［摘 要］本文結(jié)合船舶管理公司的特點(diǎn)，分析了船舶管理公司建立內(nèi)部控制制度的重要性，論述了內(nèi)部控制制度的主要內(nèi)容，提出了內(nèi)部控制制度如何在船舶管理公司執(zhí)行和運(yùn)用。
［關(guān)鍵詞］船舶管理公司 內(nèi)部控制 運(yùn)用
一、船舶管理公司建立內(nèi)部控制制度的重要性隨著航運(yùn)市場(chǎng)的前景越具開(kāi)拓，上海市作為全國(guó)航運(yùn)中心地位的確立，各類(lèi)新型的船舶運(yùn)輸、船舶管理公司蜂起。研究船舶管理如何在船舶服務(wù)管理的現(xiàn)代公司制下，建立有效的內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，有著重要的意義�，F(xiàn)在成立的為船舶服務(wù)的各種船舶管理和船員管理公司，規(guī)模小、資產(chǎn)少、機(jī)構(gòu)設(shè)置精簡(jiǎn)、一人多崗甚至兼職兼崗，船東公司性質(zhì)各不相同，服務(wù)對(duì)象特殊，建立良好的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系有利于企業(yè)公司治理結(jié)構(gòu)的完善，以有效地解決一些企業(yè)內(nèi)部因業(yè)務(wù)多樣分散，緊急狀況多發(fā)而導(dǎo)致管理不足、控制薄弱、易違規(guī)操作等問(wèn)題。運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)，依據(jù)內(nèi)部控制所要達(dá)到的目標(biāo)，在這些企業(yè)中建立一套內(nèi)部控制制度和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，對(duì)于船舶管理行業(yè)的健康發(fā)展，公司的實(shí)際管理規(guī)范運(yùn)作，都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
二、船舶管理公司內(nèi)部控制制度的特點(diǎn)針對(duì)船舶管理行業(yè)的特殊性，管理為船舶和船東公司服務(wù)的具體要求，公司所制定的內(nèi)部控制制度要具有不同于船舶運(yùn)輸或其他行業(yè)的適合管理公司可運(yùn)作的特點(diǎn)，所以特別強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)。
�。�1）強(qiáng)調(diào)針對(duì)性和適用性，不必面面俱到。要根據(jù)管理船舶的崗位設(shè)置情況，既有各自分工，又相互聯(lián)系，財(cái)務(wù)記錄在原始記錄的收集中易出現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，整個(gè)公司容易出現(xiàn)錯(cuò)弊的細(xì)節(jié)來(lái)制定切實(shí)有效的內(nèi)部控制制度，應(yīng)方便各部門(mén)、員工在實(shí)際中運(yùn)用，針對(duì)性強(qiáng)，切實(shí)可行。適用性可概括為“內(nèi)容規(guī)范、易于理解、便于操作、可有序調(diào)整”。
�。�2）強(qiáng)調(diào)落實(shí)。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制需要有文字的制度，作為工作的規(guī)范，滲透于各個(gè)管理環(huán)節(jié)。作為船舶管理人員，多為高級(jí)船舶技術(shù)人才，他們以自已的工作經(jīng)驗(yàn)的積累，在管理的各個(gè)層明上，都有獨(dú)到的見(jiàn)解，則有些辦事規(guī)則已是約定俗成的規(guī)范，制定內(nèi)部控制制度時(shí)，也要形成文字，使其持之以恒，不能隨意更改。制度落實(shí)于文字后，需加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行情況的關(guān)心與監(jiān)督，落實(shí)具體分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常執(zhí)行和監(jiān)督。
�。�3）強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵控制點(diǎn)，有針對(duì)性地找出防弊糾錯(cuò)的有效辦法。尤其在重大項(xiàng)目運(yùn)作中，要在成本與效益原則上做到職務(wù)分離和兼職兼崗相平衡，相互牽制與崗位設(shè)置相適應(yīng)。船舶管理尤以貨幣資金支出控制點(diǎn)、年末財(cái)產(chǎn)項(xiàng)目清查控制點(diǎn)等為主。對(duì)這些關(guān)鍵控制點(diǎn)要特別強(qiáng)調(diào)：一是否授權(quán)；二是否符合制度規(guī)范；三是內(nèi)部審計(jì)的定期審核；四是主管人員的不定期抽查。
三、船舶管理公司內(nèi)部控制制度的主要內(nèi)容目前，船舶管理公司內(nèi)部控制制度包括船舶機(jī)務(wù)管理、船舶海務(wù)管理、船員管理等各部門(mén)管理制度和程序。
船舶機(jī)務(wù)是對(duì)所屬船舶機(jī)電設(shè)備的管理、維修保養(yǎng)及安全操作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。管理人員檢查船舶各類(lèi)機(jī)電設(shè)備的操規(guī)程的執(zhí)行情況；按各類(lèi)設(shè)備維修保養(yǎng)周期及運(yùn)行工況，檢查所屬各輪的維修保養(yǎng)情況；按船級(jí)社的規(guī)范要求，檢查所屬各輪船舶證書(shū)的有效性并督促所屬各輪制定和落實(shí)預(yù)防檢修計(jì)劃。及時(shí)處理機(jī)務(wù)問(wèn)題并及時(shí)整理歸檔，審閱處理船舶機(jī)務(wù)的各種報(bào)表，對(duì)所屬船舶修船進(jìn)行具體管理，參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)修，保證質(zhì)量，節(jié)約修費(fèi)，縮短修期。按船舶保險(xiǎn)條款的規(guī)定協(xié)助辦理索賠。負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查船舶的備件、物料管理，檢查船舶備件、物料訂購(gòu)情況；審閱船舶備件、清冊(cè)及增減情況；審核備件、物料申請(qǐng)單及使用情況和備件質(zhì)量反饋，并做好記錄。
船舶海務(wù)管理是跟蹤船舶安全情況，安排船舶氣象導(dǎo)航服務(wù)，對(duì)船舶普航儀器的補(bǔ)充和更換、校正和修理，對(duì)使用氣象導(dǎo)航的船舶進(jìn)行跟蹤，月度、年度統(tǒng)計(jì)。發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定使用氣導(dǎo)的船舶予以制止，對(duì)于不合理的賬單不予通知付費(fèi)。對(duì)航海圖書(shū)資料及普航儀器的賬單進(jìn)行審核，并開(kāi)出付款通知單后交財(cái)務(wù)部和通知船東。
