什么是供應商審計

　　供應商審計(Supplier Audit）是指企業(yè)采購部門負責與外部供應商就采購訂單和合同進行談判，在合同中確定“有權審計條款”，保證企業(yè)有權在某些情況下對供應商提供的產品的生產成本等資料進行審計。通過供應商審計，企業(yè)能夠有效地防止采購回來的原材料成本過高。

　　供應商審計的產生

　　供應商審計這一理念最早出現(xiàn)在1963年美國頒布的藥品生產質量管理規(guī)范(Good Manufacturing Practice，GMP）中。GMP是適應保證藥品生產質量管理的需要而產生的。最初藥品的質量是通過放行前檢測來保證的，頻繁發(fā)生的重大藥物災難使人們逐漸認識到僅僅檢測是不能完全確保產品質量的，還必須對生產的整個過程進行有效的控制。其中，GMP規(guī)定，藥品生產企業(yè)如果將產品分包給分包商進行生產或從供應商處采購原料，那么公司應保證所采購的原料供應商或分包商按照GMP規(guī)范組織生產，而政府有可能隨機選擇審計這些供應商或分包商。如果官方發(fā)現(xiàn)公司的供應商或分包商有重大GMP缺陷，公司必須暫時中止采購或分包生產。可見醫(yī)藥生產行業(yè)的供應商審計是為了保證企業(yè)所采購回來的原料的質量合格。

　　此后，供應商審計這一方法逐漸為其他行業(yè)的企業(yè)所借鑒并采用，尤其是一些跨國公司，例如福特汽車公司和雀巢公司等。相應的，供應商審計的對象也發(fā)生了變化，從以審查原材料質量為主轉變?yōu)槿鎸徲嫻痰幕厩闆r，例如，公司的治理結構、財務狀況、信用和合作紀錄、服務水平、社會責任度，以及產品質量和價格等。就大多數(shù)企業(yè)來說，供應商審計主要是用來控制企業(yè)的材料采購成本。供應商審計在國內企業(yè)的應用比較少，而一些合資企業(yè)由于采用了外國企業(yè)的管理體系和經驗，在材料采購業(yè)務中較多地采用了供應商審計這一方法。例如，重慶的長安福特汽車有限公司就是成功實施供應商審計的企業(yè)之一。

　　供應商審計的特點

　　1.供應商審計的目的。供應商審計的主要目的是通過審查被審供應商的成本資料，驗證其提供的產品報價是否真實反映了企業(yè)的實際生產成本；通過詢價等方式，驗證供應商的報價是否高于市場同類企業(yè)的產品價格。也就是說，供應商審計主要是防止企業(yè)被“欺騙”，避免原材料的進價過高，從而能夠有效地控制外購材料的成本，減少和避免價格風險。需要明確的是，被審企業(yè)會計資料的真實性和完整性由其自己負責。企業(yè)對供應商進行審計只是為了知道供貨企業(yè)有沒有提供過高的產品報價。

　　2.供應商審計的主體。供應商審計的主體是企業(yè)內部審計部門。材料采購業(yè)務主要由企業(yè)的采購部門負責，顯然，從內部控制的角度出發(fā)，采購部門不適合執(zhí)行供應商審計業(yè)務。企業(yè)的內部審計部門地位相對獨立，又有必要的專業(yè)技能，因而承擔供應商審計業(yè)務最為合適。就現(xiàn)實的情況來說，大多數(shù)企業(yè)的供應商審計就是由內部審計部門執(zhí)行的。當然，有些企業(yè)沒有專設的內部審計機構，這樣，供應商審計業(yè)務往往由企業(yè)的財務部門執(zhí)行。例如，長安福特汽車有限公司財務部下設的內審小組就承擔了供應商審計這一職責。

　　3.供應商審計的對象。供應商審計的對象由供應商審計的目的決定。為了控制材料采購的成本，供應商審計主要是審查供貨企業(yè)的成本資料。即根據(jù)材料采購訂單上的產品型號、規(guī)格等資料審查被審單位相應產品的成本資料，例如有關生產成本、制造費用的總賬和明細賬，以及成本報表等。

　　供應商審計的有效措施

　　1.供應審計的前提是訂立“有權審計條款”。實行供應商審計的前提條件是企業(yè)在與外部供應商訂合同時，必須明確有“有權審計條款”。供應商審計的對象是供貨企業(yè)的成本資料，這是企業(yè)的內部資料，關系到企業(yè)的商業(yè)秘密能否得到有效地保守，所以企業(yè)不會輕易地讓外部人員審查自己的成本資料。因此，企業(yè)實行供應商審計必須在與外部供應商訂立合同時明確有權在必要的時候對供應商的成本資料進行審查。由于這一前提條件的存在，供應商審計的使用范圍受到了一定的限制。一般來說，只有一些實力較強的大企業(yè)在與供應商簽訂合同時，才有能力確定“有權審計條款”。而絕大多數(shù)小企業(yè)本身處于弱勢地位，很難訂立這一條款，也就無法進行供應商審計。

