企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)該如何構(gòu)思

　　凡是涉及多單位的作業(yè)架構(gòu)都是不簡單的，因為每個單位有不同的需求及不同的作業(yè)方式，在當中每個作業(yè)人員又有各自不同的思考邏輯，這些需求、作業(yè)方式及思考邏輯是否完全無缺陷，如果將之納入整合是否可以自然水到渠成？我想這絕對是不可能的，何況ERP是全公司資源的整合，更是不容易完成。所以面對構(gòu)思ERP作業(yè)時應(yīng)要對不同的公司做不同的考量。（相同產(chǎn)品的產(chǎn)業(yè)會有不同的作業(yè)方式，ERP絕不可能是一成不變的。）

　　未經(jīng)整合的個別作業(yè)名之為單項作業(yè)，這些單項作業(yè)如薪工作業(yè)，資材倉管作業(yè)，采購作業(yè)，甚至到生管作業(yè)等，這些單項作業(yè)可能是當事人為了簡化自己的作業(yè)或為了公司在某方面的特殊需求，經(jīng)過自己最適當?shù)臉?gòu)思去架設(shè)出來的。（說不定去努力尋找而購買的package），這些架設(shè)的單項作業(yè)面臨到整合時往往是整合者最大的痛。也許每個單項作業(yè)本身并沒錯，他們的各種需求經(jīng)過多少變相的做法終也自成一格。（臺灣很多企業(yè)的作業(yè)人員都是以此做法在運作此半套的系統(tǒng)），這些單項作業(yè)面臨到整合時，問題全部出現(xiàn)，有的不連貫，有的自相矛盾，偏偏ERP又是要求大小系統(tǒng)連帶表格全部完整結(jié)合，最后還要用它來做分析，報價決策的依據(jù)，說起來絕不是簡單容易的。

　　管理與資訊的關(guān)系

　　管理是完成ERP的重心，資訊是用以表達的工具

　　ERP讓人誤解的是大部分的企業(yè)都把眼光看在資訊作業(yè)所能“表達”的一面，而忽略了管理的重要性。“管理”是公司經(jīng)營的核心：“管理”的成敗是與公司的存亡息息相關(guān)的。所以ERP的完成，其重心應(yīng)是管理，資訊也只是管理作業(yè)用在表達上是“厲害”的工具而已。只因資訊能表達其“厲害”的技巧，致使管理的重要性反而不見了，這是現(xiàn)下一般企業(yè)應(yīng)注意的。其相互間的關(guān)系為“管理架構(gòu)+資訊架構(gòu)=ERP作業(yè)”。

　　在此ERP作業(yè)中如無管理架構(gòu)的設(shè)計整合，則資訊作業(yè)是不成型的，加上管理架構(gòu)的設(shè)計涉及層面又很廣，其間的問題很多，尤其很多經(jīng)營者的眼光與其經(jīng)營假設(shè)事事都涉及到上列的簡圖，這些細節(jié)絕對是由管理架構(gòu)上去定位出來的，資訊架構(gòu)只能被動的去接受并完成它，其他尚有很多特例無法詳細述及。

　　管理架構(gòu)包含制度面及執(zhí)行面，制度要設(shè)計完整，且也要付諸執(zhí)行，這才是管理架構(gòu)，在這個管理架構(gòu)里面涉及很多細微的問題，如果這些細微的問題與數(shù)量、金額的反應(yīng)都有所連結(jié)的話，問題的復(fù)雜度就很大了，這些復(fù)雜的東西都要經(jīng)管理去整合，也許整合只是一種作業(yè)的模擬，如果必要將此作業(yè)模擬實際進入測試，這些測試就變成落實執(zhí)行了，有些落實執(zhí)行可以用開會檢討去說明，只要各單位配合即可，有些則會出現(xiàn)未進入執(zhí)行即不知結(jié)果的情形，更有甚者會出現(xiàn)當事人作業(yè)的不良反應(yīng)，所以管理架構(gòu)是一件相當大的工程，在ERP作業(yè)中管理占的比重幾乎達70%，說真的這70%的比重能夠完成，公司的問題就可以解決大半了，因此這一部分是絕對重要的。

