北京畢捷電機(jī)股份有限公司（以下簡稱“畢捷公司”）成立于2001年1月，系北京京城機(jī)電控股有限責(zé)任公司下屬的大型企業(yè)，其前身為1958年建廠的大型國有企業(yè)——北京市電機(jī)總廠，公司注冊資本1億元人民幣，現(xiàn)有職工1600人。公司主導(dǎo)產(chǎn)品為Y系列電機(jī)產(chǎn)品及NEMA系列高效電機(jī)， 50%以上出口到歐美等發(fā)達(dá)國家。公司按生產(chǎn)工序下設(shè)4個專業(yè)生產(chǎn)車間，分別為工具車間、剪沖車間、機(jī)加工車間、電工車間。產(chǎn)品經(jīng)剪沖車間、機(jī)加工車間加工后到電工車間進(jìn)行繞線、嵌線后組裝出廠。
一、原有預(yù)算管理中的不足之處
盡管畢捷公司的預(yù)算管理起步較早，但仍然存在許多不足，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.不是全面預(yù)算，每年只是對重點指標(biāo)如銷售收入、產(chǎn)量、費用、利潤等進(jìn)行預(yù)算，更多的編制時間和精力耗費在財務(wù)部與各個職能部門關(guān)于費用預(yù)算的“討價還價”上，而產(chǎn)量、庫存、銷售收入、回款、采購、付款、籌資、投資等沒有形成嚴(yán)格的對應(yīng)關(guān)系，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，未形成完整的預(yù)算體系，更多地側(cè)重于單項、重點指標(biāo)的預(yù)算。
2.計算數(shù)據(jù)相對粗略，預(yù)算不夠細(xì)化。由于公司產(chǎn)品規(guī)格型號多，擁有的客戶群相對較多，所以預(yù)算不可能細(xì)化到具體客戶、具體產(chǎn)品、具體零部件，只是參照歷史數(shù)據(jù)制訂出各項總體指標(biāo)再分解到各個季度和月份，每月考核時也只能對總指標(biāo)的完成情況進(jìn)行考核。
3.預(yù)算與實際的編制、對比分析停留在手工階段，缺乏預(yù)算數(shù)據(jù)共享、交換和流程管理的平臺，效率低下，時效性差。編制預(yù)算時，大多是公司總經(jīng)理辦公會根據(jù)公司的五年規(guī)劃和第二年的經(jīng)營思路確定出經(jīng)營計劃交財務(wù)部，財務(wù)部與其他業(yè)務(wù)部門一起根據(jù)此經(jīng)營計劃作經(jīng)營預(yù)算和收支平衡。所能借助的工具最多只能算是EXCEL，包括預(yù)算指標(biāo)的分解、下達(dá)、上報、匯總基本都停留在手工階段，更談不上數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、共享。預(yù)算編制的效率也較為低下，經(jīng)常從前1年的10月份開始編，到第2年的2月份正式預(yù)算指標(biāo)才能下達(dá)，預(yù)算編制周期偏長。
4.滾動預(yù)算、彈性預(yù)算無法進(jìn)行。預(yù)算指標(biāo)制訂完分解到12個月后基本上一年不變，談不上滾動預(yù)算，更談不上針對不同的市場情況、訂單情況作不同的生產(chǎn)預(yù)算，給生產(chǎn)經(jīng)營決策帶來了許多不便。
二、預(yù)算管理的改進(jìn)與提高
針對上述情況，2005年，在北京京城機(jī)電控股有限責(zé)任公司的大力支持下，畢捷公司開始推行全面預(yù)算管理，成立了預(yù)算管理委員會和預(yù)算管理辦公室，制訂了《全面預(yù)算管理制度》，并引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)，徹底改變公司預(yù)算管理的現(xiàn)狀，提升預(yù)算管理水平。1年來，通過專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)的實施，畢捷公司的預(yù)算管理工作得到了切實的改進(jìn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.開始形成真正意義上的全面預(yù)算，銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、物流業(yè)務(wù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫連接。由相對獨立的計算機(jī)管理系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)將公司的銷售、生產(chǎn)、采購、存貨、利潤、資金業(yè)務(wù)方面的預(yù)算及實際數(shù)據(jù)有效地集合在一起，通過編制接口程序?qū)N售、采購、物流業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，與預(yù)算數(shù)據(jù)融合成為一個整體。