一、在Excel中巧寫月份
月度報表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動填寫月份，感覺十分方便。
筆者使用Excel制作的一個報表（模板）標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表".這個表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個步驟輸入標(biāo)題：
1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；
2.在合并的單元格中輸入：="煙臺市農(nóng)機(jī)局"&MONTH（NOW（））&"月份在職職工工資表".
這樣，每月編寫（修改）打印工資表時，函數(shù)MONTH（）和函數(shù)NOW（）便自動將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫入標(biāo)題中。
另一個報表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表".與第一個工資表不同的是，此表編報、匯 總并打印的是上一個月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對兩個函數(shù)的應(yīng)用。
筆者采用下述方法解決了這一問題，即在合并后的單元格中輸入：=IF（MONTH（NOW（））=1，12，MONTH（NOW（））－1）&"月份收入支出情況".這樣，當(dāng)1月份編報此表時，標(biāo)題中自動顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報報表時，標(biāo)題中自動顯示上月的月份數(shù)值，例如2月份編報的報表標(biāo)題是"1月份收入／支出情況表".
二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法
圖表可以用來表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的 多少關(guān)系；用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢關(guān)系；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。
1、柱形圖
�。�1）點擊"開始→程序→Microsoft Excel"，進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。
�。�2）單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步".
�。�3）進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E——圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊"下一步".
�。�4）進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E——圖表選項，此時有一組選項標(biāo)簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息（如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個人生成圖表的需要選擇）。
（5）通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E——圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開，選擇新工作表項，在圖表1位置輸入新表單的名稱（本例使用默認(rèn)狀態(tài)）。
（6）如果以上各步驟的操作發(fā)生錯誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?步驟操作后，如沒有錯誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。
2、折線圖
在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項，顯示圖表類型對話框，從對話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢的折線圖。
3、餅圖
同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。
說明：在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項目，可根據(jù)自己的愛好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。
三、在Excel中對特殊文字進(jìn)行處理的方法
你也許從不用Excel來完成短篇文章或報告（其實Excel也能做得很出色），但在Excel工作表中必然會遇到一些文字處理過程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。
除了常規(guī)的文字字體、字號、字型、顏色，下劃線、對齊的編輯處理外，還要注意以下幾項：
1、自動換行
當(dāng)一個單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過所設(shè)定的列寬時，可以要求自動換行（行高隨之改變）。步驟：
�。�1）選中欲設(shè)定自動換行的單元格或范圍；
�。�2）選中格式菜單單元格命令；
�。�3）在［單元格格式］對話框中選中［對齊］標(biāo)簽；
�。�4）確認(rèn)［自動換行］復(fù)進(jìn)框并確定。
2、強(qiáng)行換行