　　資訊的重要性是將管理作業(yè)加以深化

　　至于資訊的部分，其重要性則是將管理作業(yè)加以深化了，眼前資訊的發(fā)展在軟、硬件上已有很多功能都發(fā)展出來，這些功能是以前所沒有的，他幫經(jīng)營者在很多作業(yè)上都有績效上絕對提高的價值，所以現(xiàn)在的企業(yè)不導(dǎo)入資訊作業(yè)是落伍的，惟資訊作業(yè)的成果是否能有效的展現(xiàn)，卻是資訊績效成敗的關(guān)鍵（很多公司都投資了很多資訊軟硬件設(shè)備，但資訊提供的東西卻無法呈現(xiàn)出來，甚至資料經(jīng)常是錯誤的）。所以資訊未經(jīng)有效的管理整合，其作業(yè)都是不完整的，要整合這個作業(yè)是要做全盤考量的，在此，我們要說在ERP作業(yè)中，資訊是一種配合管理需求提供設(shè)計開發(fā)的一種工具（這些工具應(yīng)包含系統(tǒng)架構(gòu)及后端資料庫的考量），其重要性最多也僅達30%（在臺灣很多公司未明此理，一直以為ERP是一種資訊作業(yè)的成果，故方向一錯，整個ERP作業(yè)都變了調(diào)，很難得證ERP作業(yè)是能成功的）。

　　企業(yè)各項制度的問題

　　前節(jié)提到制度是管理的一環(huán)，顯見制度是ERP作業(yè)中不可缺的，但一般企業(yè)的制度又是建構(gòu)的如何？這確是值得去深入了解的。我個人覺得一般企業(yè)多少都有一些制度，而這些制度多散見在各處的記錄中，大多不成章法，其問題在于無法連貫，這個連貫的問題，是ERP作業(yè)中無法成功的因素之一，加上很多作業(yè)都夾雜著人為控制的成份，這種人為作業(yè)的成份變成一種主觀性的判斷，像這種情況并非資訊作業(yè)能克服，根本上人為都無法解決的問題，又如何要求導(dǎo)入資訊。當然現(xiàn)況下馬上要為公司建立全套制度再來落實執(zhí)行并導(dǎo)入資訊，時間恐怕也會很久，對公司經(jīng)營絕對是不利的，（公司當前面臨最大的問題是臺灣經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變，產(chǎn)業(yè)外移、國際分工都已出現(xiàn)了），所以建構(gòu)ERP已是當前之急了，在這里可建議下列二種做法：

　　建立內(nèi)控循環(huán)流程，方便導(dǎo)入ERP

　　一、如果公司并未有制度規(guī)范者，不妨先外聘專業(yè)顧問師以內(nèi)部控制制度的建立來全面整合作業(yè)，將所有作業(yè)依各項循環(huán)圖清楚的畫出，（一般上市、上柜也編有內(nèi)控流程，這些流程如果只為了配合上市、上柜，而以模糊的方式應(yīng)付證券商或證期會來查核使用的，是無法適用于ERP的）。顧問師在畫這些流程圖的時候應(yīng)配合現(xiàn)況加以修正，使此內(nèi)控的循環(huán)能完整無缺。至于制度上仍待補充者，這時可以逐步配合去設(shè)計。有了內(nèi)控循環(huán)的流程，即可方便導(dǎo)入ERP作業(yè)，這時再尋找軟件來配合開發(fā)才是時候。

　　二、公司的單項作業(yè)已完成了一部分，例如人事薪工作業(yè)、總賬作業(yè)等，這些作業(yè)在進入ERP時該如何？有關(guān)此類單項作業(yè)在一般公司來說是很容易完成的，但這類單項作業(yè)如何與ERP去整合呢？在ERP整合作業(yè)下，其實也不是很難。只要將各單項作業(yè)做有系統(tǒng)的運作歸屬，則可容易的將使用者的介面切開，自然就可界定維護的相關(guān)人員了，如涉到會計或成本時，這些經(jīng)辦即應(yīng)注意傳票開立問題，則這些單項作業(yè)即可在會計、成本作業(yè)下完成連結(jié)作業(yè)（究竟會計、成本是作業(yè)的終結(jié)者）。然而有關(guān)ERP的整合核心，在生管、成本、成品賬一定要由有經(jīng)驗的專業(yè)人員或顧問師整合出來，這個核心部分才可掌控。

