近年來(lái)，洪湖市審計(jì)局把檔案管理作為強(qiáng)基礎(chǔ)、促發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，按照“抓基礎(chǔ)、強(qiáng)管理、抓完善、上等級(jí)、抓編研、重利用”的總體工作思路，不斷加強(qiáng)檔案管理工作力度，樹(shù)“五個(gè)意識(shí)”促檔案管理。該局2009年、2010年連續(xù)兩年在湖北省審計(jì)廳獲全省優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目?jī)蓚�(gè)二等獎(jiǎng)。

　　一是樹(shù)責(zé)任意識(shí)，形成組織合力。成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立綜合檔案室，配備專職檔案管理員，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、檔案管理員“三位一體”的管理網(wǎng)絡(luò)，并將文書(shū)檔案、審計(jì)檔案、基建檔案等工作納入到每年的審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量考評(píng)細(xì)則。

　　二是樹(shù)制度建設(shè)意識(shí)。根據(jù)檔案管理要求，建立健全一整套檔案管理制度，用制度管檔案。結(jié)合審計(jì)工作實(shí)際，先后制定了《洪湖市審計(jì)局檔案管理辦法》、《洪湖市審計(jì)局保密工作制度》以及《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等一系列制度，并編印成冊(cè)，使檔案從收集到移交、整理、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)指引明確、流程規(guī)范。

　　三是樹(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì)意識(shí)。該局除在檔案人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)將工作經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的干部選配到檔案工作崗位上外，同時(shí)狠抓檔案人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、選送和支持檔案人員參加檔案部門(mén)組織的專業(yè)培訓(xùn)、聘請(qǐng)檔案局業(yè)務(wù)骨干授課和現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)等形式，努力提高檔案隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。

　　四是樹(shù)檔案開(kāi)發(fā)與利用意識(shí)。編寫(xiě)了各類檔案目錄、大事記、全宗介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等編研資料，為檔案開(kāi)發(fā)利用提供方便，調(diào)閱檔案能做到快捷、方便、準(zhǔn)確。同時(shí)，狠抓檢索工具的規(guī)范化、系統(tǒng)化工作，先后編制了各種載體的案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、全宗卷等索引工具11種，清晰規(guī)范，能夠從多個(gè)角度進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的檢索。

　　五是樹(shù)現(xiàn)代審計(jì)意識(shí)。隨著計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)普遍運(yùn)用，為了更好地保存和利用審計(jì)項(xiàng)目信息資源，將審計(jì)項(xiàng)目電子檔案的建立提上了議事日程，充分運(yùn)用AO系統(tǒng)建立的審計(jì)項(xiàng)目電子檔案，特別是電子資料在格式、內(nèi)容方面進(jìn)行規(guī)范，要求在AO中完成審計(jì)工作底稿的編制、復(fù)核以及審計(jì)報(bào)告初稿的編制工作。項(xiàng)目完成后，將項(xiàng)目數(shù)據(jù)包、電子文檔等資料刻錄成光盤(pán)與紙質(zhì)材料一起歸檔，實(shí)現(xiàn)AO與OA的交互。