尤其是對于成本預(yù)算，考慮電機(jī)產(chǎn)品制造成本占完全成本將近90%的特點，對其作了詳盡而嚴(yán)格的預(yù)算設(shè)計。參照實際成本核算中的方法和步驟，將人工成本預(yù)算、制造費用預(yù)算、材料預(yù)算結(jié)合車間期初期末在制品差額計算形成制造成本預(yù)算，對剪沖車間和機(jī)加工車間實行了分步法，對電工車間產(chǎn)成品實行品種法預(yù)算，將財務(wù)成本核算的全過程納入預(yù)算體系，形成真正意義上的全面預(yù)算管理。
2.預(yù)算數(shù)據(jù)更加科學(xué)、合理。各個業(yè)務(wù)預(yù)算都是通過非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓椿P(guān)系計算出來的，改變了過去預(yù)算數(shù)據(jù)大多參照歷史資料，按照管理需要分別提出預(yù)算值的情況。各個預(yù)算數(shù)據(jù)計算的科學(xué)性大大增強(qiáng)，如產(chǎn)量預(yù)算根據(jù)銷售預(yù)算，結(jié)合產(chǎn)成品期初、期末庫存預(yù)算計算而成；應(yīng)收賬款預(yù)算根據(jù)銷售預(yù)算、每個客戶的回款情況與期初應(yīng)收賬款余額計算生成，從而使預(yù)算數(shù)據(jù)更加科學(xué)、合理。
3.預(yù)算與實際的對比更加細(xì)化，有利于管理者找準(zhǔn)企業(yè)管理中存在的癥結(jié)。打一個比方，在沒實施預(yù)算軟件之前，就跟醫(yī)院沒有高端的醫(yī)療檢測設(shè)備一樣，醫(yī)生判斷病情只能通過對病人的詢問觀察才能作出，企業(yè)管理者只能通過各部門的報表或與職能人員的溝通才能知道各個系統(tǒng)的運營情況，而其中又天然存在許多數(shù)據(jù)“黑洞”或人為因素，去誤導(dǎo)管理者。引入預(yù)算管理系統(tǒng)后，相當(dāng)于醫(yī)生有了先進(jìn)的檢測設(shè)備，通過設(shè)備的檢測、化驗，醫(yī)生就會快速準(zhǔn)確地判斷病人什么地方出現(xiàn)了問題，從而對癥下藥，藥到病除。同樣，現(xiàn)在我們通過預(yù)算管理系統(tǒng)提供的對比分析，不僅能知道我們的銷售收入指標(biāo)、回款指標(biāo)、庫存指標(biāo)總體完成情況，而且還會準(zhǔn)確地知道是哪個客戶沒有完成銷售計劃、回款計劃，是哪個客戶、哪些產(chǎn)品的庫存資金占用超標(biāo)等等，從而有利于管理者精確掌握當(dāng)前企業(yè)運營的細(xì)節(jié)，使管理和控制更加有據(jù)可依，企業(yè)管理也更加精細(xì)化，從而提高了管理效率。
4.預(yù)算編制、分發(fā)、匯總的時效性大大增強(qiáng)。通過引入專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)，構(gòu)筑起一個數(shù)據(jù)共享、交換的平臺，預(yù)算與實際的編制、分發(fā)時間大大縮短。通過接口程序可以很輕松地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，過去需要幾天才能完成的工作現(xiàn)在用一個小時便能完成，不僅減少了輸入誤差，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而且工作效率也得到了極大提高，現(xiàn)在實際運營中發(fā)生的問題能夠迅速反饋至管理層，為管理層盡早發(fā)現(xiàn)問題，盡早采取措施爭取到了時間，時效性大大增強(qiáng)。
三、預(yù)算管理為企業(yè)管理提供了有效工具
引入預(yù)算管理系統(tǒng)以后，為企業(yè)管理提供了有效工具，給企業(yè)管理帶來了升級與提高，幫助企業(yè)更好地實施成本控制，降低了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。
1.可以更好地對車間投入產(chǎn)出進(jìn)行控制、分析。在設(shè)計預(yù)算模型時，我們將機(jī)加工車間、剪沖車間、工具車間設(shè)為人為利潤中心，這些車間的材料領(lǐng)料是通過計劃價格核算按材料定額領(lǐng)入，生產(chǎn)出來的半成品是通過內(nèi)部計劃價格轉(zhuǎn)移到電工車間，這樣轉(zhuǎn)移價格是車間收入，發(fā)生的材料、人工、制造費用是車間成本，用收入減去成本可以直觀地反映車間的內(nèi)部盈虧。而且通過計劃價格核算，可以將材料的市場價格變化因素剔除，車間盈虧僅僅與材料消耗量、廢品損失、制造費用及人工成本的控制有關(guān)，可以更好地分清權(quán)責(zé)，便于考核。按照這樣一套模式設(shè)計出來的成本預(yù)算，可以與實際結(jié)果作出對比分析，對車間的投入產(chǎn)出進(jìn)行很好的控制，這一點對于材料和勞動力密集的制造型企業(yè)特別適用。