　　2.供應商審計的實施條件一般由合同約定。什么情況下企業(yè)才能對供應商進行審計呢？一種方法是企業(yè)在接受被審企業(yè)為供應商前就進行審計，另一種是合同中約定企業(yè)在認為必要時有權進行審計。有關企業(yè)在訂立合同的“有權審計條款”時，必須同時明確具體的有權審計的條件，以免引起糾紛。例如，長安福特汽車有限公司在和供應商簽訂合同時規(guī)定在以下情況下可以對供應商進行審計：當從供應商購進的工裝未通過競標；當合同和采購定單上的產品價格不是固定價格；當供應商由于合同取消或修訂向公司提起索賠等。

　　3.供應商審計的實施程序。有效進行供應商審計必須要明確審計的程序，主要有:（1）制定審計計劃，確定審計小組的組成、審計的范圍和目的、檢查項目，為審計做好充分的準備。（2)實施審計，通過面談、實地檢查和文件檢查等方式，審查企業(yè)的產品報價是否真實反映了企業(yè)的實際生產成本以及成本資料是否真實。（3)出具審計報告并進行處理。

　　4.供應商審計報告和處理。審計報告是審計的計劃和執(zhí)行情況的小結，是審計的重要組成部分，內容主要有對該供應商的總體評價;審計中發(fā)現(xiàn)的問題；做出該供應商的產品報價是否如實反映實際生產成本和成本資料是否真實的結論;審計日期;審計人員及其簽名等。

　　審計報告完成后，采購企業(yè)的有關人員還應與供應商進行交流，并要求其回復將采取的或已采取的整改措施。有些供應商的現(xiàn)狀雖然不符合采購企業(yè)的要求，但是經過整改后有可能成為合格的供應商。采購企業(yè)應該有一個跟蹤體系，將每次與供應商的交流都記錄歸檔。對審計未合格的供應商，如果采購企業(yè)覺得有繼續(xù)考察的必要，可在條件成熟時對其進行再次審計；對審計合格并已接收為正式供應商的企業(yè)，采購企業(yè)也應定期對其再審計，以驗證其產品成本等會計資料的真實性。

　　供應商審計的發(fā)展

　　1.審計的目的由控制原材料的價格風險為主轉變?yōu)榭刂撇牧喜少彉I(yè)務的整體風險。就現(xiàn)在的情況看，大多數(shù)企業(yè)的供應商審計主要是審查供貨企業(yè)的成本資料，即主要是關注外購材料的價格風險。但是企業(yè)在材料采購業(yè)務中所面臨的不僅僅是價格風險，還有其他一些重大風險。例如，采購合同存在欺詐或條款不合理、合同沒有如約執(zhí)行、采購的產品數(shù)量不符要求和產品質量不合格等情況。企業(yè)在進行供應商審計中對這些問題都應該予以關注，這樣才能大大降低材料采購業(yè)務中存在的各種風險。

　　2.審計的主體由內審部門為主轉變?yōu)槠髽I(yè)的各相關部門共同參與?，F(xiàn)有企業(yè)的供應商審計主要由企業(yè)的內部審計部門執(zhí)行，但是僅憑借內部審計機構的專業(yè)技能很難審查諸如材料質量是否符合標準等情況。因此，隨著供應商審計目的的拓展，參與審計的部門也必須發(fā)生相應的變化，應由企業(yè)的財務、審計、采購、質量等部門派員組成審計小組。此外，為保證審計的公正性和獨立性，可以引入注冊會計師事務所等社會中介機構執(zhí)行或參與供應商審計業(yè)務。企業(yè)內部審計很難發(fā)現(xiàn)所有的材料采購風險，而第三方審計往往可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)內審所不能發(fā)現(xiàn)的問題，所以能更好地控制企業(yè)面臨的風險，但審計成本也提高了。

　　3.審計對象的擴大。供應商審計的對象隨審計目的的改變而變化。審計的對象應該從企業(yè)的成本資料為主轉向全面審計供應商的生產經營的基本情況和財務狀況，并對企業(yè)的材料采購過程進行全方位的監(jiān)督。供應商的財務狀況、生產流程、技術水平、產品質量和采購合同的訂立、執(zhí)行以及產品的運輸、驗收等都是審計應予以關注的對象。例如，很多跨國公司的采購行為對于服務質量的重視是先于采購成本存在的。一些問題看起來比較“虛”，比如，供應商的質量體系、管理體系、創(chuàng)新精神、信用記錄、甚至童工問題等。正是這些“虛”問題中隱含著公司對價格、質量、技術的具體要求。