于先生是某大型制造企業(yè)的預(yù)算負(fù)責(zé)人，往年的預(yù)算工作，都會(huì)從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門(mén)的預(yù)算就需要兩個(gè)月的時(shí)間”；預(yù)算調(diào)整經(jīng)�；ㄙM(fèi)了大量時(shí)間依然不能取得令人滿意的效果”；“預(yù)算編制以及差異分析等工作沒(méi)有專用軟件支持，用EXCEL手工操作耗費(fèi)大量人力且不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)行中的問(wèn)題”；幾個(gè)月下來(lái)，于先生都會(huì)被累得筋疲力盡。

　　但是，今年的情況發(fā)生了天翻地覆的變化，新的專業(yè)預(yù)算軟件系統(tǒng)的上線大大縮短了預(yù)算匯總、調(diào)整、生成財(cái)務(wù)報(bào)表的周期，部門(mén)預(yù)算、公司預(yù)算、報(bào)表迅速生成，調(diào)整方案可以及時(shí)分解到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)。這一周期從未實(shí)施新的預(yù)算軟件系統(tǒng)時(shí)的6個(gè)月縮短到2個(gè)月，從而使得滾動(dòng)預(yù)算成為可能，而且預(yù)算的準(zhǔn)確性得到了充分的保證，使財(cái)務(wù)、計(jì)劃部門(mén)負(fù)責(zé)預(yù)算事務(wù)的工作人員從簡(jiǎn)單的匯總、報(bào)告工作中解脫出來(lái)，把寶貴的時(shí)間和精力投入到公司價(jià)值創(chuàng)造的管理決策中。

　　眾所周知，全面預(yù)算是對(duì)企業(yè)未來(lái)經(jīng)營(yíng)狀況和財(cái)務(wù)結(jié)果的事前模擬，已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)提升管理水平的重要工具。預(yù)算要發(fā)揮應(yīng)有的作用，有兩點(diǎn)非常重要：一是預(yù)算應(yīng)盡可能編制的比較詳細(xì)，只有細(xì)致的預(yù)算才有可能更符合企業(yè)的實(shí)際；二是預(yù)算必須能夠隨經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)的滾動(dòng)調(diào)整。要達(dá)到這兩點(diǎn)要求，如果沒(méi)有信息化的手段，僅靠手工進(jìn)行預(yù)算編制和預(yù)算管理，工作非常繁瑣，工作量也非常大，導(dǎo)致預(yù)算管理的效率比較低。所以，我們相信，隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化浪潮的到來(lái)，企業(yè)預(yù)算管理也必將從利用Excel表進(jìn)行手工預(yù)算管理、過(guò)渡到利用財(cái)務(wù)管理軟件中的財(cái)務(wù)預(yù)算管理模塊進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算管理，最終，轉(zhuǎn)向利用專業(yè)化的全面預(yù)算管理軟件進(jìn)行全面預(yù)算管理。

　　一、Excel――手工預(yù)算的工具

　　自從微軟公司的Microsoft Excel面世以來(lái)，其操作簡(jiǎn)單、功能強(qiáng)大的表格處理和計(jì)算能力受到了廣大財(cái)會(huì)人員的喜愛(ài)，在企業(yè)的預(yù)算編制工作中得到了廣泛使用。直到今天，多數(shù)企業(yè)仍然在使用Excel表編制企業(yè)預(yù)算。但是，隨著企業(yè)管理精細(xì)化需求的不斷提高，傳統(tǒng)使用Excel表進(jìn)行手工預(yù)算編制和管理的方式將將越來(lái)越難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。

　　1．缺乏預(yù)算數(shù)據(jù)共享、交換和流程管理的平臺(tái)，影響預(yù)算管理的效率。

　　全面預(yù)算是一個(gè)內(nèi)部聯(lián)系緊密的預(yù)算體系，既包括業(yè)務(wù)預(yù)算，還包括財(cái)務(wù)預(yù)算，需要企業(yè)從銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)到人力資源、財(cái)務(wù)等各部門(mén)共同參與，其中某些部門(mén)的預(yù)算編制需要運(yùn)用其他部門(mén)預(yù)算的數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)部門(mén)編制生產(chǎn)預(yù)算一般需要銷售部門(mén)編制的銷售預(yù)算的數(shù)據(jù)。所以，預(yù)算編制過(guò)程中公司的上下級(jí)及部門(mén)之間的數(shù)據(jù)交換量和交換頻率比較高。另一方面，從全面預(yù)算管理的流程來(lái)看，它是一個(gè)“自上而下和自下而上”相結(jié)合、并多次往復(fù)的過(guò)程，首先由公司董事會(huì)從公司的戰(zhàn)略出發(fā)，制定出全年的預(yù)算目標(biāo)，公司預(yù)算委員會(huì)將其分解至公司的各一級(jí)預(yù)算單位，再由各一級(jí)預(yù)算單位逐層向下分解；其次，由公司的各級(jí)預(yù)算單位自下而上逐級(jí)編制或匯總編制本部門(mén)的預(yù)算；另外，還存在預(yù)算的逐級(jí)審批、駁回、下發(fā)、預(yù)算的自下而上逐層匯總分析的過(guò)程。在傳統(tǒng)的手工編制預(yù)算的情況下，這些流程管理只能通過(guò)人工傳遞的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，效率低下。而且，越是規(guī)模較大、組織層級(jí)較多、預(yù)算管理精細(xì)、采用滾動(dòng)預(yù)算的企業(yè)，這種數(shù)據(jù)共享、交換和流程管理的工作量就越大，企業(yè)的預(yù)算管理的效率就會(huì)受到嚴(yán)重影響。