2.未雨綢繆，增強(qiáng)了企業(yè)的抗風(fēng)險能力。專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)可以通過彈性預(yù)算對不同情況提前作出精確預(yù)測，可以根據(jù)不同的市場情況、不同的產(chǎn)量情況由企業(yè)管理者作出不同的預(yù)測及判斷，從中選定方案最優(yōu)、風(fēng)險最小的方案。只要將不同的產(chǎn)量信息、不同的材料價格信息、不同的銷售收入信息輸入預(yù)算系統(tǒng)，經(jīng)過預(yù)算系統(tǒng)的自動計算，全年利潤的實現(xiàn)情況便可以很快計算出來。這一點對于全年銷售收入指標(biāo)的確定和產(chǎn)量指標(biāo)的確定至關(guān)重要。指標(biāo)一旦選定，管理者就可以提前考慮在哪些市場可以大舉挺進(jìn)，哪些市場應(yīng)該退出；為了完成預(yù)計產(chǎn)量應(yīng)如何搭配人力資源、設(shè)備資源；如何匹配現(xiàn)金流等等；可以起到未雨綢繆、降低經(jīng)營風(fēng)險的作用。
3.充分利用OA網(wǎng)，加快信息的反饋，節(jié)約了管理成本。畢捷公司的信息化建設(shè)起步較早（北京市電機(jī)總廠20世紀(jì)80年代就開始上王安小型機(jī)），公司內(nèi)設(shè)OA網(wǎng)，各部門間計算機(jī)通過光纜連接成一個整體，交換數(shù)據(jù)可通過OA網(wǎng)進(jìn)行。每月預(yù)算管理辦公室在做完預(yù)算與實際的控制集后，將預(yù)算信息通過OA網(wǎng)迅速發(fā)至相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，并通過不同的授權(quán)，設(shè)置不同的站點，不同的部門只能看到與本部門相關(guān)的信息，保證了數(shù)據(jù)的安全性、保密性。這極大地方便了部門和領(lǐng)導(dǎo)的查閱，在提供更多信息的同時也免去了大量紙張油墨的耗費，降低了辦公成本。
4.大大方便了企業(yè)管理者從不同角度提煉出不同的信息，實際與預(yù)算的對比分析更加便捷、直觀。專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)可以方便、快捷地對任何一組數(shù)據(jù)進(jìn)行輕松歸類、匯總，形成多維數(shù)據(jù)模型供管理決策需要，比如在對銷售收入的完成情況與預(yù)算進(jìn)行對比分析時，既可以按客戶，也可以按銷售區(qū)域、銷售經(jīng)理、產(chǎn)品大類、產(chǎn)品型號來進(jìn)行。這些信息的提供，為企業(yè)有效評價客戶資源，進(jìn)行銷售區(qū)域的合理布局；對銷售經(jīng)理進(jìn)行業(yè)績評價，對產(chǎn)品進(jìn)行取舍等決策提供了數(shù)據(jù)參考和客觀依據(jù)。
四、預(yù)算管理系統(tǒng)成功實施的幾點體會
通過本次預(yù)算管理系統(tǒng)的成功實施，有幾點體會，與大家分享。
1.要有強(qiáng)有力的組織保證，加強(qiáng)軟件實施過程中的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，從組織上保證預(yù)算管理軟件的成功實施。
2.要有相關(guān)制度體系的保證。如數(shù)據(jù)采集、分發(fā)的時間性要求、準(zhǔn)確性要求、復(fù)核程序等，都應(yīng)該以制度形式固定下來，以保證預(yù)算管理體系的正常運轉(zhuǎn)。畢捷公司在實施預(yù)算管理系統(tǒng)時，制訂了《全面預(yù)算管理制度》、《預(yù)算數(shù)據(jù)采集、分發(fā)及使用管理制度》、《全面預(yù)算管理軟件使用管理制度》等若干個管理制度。
3.要有一個健全的考核體系。只有形成全過程的“預(yù)算—執(zhí)行—檢查—考核—改進(jìn)”這樣一個循環(huán)，加強(qiáng)對預(yù)算結(jié)果的考核與分析，發(fā)現(xiàn)問題所在，從而采取有效措施加以改進(jìn)和完善，才能將預(yù)算管理落到實處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
�。ㄗ髡呦当本┊吔蓦姍C(jī)股份有限公司總會計師）
