé)任會(huì)計(jì)等事中控制。利用計(jì)算機(jī)的輔助核算，生成適合管理和控制要求的企業(yè)內(nèi)部效益控制報(bào)告，如成本費(fèi)用報(bào)告、合同執(zhí)行報(bào)告、責(zé)任中心報(bào)告等。會(huì)計(jì)人員應(yīng)集中精力利用計(jì)算機(jī)的計(jì)算和處理結(jié)果進(jìn)行會(huì)計(jì)分析，并應(yīng)對(duì)影響企業(yè)效益的主要因素著重進(jìn)行分析、研究。

　　（二）資產(chǎn)控制。資產(chǎn)控制的目標(biāo)是保持資產(chǎn)實(shí)物的安全、完整并使其保值、增值，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。這種控制可以分為實(shí)物控制和價(jià)值控制兩類。對(duì)資產(chǎn)實(shí)物的控制，主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理，對(duì)資產(chǎn)的購買、保管、領(lǐng)用、處置應(yīng)有完整記錄并定期清查和核對(duì)，還應(yīng)經(jīng)常對(duì)內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實(shí)施審計(jì)控制。資產(chǎn)的價(jià)值控制，主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實(shí)施財(cái)產(chǎn)保全控制，根據(jù)需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊，及時(shí)進(jìn)行固定資產(chǎn)大修理等，保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進(jìn)行。

　�。ㄈ�）風(fēng)險(xiǎn)控制。現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中，隨時(shí)面臨著風(fēng)險(xiǎn)的困擾。風(fēng)險(xiǎn)控制的目標(biāo)是，在實(shí)現(xiàn)經(jīng)營獲利目標(biāo)的前提下，使企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到最小。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)分經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，具體又可分為決策失誤風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)變化風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、籌資風(fēng)險(xiǎn)等。這些風(fēng)險(xiǎn)會(huì)使企業(yè)偏離其經(jīng)營目標(biāo)，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)控制可減低或消除這些風(fēng)險(xiǎn)。在具備及時(shí)、準(zhǔn)確、充分的管理會(huì)計(jì)信息和報(bào)告的基礎(chǔ)上，利用含納市場(chǎng)、產(chǎn)品、客戶、競(jìng)爭(zhēng)和環(huán)境因素等多重變量的各種科學(xué)的決策模型，通過計(jì)算機(jī)反復(fù)進(jìn)行模擬實(shí)驗(yàn)以控制決策失誤風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于影響收入實(shí)現(xiàn)，或者造成成本、費(fèi)用超支等市場(chǎng)變化風(fēng)險(xiǎn)，通過敏感的會(huì)計(jì)信息及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)控制，可在很大程度上減少此類風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)造成的損失。通過對(duì)投資項(xiàng)目事前進(jìn)行評(píng)價(jià)、事中密切跟蹤以及對(duì)投資效果的適時(shí)分析和調(diào)節(jié)，運(yùn)用投資評(píng)價(jià)模型和投資項(xiàng)目管理模塊�？捎行У乜刂仆顿Y風(fēng)險(xiǎn)�；I資風(fēng)險(xiǎn)一方面包括籌資成本對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響，另一方面也是更重要的方面，是指由于企業(yè)融資而引起的財(cái)務(wù)狀況惡化直至破產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制，主要是通過對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析，控制和調(diào)節(jié)負(fù)債資本結(jié)構(gòu)，適當(dāng)減低企業(yè)還本付息壓力，避免支付危機(jī)，以維護(hù)企業(yè)正常的能持續(xù)經(jīng)營的財(cái)務(wù)狀況。

　　由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程復(fù)雜，管理層次多樣，會(huì)計(jì)控制也無法絕對(duì)保證企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行、管理及會(huì)計(jì)信息處理不出一點(diǎn)差錯(cuò)。會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)存在著人為的、非價(jià)值因素的影響，無法實(shí)現(xiàn)全過程的“絕對(duì)自動(dòng)化”。而且，由于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的采用增加了計(jì)算機(jī)舞弊這一不安全因素，大大增加了企業(yè)會(huì)計(jì)控制的成本。對(duì)于會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)優(yōu)劣的判斷，不能認(rèn)為其可靠性越高越好，而要遵循成本效益原則，使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。