—、企業(yè)信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程
在信息時代,企業(yè)的運營越來越離不開信息系統(tǒng)的支持。McCarthy,David,Sommer(2003)將現(xiàn)存的企業(yè)信息系統(tǒng)主要分為兩類:具有內在結構性的系統(tǒng)和具有外在結構性的系統(tǒng)。(1)具有內在結構性的系統(tǒng)根據組織數(shù)據的原則的不同可分為以下三種:①以傳統(tǒng)的復式記賬模型組織的,即資產=負債+所有者權益;②以波特的企業(yè)價值鏈模型組織的,即以為組織的產品和服務增加價值的業(yè)務活動為分析基礎的模型。③由前兩者構成的混合體。(2)具有外在結構性的系統(tǒng)如供應鏈管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)不僅支持單個企業(yè)的商務過程,還以預知的模式為其他關聯(lián)企業(yè)提供數(shù)據支持。
這些類型的系統(tǒng)的建構不是一蹴而就的,它們有一個逐漸發(fā)展的歷程,如圖1:第一個計算機化的企業(yè)信息系統(tǒng)是應用于會計領域,它是以傳統(tǒng)的賬戶結構為基礎構建的。在60年代末期到70年代初期,為了支持生產流程出現(xiàn)了物料需求計劃系統(tǒng)。它后來發(fā)展成包含了物流和資金流制造資源計劃系統(tǒng)。這個系統(tǒng)屬于內在結構性類型中的混合結構類。由于后者不強調預測及需求分配上的管理,對現(xiàn)場的管理也較缺乏。為了彌補這些不足,分銷資源規(guī)劃系統(tǒng)、制造執(zhí)行系統(tǒng)、產品質量管理系統(tǒng)等相關的單一功能系統(tǒng)就應運而生。但是這些系統(tǒng)未完全整合,所以系統(tǒng)之間數(shù)據的交換非常困難。為了解決“信息孤島”問題,80年代末、90年代初出現(xiàn)了建立在價值鏈基礎上的企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)。它的目標是采集關于所有關鍵事件的信息,其核心是在線業(yè)務處理系統(tǒng),能實時處理和記錄所有業(yè)務。這時傳統(tǒng)意義上的會計系統(tǒng)是ERP中的一個功能子系統(tǒng)。它主要是從其他的業(yè)務系統(tǒng)獲得數(shù)據,按照會計規(guī)則加工后生成總賬和報表。同時,分銷資源規(guī)劃系統(tǒng)則演變?yōu)楣⿷湽芾硐到y(tǒng)。在這個發(fā)展歷程中,不同的信息系統(tǒng)對應著不同特征的數(shù)據庫,它們是相互依存的。美國信息系統(tǒng)專家詹姆斯·馬丁在系統(tǒng)的數(shù)據庫設計中提出了“數(shù)據環(huán)境”的概念。他認為計算機信息系統(tǒng)應用有四類數(shù)據環(huán)境,反應了由低級到高級的發(fā)展過程:數(shù)據文件環(huán)境、應用數(shù)據庫環(huán)境、主題數(shù)據庫環(huán)境、信息檢索系統(tǒng)環(huán)境。
企業(yè)信息系統(tǒng)的演變對會計信息系統(tǒng)研究產生了巨大的沖擊。早期的研究者從會計領域出發(fā)建造企業(yè)信息系統(tǒng)。而今他們是從信息系統(tǒng)學科角度著手研究會計系統(tǒng)。圖1是Arnold and Sutton(2001)對會計信息系統(tǒng)研究角度的變化過程做的一個總結。研究角度的轉變迫使會計流程發(fā)生變革,其中會計數(shù)據采集范圍,存儲結構等發(fā)生了徹底的改變。
二、會計數(shù)據模式的演變