　　2．難以實(shí)現(xiàn)預(yù)算的實(shí)時(shí)控制和自動(dòng)分析

　　預(yù)算的實(shí)時(shí)控制是企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門(mén)的預(yù)算進(jìn)行控制的重要手段， EXCEL缺乏預(yù)算實(shí)時(shí)控制的重要功能；另外，定期對(duì)各預(yù)算單位預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，是企業(yè)推行全面預(yù)算管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它不僅為公司決策層提供決策依據(jù)，而且還是公司績(jī)效考評(píng)的基礎(chǔ)。一個(gè)完善的預(yù)算分析需要從不同角度進(jìn)行，如月度及累計(jì)月度預(yù)算與實(shí)際對(duì)比分析、預(yù)算完成進(jìn)度分析、預(yù)算完成情況的差異分析等，在傳統(tǒng)的手工分析的情況下，由于工作量比較大，很難難以達(dá)到全面、及時(shí)和準(zhǔn)確的要求。

　　3．缺乏權(quán)限管理功能，難以滿足企業(yè)預(yù)算信息保密的要求

　　預(yù)算數(shù)據(jù)包括企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)目標(biāo)和計(jì)劃數(shù)據(jù)，屬于公司的機(jī)密文件之一。但預(yù)算工作又需要各部門(mén)參與，這就需要設(shè)定不同部門(mén)和人員的權(quán)限，才能保證預(yù)算信息的安全。但Excel 定位于通用辦公軟件，不具備權(quán)限管理的功能。

　　二、財(cái)務(wù)軟件——簡(jiǎn)單財(cái)務(wù)預(yù)算的工具

　　財(cái)務(wù)管理軟件一般主要是為了滿足企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的需要，同時(shí)具有財(cái)務(wù)分析、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)預(yù)算管理等其他功能的軟件。與傳統(tǒng)手工預(yù)算相比，它具有以下特點(diǎn)：

　　1.財(cái)務(wù)軟件中的預(yù)算功能

　　與Excel相比，財(cái)務(wù)軟件在預(yù)算管理的信息化方面前進(jìn)了一步。一般來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)軟件具有預(yù)算輸入、預(yù)算分析、預(yù)算控制等功能。其預(yù)算功能一般能夠定義預(yù)算科目的口徑，并為該科目制定預(yù)算額；在預(yù)算的執(zhí)行控制方面，它能夠與核算系統(tǒng)緊密集成，從而在某個(gè)部門(mén)的某項(xiàng)費(fèi)用超過(guò)預(yù)算額時(shí)，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)報(bào)警，達(dá)到控制的效果；在預(yù)算分析方面，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)實(shí)際發(fā)生數(shù)與預(yù)算數(shù)的對(duì)比分析。

　　2.財(cái)務(wù)軟件中的預(yù)算功能的不足

　　由于財(cái)務(wù)軟件涉及對(duì)象主要是會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，不可能把企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，如銷售、生產(chǎn)等內(nèi)容涵蓋進(jìn)來(lái)。所以，財(cái)務(wù)管理軟件的預(yù)算功能只能包括財(cái)務(wù)預(yù)算，如收入預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤(rùn)預(yù)算等。而對(duì)于銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、采購(gòu)預(yù)算、存貨預(yù)算等業(yè)務(wù)方面的預(yù)算，財(cái)務(wù)管理軟件卻無(wú)能為力。所以，它僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)預(yù)算的信息化，而與現(xiàn)代預(yù)算管理所倡導(dǎo)的包括財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)在內(nèi)的各級(jí)部門(mén)和組織共同參與、各預(yù)算之間緊密關(guān)聯(lián)的全面預(yù)算管理的思想相距遙遠(yuǎn)，難以起到有效的預(yù)算管理的效果。

　　所以，從某種意義上我們可以認(rèn)為，在企業(yè)推行全面預(yù)算管理的過(guò)程中，運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件中的預(yù)算管理的功能是不夠的，在企業(yè)預(yù)算管理的信息化道路上，財(cái)務(wù)管理軟件只能定位為一個(gè)過(guò)渡型的預(yù)算管理產(chǎn)品。