　　作業(yè)的構(gòu)思-善用成本的整合

　　很多做過ERP的人都面臨到成本的問題，因為公司最基本上要能看到經(jīng)營成果及財務(wù)狀況，如果不能有效的透過會計、成本將數(shù)字表達出來，那么ERP是落空的，但面臨到成本作業(yè)的問題涉及到資源的整合及成本的專業(yè)，常使很多ERP的作業(yè)者不敢去面對它，以現(xiàn)在所在的臺灣現(xiàn)況，所有的ERP幾乎對成本部分都不敢深談，致使成本作業(yè)變成ERP作業(yè)的死角。

　　個人是認為每個公司的經(jīng)營，不論其經(jīng)營的事業(yè)或生產(chǎn)的難易都有其經(jīng)營上不為人知的難度，這些難度如果沒有克服，則不名之為企業(yè)經(jīng)營，成本作業(yè)也只是其難度中的一環(huán)，只緣于成本作業(yè)在實務(wù)作業(yè)上的變化比理論上變化性大很多，自然會困難一些。

　　然成本雖然有其相對的困難度，但它是一種有效的整合工具，它將生產(chǎn)的過程投入產(chǎn)出的關(guān)系，并將數(shù)量和金額做一個有系統(tǒng)的分攤，由于它的所有資料全部不是本身產(chǎn)生的，但卻要由它來執(zhí)行分攤的行為，這其中正好顯示資料整合的作為，如果資料的來源不全或錯誤，甚至該來的沒來，則資料的分攤行為即無法執(zhí)行、作業(yè)即算失敗�；�本上從各單位送來的資料是否完整無缺，在使用人工作業(yè)時，各項疏忽行為只要在人工作業(yè)時小心謹慎即可跟催估算出來，但如果這些資料要從資訊上經(jīng)過有效的內(nèi)控，流程管制、確實結(jié)合起來，是否其復(fù)雜度更高，這也是ERP作業(yè)最難克服的，但如果它的難度能克服且成本也能順利結(jié)出來，則其整合算是成功的，這種成功對經(jīng)營者的影響卻是最大的。（這些問題在以后的系列報告中會較深入的去談）

　　資訊是一種工具

　　現(xiàn)下企業(yè)導(dǎo)ERP作業(yè)的很多，但普遍的觀念都存有一些資訊方面的困擾，他們認為資訊廠商要大且有相當?shù)闹�名度，對公司將來的資訊作業(yè)才有安全感，這一點是相當正確的。但問題也就在于過分偏重資訊，卻忘了資訊只是一種工具，這是為一種對資訊的迷思。

　　軟件的工具在市場里可發(fā)現(xiàn)很多大家公認的，優(yōu)劣之間難免會有差別，這些差別并非最大的困擾，最大的困擾是在于爾后長久的維護是否可以克服。（硬件有孤兒，軟件也有孤兒）

　　從管理下手改進作業(yè)，導(dǎo)入資訊即水到渠成

　　一個資訊軟件的開發(fā)相信不是一件很難的工程，只因為需要使用軟件的人提不出自己所要的東西（很多公司嚴重到各自為政，根本無ERP作業(yè)的條件），所以當軟件銷售人員展示其開發(fā)的套裝時就容易被誤導(dǎo)，信以為真！真正花下很高的代價去作業(yè)時才發(fā)現(xiàn)套裝只是天邊的彩云，偏偏這種套裝的展示足以使價格拉到一個足夠使人迷惑的數(shù)字，根本也不是臺灣一般中小企業(yè)能夠接受的，其實中小企業(yè)要成長更應(yīng)要急速導(dǎo)入ERP，成長才有希望。在此建議企業(yè)既有心于資源規(guī)劃，應(yīng)改變構(gòu)思模式，從管理下手，讓作業(yè)從根本去改進，根本能落實改進了，導(dǎo)入資訊就水到渠成了，這種代價在如何也不會高到“對資訊迷思”的代價。

　　結(jié)語

　　在21世紀里企業(yè)的經(jīng)營已不再是堅守地盤，穩(wěn)健經(jīng)營的管理模式了，因為科技的發(fā)達，改變了一切，人類思維的模式也多樣化了所有經(jīng)營的概念多有各類整合的行為產(chǎn)生，未來的ERP地更多元化，所有不論企業(yè)大小，只要你是存在的企業(yè)，你就要有資源規(guī)劃的概念，否則你將無法進入21世紀的經(jīng)營環(huán)境。