同一單元格內(nèi)，有些長數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時按下Alt+Enter鍵（使用強(qiáng)行換行時，系統(tǒng)會同時選擇自動換行功能）。
3、文字旋轉(zhuǎn)
工作表中有時需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在［單元格格式］對話框中選擇［對齊］標(biāo)簽，再在［方向］框中選中所要的格式。
4、文本類型的數(shù)字輸入
證件號碼、電話號碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法：一是在輸入第一個字符前，鍵入單引號""；二是先鍵入等號"="，并在數(shù)字前后加上雙引號""".請參考以下例子：
鍵入027，單元格中顯示027；
鍵入="001"，單元格申顯示001；
鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501".（前后加上三個雙撇號是為了在單元格中顯示一對雙引號）； 鍵入="930""，單元格中顯示930"；
5、上下標(biāo)的輸入
在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)（下標(biāo)）的字符的步驟：
�。�1）按文本方式輸入數(shù)字（包括上下標(biāo)），如103鍵入103；
�。�2）用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)（下標(biāo)）的字符，上例中應(yīng)選定3；
�。�3）選中格式菜單單元格命令，產(chǎn)生［單元格格式］對話框；
�。�4）在［字體］標(biāo)簽中選中上標(biāo)（下標(biāo)）復(fù)選框，再確定。
四、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方法
1、克隆Excel表格
在實際工作中應(yīng)用的表格數(shù)據(jù)具有不同的特點，比如：一個表格的某一列數(shù)據(jù)與另一表格的數(shù)據(jù)相同；一個表格的某一行（列）數(shù)據(jù)相同；一個表格的某一行（列）數(shù)據(jù)呈等差（1、3、5、7、9）等特點；這數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)然可以直接輸入，但如果使用克隆功能可以大大提高數(shù)據(jù)輸入效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
2、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方式
數(shù)據(jù)的克隆可以在表格單元縱橫兩個方向上進(jìn)行，在橫的方向上，可以向右克隆，即用最左邊的單元內(nèi)容向右復(fù)制；也可以向左克隆，即用最右的單元內(nèi)容向左復(fù)制。在縱的方向上，可以向下克隆，即用最上面的單元內(nèi)容向下復(fù)制；可以向上克隆，即用最下面的單元內(nèi)容向上復(fù)制。
其克隆方式有四種：
�。�1）相同數(shù)據(jù)的克隆
�。�2）有特點數(shù)據(jù)的克隆
�。�3）自定義序列的克隆
（4）工作表間的克隆
3、“克隆”Excel表格數(shù)據(jù)的操作過程
�。�1）相同數(shù)據(jù)的克隆首先確定克隆數(shù)據(jù)的范圍；其次打開頂行菜單的編輯項，點擊“填充”→選擇克隆的方向。
�。�2）序列數(shù)據(jù)的克隆在同列不同行輸入連續(xù)的數(shù)據(jù)或等比、等差數(shù)據(jù)。首先確定克隆的范圍輸入第一數(shù)據(jù)，其次打開頂行菜單編輯項→填充→序列；在圖2中選擇適合目標(biāo)的選項。
（3）自定義序列的克隆Excel已定義了部分序列，但是實際工作中需要序列可能不存在，比如上級單位下屬單位名稱，這時需要自定義序列。自定義序列的操作步驟：首先打開頂行菜單工具項，選項→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。
�。�4）工作表間的克隆如果把當(dāng)前工作表的內(nèi)容復(fù)制到其他工作表中，操作步驟如下：首先確定同組工作表，按住“Ctrl”鍵同時點擊其他工作表，這樣就建立了同組坐標(biāo)；其次打開頂行菜單編輯項，填充→至同組工作表→有全部、內(nèi)容、格式三個選項，可任意選取。
五、有效性檢查的設(shè)置
Excel 2000可以對單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行限制（例如，只能輸入整數(shù)、小數(shù)或時間等），并能核對輸入單元格的數(shù)據(jù)定義域，否則可以拒絕輸入或提出警告，這一功能稱之為“有效性檢查”。
以小數(shù)（其它數(shù)據(jù)基本類似）的有效性檢查為例，其設(shè)置方法是：
1.選中單元格或單元格區(qū)域。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。
3.打開“設(shè)置”選項卡中的“允許”下拉列表，選中允許輸入的數(shù)據(jù)類型，本例應(yīng)選中“小數(shù)”。
4.在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的數(shù)據(jù)范圍邏輯，如介于、小于、大于或等于等，然后指定數(shù)據(jù)的上下限。如果你選擇的數(shù)據(jù)范圍邏輯為“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”選項中輸入具體數(shù)值，還可以為它指定單元格引用或公式。