在數(shù)據庫技術中我們用模型的概念描述數(shù)據庫的結構與語義。會計數(shù)據模式的簡單定義:能表示企業(yè)經濟事項實體類型及實體間聯(lián)系的模型稱為會計數(shù)據模式。以下就企業(yè)信息系統(tǒng)的各個發(fā)展階段的會計數(shù)據模式的演變過程做一簡單回顧:(一)單一會計系統(tǒng)的會計數(shù)據模式
早期的單一的會計信息系統(tǒng)是傳統(tǒng)的手工環(huán)境下會計系統(tǒng)的簡單模擬。它仍舊沿襲復式記賬法下的數(shù)據模式組織數(shù)據,即利用會計科目表將反映會計事項的財務數(shù)據進行分類匯總,并通過財務報表將匯總結果提交給客戶。這種以高度匯總的方式采集、存儲的企業(yè)經濟活動數(shù)據不具有完整性,且難以根據不同的目標進行再次使用,不能同時滿足不同的信息使用者的需求。因此,早在信息技術應用于會計領域之前,人們就對復式記賬法下的會計對經濟數(shù)據的收集、加工、呈報方法提出了改進建議。在1939年Goetz就提出了數(shù)據會計,即記錄交易的基本的歷史數(shù)據,并把它傳遞給信息使用者,而不需要任何的加工。但這一思想并沒有在當時的實務中得以運用。這受當時的信息技術水平的局限。此時的系統(tǒng)數(shù)據環(huán)境是數(shù)據文件環(huán)境。雖然數(shù)據不再是程序的組成部分,實現(xiàn)了數(shù)據對程序的一定的獨立性,但是數(shù)據與程序獨立性仍不高。無論數(shù)據邏輯結構改變,還是應用程序的變化都將導致數(shù)據文件的修改。不同應用程序所需數(shù)據即使有部分相同時,仍需建立各自的數(shù)據文件,不能共享。當用戶的需求發(fā)生變化時,需要改變數(shù)據結構來滿足需求。因此當時的企業(yè)信息系統(tǒng)只能按照既定的會計規(guī)則設計數(shù)據庫,收集固定的會計要素數(shù)據,而非復雜的業(yè)務數(shù)據;只能滿足單一的外部財務需求目標,而非多目標。
。ǘ┗旌辖Y構企業(yè)信息系統(tǒng)的會計數(shù)據模式
70年代企業(yè)信息系統(tǒng)進化到物料需求計劃系統(tǒng),后來進一步發(fā)展成制造資源計劃系統(tǒng)。這些系統(tǒng)通過增加非財務信息彌補原有單一的會計系統(tǒng)的不足,滿足企業(yè)生產管理的信息需求。此時的系統(tǒng)開發(fā)方法是面向過程的開發(fā)方法,即以程序為出發(fā)點的,注重業(yè)務的處理流程和步驟。與此同時,數(shù)據庫技術開始得到發(fā)展。數(shù)據庫系統(tǒng)管理數(shù)據,較文件系統(tǒng)管理有許多不同,特別是在數(shù)據的共享性、獨立性和結構性上。
企業(yè)中非財務信息系統(tǒng)的發(fā)展使會計理論界更加關注如何擴展會計的信息提供范圍,例如提供更全面的非價值信息等。George H?郾Sorter(1969)提出了會計的事項理論。按事項會計的觀點來看,會計的目標在于提供與各種可能的決策模型相關的經濟事項的信息,而讓使用者自己選擇適用的信息處理方式。他把傳統(tǒng)的會計理論稱為價值理論。價值信息是企業(yè)信息加工的產物,受到加工者主觀因素的影響,因此具有操縱的空間。用事項信息替代價值信息則利于提高會計信息的質量,增加信息使用者的信任度。但是Sorter所提的會計事項理論只是提倡采用—個新的信息報告方法,而沒有觸及會計系統(tǒng)變革的根本問題。
Ijiri(1966)提出了多維會計系統(tǒng)———記錄交易的多維信息如物理的、價值的信息等,以便于生成用戶所需的多重定價的報表。多維會計記錄時注重信息之間的因果關系,而不僅局限于保持會計等式的平衡。Colantoni(1971)開始把數(shù)據庫技術和建造多維會計系統(tǒng)聯(lián)系起來。Everest and Weber(1997)則將關系型數(shù)據庫的概念引入會計中。但隨后他們發(fā)現(xiàn)會計理論關注的是如何對經濟事件進行有效的分類及命名,而數(shù)據庫管理理論更注重的是被分類的對象。
