從會計的角度看EDI中電子票據的優(yōu)點

　　電子商務是指實現整個貿易活動的電子化，它一般包括以下四種類型：商業(yè)機構-商業(yè)機構、商業(yè)機構-消費者、商業(yè)機構-政府、消費者-政府，其中商業(yè)機構之間的電子商務交易量幾乎占全部電子商務交易量的80%以上。商業(yè)機構之間的商務活動需要遵循一定的慣例和程序，因此它們主要依靠EDI（Electronic Data Interchange，電子數據交換）來支持。電子數據交換是指貿易雙方按照協議，對具有一定結構標準的信息，通過數據通訊網絡，在參與貿易各方的計算機間進行傳輸和自動處理的通訊活動。由于EDI旨在實現票據傳偷的電子化，于是電子票據應運而生。電子票據與傳統手工填寫的表單相比，有以下幾個優(yōu)點；

　　一、自動生成

　　傳統的手工會計從輸入數據到最終的財務報表的形成，每一個環(huán)節(jié)上數據的轉移都需要人工干預，這無疑會增加出錯率，同時還延長了信息滯留時間，也浪費了大量人才資源；電子票據由于是依附于EDI系統而自動生成的，因此除了初始數據是由人工輸入的外，其它處理過程，如憑證的填寫、明細賬的登記到最終報表的生成都由計算機內的EDI系統配合自身的財務會計軟件根據既定程序自動完成。

　　二、便于儲存

　　管理傳統紙質表面需要專用物理空間和大量人力資源，對于規(guī)模較大的公司來說，還必須分散存放，這對會計工作產生諸多不便；而運用票據電子化的企業(yè)則可采取高效、靈活的表單分發(fā)方式，使企業(yè)無需擁有存儲表單的物理空間和大量的表單管理人員，即使是跨國公司，也可以使用電子字典實現表單的統一存放，實現零表單庫存。

　　三、便于查詢

　　在傳統的表單管理體系中，會計人員進行檢索、查詢比較麻煩、特別對一些大型跨國公司而言，海量的庫存表單由于分散存放查找起來難度更大；而電腦的檢索系統發(fā)達，因此查詢起來非常便捷。

　　四、節(jié)約費用

　　傳統的表單在需要改動時必須重新設計、印刷、分發(fā)，這對會計人員來說又是一項繁重的工作，同時舊表單只得作廢。目前，全世界占公司文件80%的預印表單，每年將耗費60億美元的印刷費和1200億美元的存儲、分發(fā)、處理費用；電子票據由于沒有表單庫存、因此在表單需要改動時，會計人員只要在原表單的基礎上，利用圖形化設計工具進行修改，新表單可以立即制成，并進行分發(fā)，這樣一來，根本就不存在報廢表單的問題，費用也會大大減少。

　　五、分發(fā)及時

　　傳統表單管理一般是先由總公司財務部門設計、打印，然后分發(fā)到各下屬部門以及子公司統一使用，這樣新表單跨地域的分發(fā)將很難及時到位，并且表單的發(fā)送量和需求量難以相配：而電子票據管理模式采取的方法昌先由總公司財務部門設計好方案后，將設計方案向下分發(fā)，由下屬部門或子公司按需打印，并且基于網絡通信傳輸操作的發(fā)送，能夠保證新表單立即送達企業(yè)的所有部門和子公司以及客戶手中，同時在任何地點、任何時間里，對會計人員提用的表單總能報出正確的最新版本，解決了分散的表單處理模式與表單需要集中管理這一矛盾。

　　六、兼容性好

　　一張傳統表單往往不能滿足眾多用戶不同的使用要求，但會計人員不可能為個別用戶的特殊要求而對整個表單進行修改，因此它只能做到兼顧大家；電子票據的動態(tài)系統則能夠適應不同使用者對表單的不同需求，包括不同人員對表單數據的不可見性要求，且輸入數據不會溢出。

　　七、零冗余填寫

　　傳統表單往往都是會計人員采用手工填寫或針式套打，速度慢，并且數據的有效性靠人工檢驗，容易出錯，而且不同表單常常有眾多相同內容的冗余填寫；電子票據由于采取了數據與表單數據域自動匹配的方式填寫，因此可以實現多個表單的零冗余填寫，而且通過數據庫與表單數據的映射，實現了高度的表間一致性和表間關系映射，同時填寫時能夠對輸入信息進行自動校驗。

　　八、解決會計人員

　　傳統的表單處理繁雜、瑣碎，耗費了企業(yè)會計人員大量的時間和精力，使其難以發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢參與管理工作；而一旦企業(yè)在EDI系統的基礎上配合自身的財務會計軟件系統，完成了票據由外到內、由內到外的電子化，以及由此自動生成電子化報表的工作后，會計人員則真正可從“體力勞動”中解脫出來了，他們將有更多的時間和精力，利用專業(yè)的財務知識投入到企業(yè)的財務管理、財務監(jiān)督、財務預決策的工作中去，這樣一來也有助于會計人員在企業(yè)當中地位的提高。

　　以上談到的電子票據所具有的這些優(yōu)點，使之已成為整個EDI系統中必不可少的一個組成部分，同時它對會計工作從以核算為主轉向以控制、決策為主也起到推動作用。隨著電子商務的迅猛發(fā)展以及EDI的深入運用，電子票據作為信息載體所起的橋梁作用，將越來越重要，它也必將得到進一步的完善與發(fā)展。