5.如果允許數(shù)據(jù)單元格為空，則應(yīng)選中“設(shè)置”選項卡中的“忽略空值”選項，反之則應(yīng)將該選項清除。
有效性檢查設(shè)置結(jié)束后，一旦輸入有效范圍以外的數(shù)據(jù)，回車后，Excel 2000就會彈出“輸入值非法”對話框，單擊“重試”按鈕，可修改已輸入的數(shù)據(jù)，單擊“取消”按鈕，可清除已輸入的數(shù)據(jù)。
如果想取消對單元格或單元格區(qū)域的有效性檢查，只須按以上步驟打開“設(shè)置”選項卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。
六、對輸入提示的有效性檢查
用戶對單元格的作用認(rèn)識不清，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入錯誤的常見原因。針對這種情況，Excel 2000可在用戶選中單元格時給予提示，從而減少輸入錯誤的發(fā)生率。
輸入提示的設(shè)置方法是：
1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區(qū)域。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框中的“輸入信息”選項卡。
3.選中“輸入信息”選項卡中的“選定單元格時顯示輸入信息”選項，在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入提示的標(biāo)題（可選），再在“輸入信息”框內(nèi)輸入提示的詳細(xì)內(nèi)容。
4.完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區(qū)域，Excel就會自動彈出“這是文本單元格，不能輸入數(shù)值！”提示框，對用戶的操作進(jìn)行指導(dǎo)。
如果想取消單元格或單元格區(qū)域的輸入提示，只須按以上步驟打開“輸入信息”選項卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。
七、用“有效性檢查”設(shè)置出錯警告
數(shù)據(jù)錄入錯誤幾乎是不可避免的，有效性檢查僅能查出輸入的數(shù)據(jù)是否有問題，但不能給出糾正的方法。對此，可以在進(jìn)行有效性檢查的同時設(shè)置出錯警告，在數(shù)據(jù)錄入錯誤發(fā)生時提示用戶如何操作。
出錯警告的設(shè)置方法是：
1.選中需要顯示錄入出錯警告的單元格或單元格區(qū)域。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框中的“出錯警告”選項卡。
3.選中“輸入信息”選項卡中的“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告”選項，在“樣式”下拉列表中選擇“終止”、“警告”和“信息”三種警告方式之一。
4.在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入警告的標(biāo)題（可選），再在“出錯信息”框內(nèi)輸入發(fā)生錯誤的原因及糾正的方法。完成后，單擊“確定”按鈕。
此后，只要在具有出錯警告的區(qū)域內(nèi)輸入了錯誤數(shù)據(jù)，Excel就會按你設(shè)定的方式對用戶進(jìn)行警告。
取消出錯警告的方法與上述方法類似，也是先選中設(shè)置了出錯警告的單元格或單元格區(qū)域，打開“出錯警告”選項卡后，單擊“全部清除”按鈕即可。
八、用“有效性檢查”自動選擇輸入法
在Excel數(shù)據(jù)錄入時，切換輸入法會大大影響錄入速度，為此，Excel 2000可以根據(jù)要輸入的內(nèi)容自動切換輸入法。設(shè)置方法是：
1.選中需要使用某種輸入法的單元格或單元格區(qū)域，再將該輸入法激活。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框中的“輸入法模式”選項卡。
3.在“輸入法模式”選項卡的“樣式”下拉列表中選擇“打開”選項，最后，單擊“確定”按鈕。
此后，只要選中已設(shè)置輸入法的單元格，無論當(dāng)前使用的是哪種輸入法，你需要的輸入法都會自動激活，用起來非常方便。
九、一次打印多個工作簿的技巧
有時需要打印的工作表不在一個工作簿中，這樣只有頻繁地選擇打開、打印才能打印多個工作簿的內(nèi)容，其實，我們也可以一次打印多個工作簿，但首先要將需要打印的所有工作簿存放在同一文件夾內(nèi)。然后：
1、單擊“文件”菜單中的“打開”命令。
2、然后按住Ctrl鍵，再單擊選定需要打印的每一個文件名。
3、單擊［命令和設(shè)置］按鈕，然后單擊“打印”命令。這樣就可以一次打印多個工作簿的內(nèi)容了。
十、提高打印速度的方法：
1、改變打印機(jī)分辨率，以一種低分辨率的方式來打印就可以縮短打印時間。設(shè)置打印機(jī)的分辨率的步驟如下：
（1）單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“頁面”選項卡。
�。�2）在“打印質(zhì)量”下拉框中，選擇所需的打印機(jī)分辨率。
2、如果不能確定所需的打印機(jī)分辨率，則可以用草稿方式打印文檔，此方式將忽略格式和大部分圖形以提高打印速度。設(shè)置步驟如下：
（1）單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項卡。
（2）選中“按草稿方式”復(fù)選框。
3、在單色打印機(jī)上，Excel以不同的灰度來打印彩色效果。如果將彩色以單色方式打印，可以減少在打印彩色工作表時所需的時間。在以單色方式打印工作表時，Excel將彩色字體和邊框打印成黑色，而不使用灰度。首先單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項卡，再選中“單色打印”復(fù)選框。