船員管理部是對(duì)船舶所需船員作出合理安排，建立全體船員人事資源庫(kù)，負(fù)責(zé)每月船員上下船動(dòng)態(tài)收集和匯總，做好電子數(shù)據(jù)匯總。收集和提出本部門(mén)船員培訓(xùn)的需求；根據(jù)船員年度培訓(xùn)計(jì)劃選送合適的船員參加培訓(xùn)；對(duì)船員在船進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。負(fù)責(zé)船舶月度船員工資動(dòng)態(tài)的匯總、計(jì)算和審核。
船舶管理公司為船舶管理所設(shè)定的其他部門(mén)，以配合船舶管理展開(kāi)工作。那么，管理公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)公司各管理部門(mén)產(chǎn)生的事項(xiàng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系以服務(wù)企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，保證業(yè)務(wù)活動(dòng)在各部門(mén)按照適當(dāng)?shù)氖跈?quán)進(jìn)行，在會(huì)計(jì)核算期內(nèi)以正確的計(jì)價(jià)方式和金額記錄所有業(yè)務(wù)交易活動(dòng)，并編制會(huì)計(jì)報(bào)表，以符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，提供公司各需求方以正確的財(cái)務(wù)依據(jù)和信息。
管理公司財(cái)務(wù)部針對(duì)船舶管理各部門(mén)制度的執(zhí)行，建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，對(duì)船舶機(jī)務(wù)管理的會(huì)計(jì)控制，主要是處理船舶機(jī)務(wù)的各種報(bào)表，特別在大額修理資金的安排上，落實(shí)到修理監(jiān)督，隨時(shí)提供修船狀況，與修理廠家溝通，對(duì)預(yù)付款進(jìn)行連續(xù)記錄進(jìn)程；對(duì)機(jī)務(wù)海務(wù)緊急事故處理，與處置管理人員配合調(diào)度，對(duì)必須的備件供應(yīng)，根據(jù)計(jì)劃情況，妥善安排，以提供足額資金保障。保證所有的交易事項(xiàng)以完整的原始記錄為憑，在合適的會(huì)計(jì)期間內(nèi)，得以正確反映。資金的支付由授權(quán)的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。
管理公司財(cái)務(wù)部據(jù)以制定船舶管理公司內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，明確經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、隸屬關(guān)系、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門(mén)職責(zé)分工、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)以及資金來(lái)源等情況，以確保公司合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)、控制財(cái)務(wù)舞弊、提高經(jīng)營(yíng)效率和效果為目的，使管理公司達(dá)到以下五個(gè)目標(biāo)。
�。�1）保證公司管理業(yè)務(wù)活動(dòng)按照程序和適當(dāng)?shù)氖跈?quán)進(jìn)行。
（2）保證所有的交易事項(xiàng)以正確的金額在恰當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間及時(shí)記錄于適當(dāng)?shù)馁~戶(hù)，使會(huì)計(jì)報(bào)告的編制符合有關(guān)財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求。
�。�3）對(duì)資產(chǎn)的記錄、接觸和處置均經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，明確相互牽制的人。
�。�4）保證賬實(shí)相符。
�。�5）保證會(huì)計(jì)監(jiān)督及時(shí)、正確。
四、內(nèi)部控制制度在管理公司執(zhí)行和作用企業(yè)內(nèi)部控制貫徹和落實(shí)，不僅要求有良好職業(yè)道德的中下層管理人員的配合，更要求高層管理人員具有良好的素質(zhì)，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)計(jì)工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任及各主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)對(duì)本企業(yè)的會(huì)計(jì)工作全面負(fù)責(zé)；對(duì)本企業(yè)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)工作人員及其他人員執(zhí)行會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、規(guī)章、制度進(jìn)行督促和監(jiān)督，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度的貫徹和落實(shí)；保證會(huì)計(jì)資料合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，保障會(huì)計(jì)工作人員依法行使職權(quán)；建立會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制度，根據(jù)每一個(gè)會(huì)計(jì)工作崗位性質(zhì)的不同，分別設(shè)置不同的會(huì)計(jì)崗位，確定每一個(gè)會(huì)計(jì)崗位的職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)；明確會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)主管人員的職責(zé)。由于會(huì)計(jì)部門(mén)與企業(yè)其他職能部門(mén)——各船舶管理部門(mén)有著十分密切的聯(lián)系，在工作中經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系。因此，必須明確責(zé)任、科學(xué)分工、加強(qiáng)協(xié)作，從而對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督和考核。
船舶管理公司作為新型的管理服務(wù)公司，有著不同于其他運(yùn)輸企業(yè)的特性，我們要在實(shí)踐中不斷完善管理公司的內(nèi)部控制和會(huì)計(jì)控制制度，使管理公司為船舶服務(wù)、為船東公司服務(wù)的實(shí)際業(yè)務(wù)日臻完善，使管理程序可操作、易執(zhí)行和落實(shí)，讓會(huì)計(jì)控制在公司管理業(yè)務(wù)中發(fā)揮作用，使管理公司本身得到持續(xù)發(fā)展。（收稿日期：2005-12-20）
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