這一時期,企業(yè)內部的各個信息系統(tǒng)是從應用領域出發(fā),各自按用戶視圖建立數(shù)據庫,這是面向應用過程的應用數(shù)據庫環(huán)境。方便性帶來了隨意性。這使得企業(yè)內部不同信息系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)集成。會計系統(tǒng)仍舊是一個孤立的系統(tǒng),按傳統(tǒng)的方法采集和存儲所需的數(shù)據。它無法直接從業(yè)務系統(tǒng)獲取所需的數(shù)據。這一點在會計理論上也得到反映。會計的事項理論和多維會計雖然超越了傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)中的歷史性財務數(shù)據局限,將非財務信息的提供納入會計系統(tǒng)的目標,但它們都保留了基本的簿記系統(tǒng)和會計處理流程。對于如何采集非財務數(shù)據的,它們沒有提出改進。因此,會計數(shù)據在決策支持上的局限性沒有得到真正的克服。
。ㄈ┘善髽I(yè)信息系統(tǒng)的會計數(shù)據模式
在面向過程開發(fā)的系統(tǒng)中,數(shù)據是程序系統(tǒng)分析的產物,是和固定的業(yè)務流程進行綁定的。當企業(yè)業(yè)務進行調整時,這種信息系統(tǒng)無疑會逐漸轉變?yōu)橐粋雞肋。針對這種方法的缺陷,著名美國信息系統(tǒng)專家詹姆斯·馬丁提出以數(shù)據為中心的系統(tǒng)開發(fā)方法,即信息工程方法。他指出“數(shù)據位于現(xiàn)代數(shù)據處理系統(tǒng)的中心。企業(yè)的數(shù)據應是相對穩(wěn)定的,即數(shù)據的類型和結構要相對穩(wěn)定,而數(shù)據的處理過程的變化應是頻繁和快速的!辈捎妹嫦驍(shù)據的技術方法更易適應管理上變化的需要,還可以滿足潛在應用和未來業(yè)務發(fā)展的需要,便于擴展。ERP等企業(yè)集成化的信息系統(tǒng)就是采用這種方法開發(fā)的,采用的是面向主題的數(shù)據庫環(huán)境。因此,ERP系統(tǒng)只要輸入一次數(shù)據,就可以生成多種視圖,滿足多方的需求。
在集成化的信息系統(tǒng)環(huán)境中,會計界開始步入從信息系統(tǒng)的角度研究會計系統(tǒng)的階段,取得的代表性成果是William E?郾McCarthy‘s(1982)REA會計模型。REA (Resource資源、Event事件、Agent參與者)是一個能夠語義表達的,沒有植入傳統(tǒng)會計業(yè)務規(guī)則的會計信息系統(tǒng)的數(shù)據框架。它的思想來源如下:其一,REA模型是借鑒數(shù)據庫概念結構設計中的“實體—聯(lián)系方法”(簡稱E—R方法)。其二,REA是通過業(yè)務事件來連接實體和實體的屬性建立數(shù)據之間的聯(lián)系。通過事件而非實體來組織數(shù)據是因為事件與事件之間是存在因果關系的。這一點是借鑒Ijiri(1967)的因果復式記賬中的對偶性的思想。其三,REA還結合了Mattessich(1964)提出的對會計現(xiàn)象的結構化表達。REA用資源、事件、參與者來表達現(xiàn)實世界?傊,這種新的會計模型將會計信息系統(tǒng)擴展到企業(yè)信息系統(tǒng),將會計流程延伸到業(yè)務過程,將集成化的思想真正融入會計領域。