　　三、專業(yè)預(yù)算管理軟件——全面預(yù)算管理信息化的工具

　　專業(yè)預(yù)算管理軟件是針對(duì)企業(yè)預(yù)算管理的需求而設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)，與一般財(cái)務(wù)管理軟件相比，它彌補(bǔ)了財(cái)務(wù)管理軟件在業(yè)務(wù)預(yù)算方面功能不足的缺陷，能夠使全面預(yù)算管理的各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理。其一般架構(gòu)包括預(yù)算基礎(chǔ)設(shè)置、預(yù)算方案設(shè)置、預(yù)算的權(quán)限和流程設(shè)置三層結(jié)構(gòu)。其中，從預(yù)算管理的基本流程來(lái)看，它包括預(yù)算目預(yù)算編制、預(yù)算的分發(fā)和合并、預(yù)算調(diào)整（含滾動(dòng)預(yù)算）、預(yù)算查詢和分析。與EXCEL和財(cái)務(wù)管理軟件相比，它具有以下特點(diǎn)：

　　1.它為推行全面預(yù)算管理的企業(yè)提供了一個(gè)專業(yè)的預(yù)算管理平臺(tái)

　　專業(yè)預(yù)算管理軟件為企業(yè)推行全面預(yù)算管理提供了一個(gè)專業(yè)的平臺(tái)，使企業(yè)的各部門(mén)可在該軟件平臺(tái)上協(xié)同工作，共享和交換數(shù)據(jù)；另外，系統(tǒng)根據(jù)客戶的靈活設(shè)置，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)的制定和分解、預(yù)算編制、多級(jí)審批、下發(fā)等流轉(zhuǎn)過(guò)程管理，并可以根據(jù)企業(yè)組織和人員的變化進(jìn)行靈活調(diào)整。徹底改變了傳統(tǒng)的預(yù)算管理模式，大大提高了預(yù)算編制和管理的效率。

　　2.支持與財(cái)務(wù)軟件及其他管理軟件的無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的實(shí)時(shí)控制和自動(dòng)分析

　　專業(yè)預(yù)算管理軟件能夠支持與企業(yè)的財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)等其他信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)接口，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各部門(mén)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行自動(dòng)報(bào)警，從而達(dá)到實(shí)時(shí)監(jiān)控的目的；另外，系統(tǒng)支持自動(dòng)導(dǎo)入或手工輸入其他信息系統(tǒng)的實(shí)際發(fā)生數(shù)，通過(guò)自定義的分析報(bào)表格式和分析方法，自動(dòng)進(jìn)行多維度、深入的預(yù)算分析，從而大大提高分析的效率和準(zhǔn)確性。

　　3.支持預(yù)算調(diào)整、彈性預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算，大大提高了預(yù)算對(duì)企業(yè)外部環(huán)境的適應(yīng)性

　　在軟件的功能上，專業(yè)預(yù)算管理軟件能夠靈活支持企業(yè)進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，解決了手工條件下，調(diào)整工作量大，調(diào)整效率低的問(wèn)題；同時(shí)，軟件也支持彈性預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算等現(xiàn)代預(yù)算管理思想，大大提高了預(yù)算對(duì)企業(yè)外部環(huán)境的適應(yīng)性。

　　4.靈活的權(quán)限控制，確保企業(yè)預(yù)算文件的信息安全

　　在專業(yè)的預(yù)算管理平臺(tái)上，企業(yè)預(yù)算管理流程中的每一個(gè)關(guān)鍵步驟，如預(yù)算的編制、審批、下發(fā)、查詢等都在預(yù)先設(shè)定的管理權(quán)限的控制之下，確保了企業(yè)預(yù)算信息的安全性。

　　5.支持集團(tuán)預(yù)算管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)下屬分、子公司預(yù)算的匯總或合并

　　專業(yè)預(yù)算管理軟件支持企業(yè)預(yù)算賬套數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出，靈活實(shí)現(xiàn)集團(tuán)型企業(yè)下屬分、子公司預(yù)算的匯總或合并，提高了集團(tuán)預(yù)算管理的效率。

　　專業(yè)預(yù)算管理軟件從功能來(lái)看，它融入了現(xiàn)代全面預(yù)算管理的思想，基本覆蓋了企業(yè)日常預(yù)算管理中的所有功能，而且管理靈活、信息安全，從其技術(shù)特點(diǎn)來(lái)看，具有高度的集成性、可擴(kuò)展和跨平臺(tái)的特點(diǎn)，因此，從真正意義上滿足了現(xiàn)代企業(yè)，特別是大型集團(tuán)企業(yè)的預(yù)算管理的需求，也是真正意義上的全面預(yù)算管理的信息化工具。目前，全球領(lǐng)先的專業(yè)預(yù)算信息化軟件供應(yīng)商hyperion（海波龍）已經(jīng)進(jìn)入國(guó)內(nèi)市場(chǎng)，其產(chǎn)品也在國(guó)內(nèi)部分領(lǐng)先企業(yè)如:中石化、浙江電力等得到應(yīng)用，并取得了很好的應(yīng)用效果。我們相信，不遠(yuǎn)的將來(lái)，專業(yè)預(yù)算管理軟件必將成為市場(chǎng)的主流，并為我國(guó)企業(yè)全面預(yù)算管理的提升發(fā)揮重要的作用。