會計電算化管理

　　一、內(nèi)部控制制度

　　一般部位建立的內(nèi)部控制制度無外于硬件方面的、軟件方面的、系統(tǒng)運行方面的及操作過程方面的有關(guān)規(guī)定。下面結(jié)合浙江省財政廳制定的《關(guān)于采用計算機(jī)替代手工記賬的審批規(guī)定》，就實行會計電算化應(yīng)該建立的內(nèi)部管理制度及其所包括的內(nèi)容予以詳細(xì)說明。

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　　操作管理制度是針對每一個上機(jī)操作會計軟件而來制訂的，主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。

　　除了軟件對操作方面作了一定的設(shè)計以外，制定并嚴(yán)格執(zhí)行操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行，同時，也有利于會計內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。

　　操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項：

　　1、操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設(shè)置是由人工進(jìn)行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定，用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。

　　2、預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施。如規(guī)定記賬憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算機(jī)等。

　　3、預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機(jī)的記賬憑證需打印出來由專門的核對人員核對并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬薄等。

　　4、必要的上機(jī)操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。

　　（二）硬件和軟件管理制度

　　對于擁有計算機(jī)的單位，無論是用于會計核算，還是用來其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。

　　通常的，硬件和軟件管理制度包括以下一些內(nèi)容：

　　1、保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。如機(jī)房防火規(guī)定等。

　　2、保證計算機(jī)正常運行措施。如機(jī)房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等。

　　3、會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在計算機(jī)上玩電腦游戲等規(guī)定等。

　　4、修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準(zhǔn)等。

　�。ㄈ�）會計檔案管理制度

　　在實行會計電算化之后，隨頭著存儲介質(zhì)的改變，對會計檔案管理的要求也就比較嚴(yán)格，同時，對會計檔案的概念也就有所發(fā)展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇，另外，對存有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。

　　制訂電算化后的會計檔案管理制度，一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　1、實行會計電算化后的會計檔案經(jīng)計算機(jī)打印的書面形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　2、全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計檔案保管，保管期截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。

　　3、妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會計數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。

　　4、利用會計檔案的權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。

　　5、保證會計檔案安全與完整的措施。如規(guī)定用計算機(jī)打印輸出的賬簿應(yīng)按會計檔案的有關(guān)規(guī)定裝訂成冊等。