面向數(shù)據的系統(tǒng)設計方法使會計信息系統(tǒng)的設計定位從用戶視圖轉到業(yè)務事件。ERP是基于企業(yè)價值鏈管理的集成化的信息系統(tǒng),它集企業(yè)的物流、價值流和信息流于一體。ERP系統(tǒng)設計中數(shù)據與應用程序的完全獨立使得會計數(shù)據與會計規(guī)則分離成為可能,提高了數(shù)據的客觀性,實現(xiàn)了數(shù)據的可重復利用。這與REA會計數(shù)據模式強調的目標的中立性、數(shù)據的可擴展性是一致的。REA會計模型也是基于業(yè)務事件,而不是基于業(yè)務信息視圖。因此REA突破了傳統(tǒng)的簿記系統(tǒng),實現(xiàn)了多維數(shù)據的存儲和記錄。它能集成所有的業(yè)務數(shù)據,支持業(yè)務過程的簡化和變更,真正實現(xiàn)實時處理和控制。
三、會計信息系統(tǒng)數(shù)據模式的改進
REA是適應ERP系統(tǒng)的會計數(shù)據模式,ERP是實踐REA的有利工具,但ERP不能完全實現(xiàn)會計的目標。因為會計是決策支持型系統(tǒng),而ERP是聯(lián)機事務處理系統(tǒng),屬于操作型系統(tǒng),是為完成日常管理服務的。
操作型系統(tǒng)與決策支持型系統(tǒng)在系統(tǒng)設計上存在不同:一方面,對操作型系統(tǒng)的要求是有明確的處理模型或公式、快速響應、安全和完整地將當前事件所產生的記錄保存下來,以滿足對業(yè)務進行計劃和控制的職能。所以ERP數(shù)據庫中的數(shù)據是事無巨細的混和體。但是這種數(shù)據結構對于綜合性的決策分析應用而言,就太繁瑣且沒有必要。同時迅速增長的數(shù)據量還成為聯(lián)機處理系統(tǒng)的沉重負擔。另一方面是因為傳統(tǒng)的ERP數(shù)據庫的數(shù)據主要是實時的,缺少對歷史數(shù)據的積累。從決策分析處理過程來看,決策分析一般需要多表操作、較長的運行時間,若直接利用ERP業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據庫中現(xiàn)有的數(shù)據進行決策的分析和推理、將影響該系統(tǒng)聯(lián)機分析處理的效率,并造成繁忙的網絡數(shù)據傳輸。因此為提高效率,決策分析所使用的數(shù)據不能直接取自ERP的數(shù)據庫。必須為其建立獨立的數(shù)據存儲空間和結構。這就是詹姆斯·馬丁在信息工程中所提的第四類數(shù)據環(huán)境———數(shù)據倉庫。W?郾H?郾Inmon最先在他所寫的《建立數(shù)據倉庫》一書中定義“數(shù)據倉庫就是面向主題的、集成的、穩(wěn)定的、不同時間的數(shù)據集合,用以支持經營管理中的決策制定過程。”數(shù)據倉庫從操作型系統(tǒng)中提取所需數(shù)據。提取的同時它要將多種數(shù)據源的所有數(shù)據進行整合、轉換,去除不一致性,并用易于決策者存取的結構存儲數(shù)據。數(shù)據倉庫支持的是決策支持系統(tǒng)。它才能滿足會計的決策支持的功能。因此,REA會計模型應該借鑒數(shù)據倉庫的優(yōu)勢改進數(shù)據存儲模式提高信息使用的效率,從而為管理人,特別是高層管理者提供戰(zhàn)略性的決策支持。
傳統(tǒng)會計系統(tǒng)應用賬戶體系對經濟業(yè)務數(shù)據進行選取、分類和匯總,現(xiàn)今研究人員將信息系統(tǒng)的數(shù)據模型設計規(guī)則引入會計領域,改造會計流程,改變會計數(shù)據模式,提高會計信息的質量。我們可以看到,從人們將會計界定為一個信息系統(tǒng)起,信息技術的每一次變革都為會計理論的發(fā)展提供了良機。信息系統(tǒng)既為會計理論的實踐提供了便利的工具,又會帶來理論研究思想上的創(chuàng)新,推動會計理論研究向前發(fā)展。
作者系廈門大學會計系博士生、福州大學會計系講師